HSSE Logistik

HSSE Logistik

Safety,” Rawatlah Daku”

Didalam suatu gudang, ada beberapa ‘habitat’ yang saling bantu membantu untuk mewujudkan aktifitas sehari-hari. Mulai dari manusia sebagai tenaga inti pemikir dan pelaksan dan, system computer yang memberikan alternative pilihan mana yang paling effisien. Namun ada satu habitat yang sangat berperan dalam membantu kecepatan dan kemampuan pekerjaan manusia sehingga target picking, put away, replenishment dan delivery dapat dicapai, yaitu habitat MHE (Material Handling Equipment). Sayangnya, habitat ini juga memerlukan imbal balik ‘kasih sayang manusia’ berupa perawatan (maintenance) dan jika ini dilakukan secara rutin, niscaya mereka akan memberikan dukungan dan keamanan (support and safety)


Habitat MHE, Siapa Saja Penghuninya

Secara umum kalau kita sempat melihat data keuangan suatu pergudangan, disana didalam kelompok Biaya Operasi Gudang, akan ada habitat yang namanya MHE operation cost dan R&M MHE (Repair & Maintenance). Memang secara hitungan uang, total keduanya tidak terlalu besar dibandingkan dengan total biaya operasi pergudangan dalam perbulannya, namun kalau dilihat dari manfaat dan supportnya, boleh dikata tanpa adanya mereka dijamin gudang anda akan beroperasi layaknya seekor siput, maju tak segan mundur pun tak mau.

Habitat MHE ini dihuni oleh berbagai peralatan dan sarana pergudangan. Mulai dari umum seperti Forklift hingga yang khusus seperti wrapping machine dan sejenisnya. Atau Racking anda yang sedemikian banyaknya di gudang, juga dapat dikategorikan sebagai anggota habitat ini.

Secara umum MHE dapat dikelompokan dalam 2 jenis, yakni yang bergerak dan yang tidak bergerak. Yang bergerak misalnya Forklift, Hand pallet baik mesin/manual, wrapping machine, shrinking machine dan conveyor. Sedangkan jenis yang tidak berberak misalnya pallet, rak, changer, loading dock dan loading bay. Namun jika didalam gudang anda ada peralatan yang mungkin belum termasuk diatas tadi, silahkan masukan dalam kelompok mana (terserah anda).


Kriteria Perawatan

Pertanyaan yang selalu terulang adalah: kenapa mereka harus dirawat ?. Dan jawaban yang sederhana (dan tidak pernah terulang) adalah karena mereka tidak dapat merawat diri sendiri sehingga memerlukan kita –-manusia—untuk merawat mereka. Dengan melakukan perawatan secara berkala dan sesuai dengan standard yang disyaratkan, dijamin mereka akan setia untuk selalu memberikan yang terbaik. Masalahnya adalah, bagaimana merawat mereka dan bagian apa saja yang perlu diperhatikan. Mari kita mulai dari yang paling beresiko sehingga anda dapat mengalokasikan perhatiannya sebelum menyelesaikan membaca tulisan ini.

Peralatan Yang Perlu Diwaspadai

Forklift.

Apapun jenis forklift yang anda miliki digudang, camkan bahwa mereka adalah mahluk yang paling berbahaya. Besarnya tenaga forklift yang digunakan untuk mengangkat dan memindahkan barang hingga ketinggian diatas 10m misalnya, mencerminkan betapa dahsyat tenaga yang mereka miliki. Artinya, alat inilah yang menduduki ranking nomer satu dari segi resiko yang harus diperhatikan. Beberapa kasus akibat kelalaia penggunaan forlift dapat menyebabkan dinding gudang ambruk, rak barang roboh dan bahkan tidak tertutup kemungkinan mengakibabkan kematian bagi si sopir atau staff lainnya yang tergencet/tertubruk.

Karena sifatnya yang paling berbahaya inilah maka forklift memerlukan penanganan yang lebih ‘telaten’. Mulai dari membersihkan kompartemen ruang kemudi untuk memastikan tidak adanya benda ‘asing’ yang mengganjal pedal gas/rem (karena biasanya forklift reachtruck, yang tingginya bisa mencapai 10m keatas dioperasikan secara otomatis dengan menekan kompartemen kemudi), mendengarkan bunyi mesin “Adakah yang aneh/janggal pada suarany ?”, hingga memastikan bahwa air battery masih stabil dan tenaga yang terkandung didalamnya cukup untuk mengoperasikan mesin ini dari dan ke ruangan charger battery.

Bagi perusahaan yang konsen pada safety dan security, banyak diantara mereka melakukan kontrak service dengan suppliernya. Kontrak service memang terkesan mahal pada saat kita membayarnya, namun kalau dihitung dengan rinci, dijamin ongkos kemudahan dan keamanan yang diperolehnya akan jauh lebih murah daripada menunggu service pada saat mesin ngadat.

Sekali lagi, karena sifat mesin ini yang sangat berbahaya maka si sopir (forklift driver)nyapun harus memiliki SIO (Surat Ijin Operasi) khusus forklift. Untuk mendapatkan SIO ini jauh lebih mahal dan jauh lebih sulit dari pada saat anda mendapatkan SIM dan masa berlakunyapun lebih pendek.

Mungkin ada baiknya apa yang dilakukan di salah satu Multinasional Logistik terkemuka dapat di’contek’, mereka menerapkan aturan yang sangat keras dan ketat. Siapapun yang mengemudikan forklift tidak memliki SIO (bahkan Supervisor atau managernya sekalipun) pemecatan pasti akan terjadi, minimal SP II. Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari seluruh sopir forklift harus menerapkan Prosedur Operasi Standar (SOP) khusus forklift seperti misalnya jika akan berbelok maka sopir harus membunyikan klaksonya 2x, jika akan mundur membunyikan klaksonya 3x, tidak boleh menjalankan forklift dengan beban pada ketinggian diatas 50cm, menyalakan lampu pada saat berjalan lurus dilorong yang panjang dll.

Ketidakpedulian yang sering dilakukan oleh sebagian gudang adalah menganggap forklift adalah alat transportasi atau bahkan kadang mainan. Staff dengan ‘enaknya’ naik di garpu depannya pada saat mesin ini berjalan atau yang lebih fatalnya adalah mengambil 1 karton barang dari level 4 dengan hanya mempergunakan forklift tanpa mempergunakan palet dan sabuk pengaman.

Untuk kasus ini, paling tidak ada 3 kesalahan yang wajib diperbaiki:

Pertama: harus mempergunakan pallet yang memiliki pengaman dibawahnya sehingga pallet tidak terpeleset dari garpu forklit atau jika memungkinkan gudang menyediakan ‘cage’ atau sangkar besi khusus untuk hal itu.

Kedua: kalaupun harus mempergunakan pallet, pastikan adanya sabuk pengaman yang terkait pada tempatnya dan yang ketiga: untuk pengambilan 1 karton yang benar adalah palletnya diturunkan, diambil 1 kartonnya dan kemudian dinaikan kembali kelokasi semula, bukan orangnya yang naik keatas !,

Ingat, karena tingkat bahaya yang tertinggi pada mesin inilah, maka forklift adalah satu-satunya alat di gudang yang mengharuskan operatornya memiliki SIO. Aritinya, mesin ini tidak boleh dioperasikan oleh sembarangan staff dan tidak ada kewajiban bagi seluruh staff untuk bisa mengoperasikannya.

Handpallet Electric (PE)
Tenaganya setara dengan yang dimiliki forklift, tetapi ia hanya berfungsi untuk memindahkan barang secara cepat dari lokasi satu kelokasi lainnya. Ia adalah supporternya forklift dimana forklift akan mengangkat pallet ke level rak tertentu setelah di’umpankan’ oleh PE ini.

Perawatan yang dilakukanyapun hampir sama dengan forklift karena memang yang membedakannya hanyalah ia tidak bisa mengangkat barang keatas, selebihnya hampir mirip.

Bedanya, mesin ini tidak memerlukan SIO untuk mengoperasikannya tetapi tetap memerlukan pelatihan dan ketrampilan yang disyaratkan sehingga mesin inipun tidak semua staff dapat mengoperasikannya.

Wrapping dan shrinking machine

Wrapping machine dipergunakan untuk mem’bungkus’ pallet dengan plastic wrap agar pallet ini aman pada waktu dinaikan ke rak atau ke truck dan tetap bersih. Pengoperasiannya memang tergolong mudah dan tidak diperlukan pelatihan/ketrampilan khusus, namun tetap berbahaya jika tidak dirawat dan tidak dimaintain pengoperasiannya.

Yang perlu diperhatikan pada perawatanya adalah memastikan bahwa tombol emergency stop berfungsi dengan baik. Tombol ini berguna untuk sewaktu-waktu ada masalah maka mesin akan mati total. Yang kedua adalah panel pengatur kecepatan putaran wrapping, lokasi penempatan pallet tidak licin dan kotor serta posisi master plastic yang berada pada batasan yang diijinkan. Tidak kalah pentingnya adalah kabel-kabel listrik dalam kondisi terbaik dan bersumber pada batasan ‘power’ yang layak.

Shrinking machinepun hampir memliki aturan perawatan yang sama dengan wrapping. Walaupun fungsinya berbeda, namun resiko yang dapat muncul hampir sama.

Hand pallet manual (PE)

Alat ini adalah alat yang wajib dapat dioperasikan oleh seluruh staff gudang termasuk management gudang. Alatnya sederhana, tidak ada mesin yang dioperasikan (hanya tenaga hidrolik), berkecepatan rendah dan memiliki daya yang tergantung operatornya.

Resiko yang paling sering terjadi jika salah mengoperasikan alat ini adalah operatornya keseleo, patah tulang atau memar karena terseret alat ini pada waktu memberhentikan.

Kesalahan yang sering muncul terjadi pada saat memasukan garpu alat ini kedalam pallet yang banyak menyebabkan kerusakan pada paletnya karena operator tidak mengangkat pengungkit hand pallet sehingga ujung garpu akan sedikit terangkat dan akan dengan mudahnya masuk kedalam pallet.

Perawatan yang mesti dilakukan adalah memastikan tabung hidrolik tidak bocor, olinya cukup, pengunci hidrolik berfungsi dengan baik dan satu hal yang sering diabaikan adalah kondisi rodanya. Roda yang terawat dengan baik adalah roda yang terlapisi plastic dengan utuh, tidak ada kotoran yang menempel di’as’nya (seperti plastic, tali dll) serta garpu tidak melengkung. Khusus untuk roda, semakin baik jenisnya dan perawatannya maka akan memberikan kemudahan dalam mengoperasikan karena akan meringankan pada waktu bergeraknya.

Racking

Memang rack tidak bergerak, sehingga dimanakah letak resiko dan perawatannya ?. Ini adalah pertanyaan yang paling sering ditanyakan jika kita mulai membahas HSSE (Healt, Secure and Safe Environment).

Rak didalam warehouse yang ambruk karena tertabrak Forklift

Resiko yang potensial terjadi adalah pallet terjatuh karena pin pengaman rak lepas, rak tergeser atau kesalahan penempatan jenis pallet pada jenis rak tertentu oleh sopir forklift.

Untuk mencegahnya, perlu dilakukan pengecekan pin pengaman secara rutin, melihat kelurusan rak secara horizontal dan vertical (mungkin ada yang bergeser karena tertubruk sebelumnya). Pastikan pula bahwa kaki-kaki rak tidak ada yang terluka bekas forklift/hand pallet, garis pengaman rak terlihat dengan jelas dan tidak kalah pentingnya adalah lampu penerangan yang cukup dan identitas rak selalu lengkap dan benar. Jika anda ingin mencapai tingkat keselamatan yang tinggi, pastkan juga bahwa tidak ada barang yang ditempatkan dengan posisi salah dan berbahaya, misalnya pallet ditumpuk depan rak.

Pallet

Pallet kayu adalah pallet yang paling banyak digunakan didalam pergudangan selain plastic dan metal. Oleh karenanya kayu memerlukan paku untuk mengikatnya, maka pastikan bahwa paku-paku yang ada dipallet berfungsi dengan baik dan tidak ada menonjol atau terlepas. Jika paku terlepas, maka tingkat kekuatannya akan menurun dan jika paku menonjol keluar akan ada resiko staff terluka atau barang yang ditumpuk diatasnya akan terkoyak.

Secara rutin ada baiknya pallet diperiksa tingkat kelembabannya dan kondisi kayunya. Penyakit yang paling sering adalah adanya rayap sehingga menyebabkan kayu bolong/rapuh dan mengotori barang yang disimpannya. Biasanya pola penyimpanan pallet akan menentukan besaran masalah tsb diatas.

Coba lihat digudang anda, adalah pallet kosong yang ditaruh secara berdiri tegak lurus di pinggir rak ? Jika ada, pastikan bahwa anda segera memindahkankanya pada lokasi penyimpanan khusus (biasanya diujung-ujung rak) atau segera miringkan salah satu sisinya sehingga tidak roboh setiap saat. Kesalahan peletakan pallet inilah yang paling sering terjadi di gudang dan paling sering menyebabkan kecelakaan karena ketiban pallet yang tersenggol.

SDM LOGISTIK

SDM Logistik

Standar SDM Warehouse dan Logistik

“The man behind the gun” adalah kata-kata yang sangat bijaksana untuk menggambarkan bahwa manusia adalah asset utama didalam suatu pelaksanaan pekerjaan.

Sudah menjadi suatu kebutuhan bagi warehouse dan logistik untuk memiliki SDM yang seuai dengan karakteristik pekerjaannya.
Beberapa gudang memilki standar SDM untuk semua bagian sbb:
Salah satu syarat untuk menjadi gudang modern adalah memiliki sumber daya manusia yang mumpuni (mirip profesional) baru kemudian memiliki KPI dan yang terakhir adalah safety dan security. Dengan memiliki SDM yang mumpuni tersebut, maka KPI dan safety atau security akan dengan sangat mudah untuk dicapai. Kemampuan yang tinggi dari karyawan didalam mencapai kecepatan dan kualitas (KPI) serta kesadaran yang mendalam mengenai kesehatan dan keselamatan akan menjadikan asset perusahaan yang luar biasa.

Nampak didalam daftar persyaratan SDM warehous dan logistik tersebut sebuah standard yang berbeda dari setiap posisi yang ada.
Seseorang yang menjabat posisi manager diharuskan mampu memberikan kemampuan didalam menyampaikan training sedangkan untuk posisi admin warehouse diberikan standard khusus yakni mampu mengoperasikan SAP.

Pemahaman suasana dan lingkungan kerja

Pergudangan identik dengan sebuah suasana yang penuh dengan barang, prosedur, aturan dan “pekerjaan yang selalu rutin”. Tanggung jawab yang besar terhadap kekayaan perusahaan dan keselamatan kerja yang tinggi menuntut karyawan warehouse dan logistik memiliki sedikit perbedaan dibandingkan dengan karyawan setingkatnya di kantoran.

Karyawan warehouse

Pemahaman suasana dan lingkungan kerja ini diperlukan agar pada saat melakukan perekrutan karyawan di logistik mendapatkan standar yang tepat sehingga tidak over kualifikasi dan juga tidak under qualifikasi.

Warehousman

Ada beberapa posis atau tingkatan karyawan yang bekerja di dalam gudang, diantaranya adalah:
· Picker
· Checker
· Forklift driver

Picker
Posisi ini adalah posisi yang paling dipentingkan didalam suatu gudang. Pekerjaan yang dilakukan adalah mempersiapkan barang-barang yang dipesan oleh konsumen dengan jumlah dan kualitas yang baik.
Persyaratan utama picker adalah mampu membaca dan menulis, mampu mempergunakan peralatan kerja dengan aman dan tertib didalam penyelesaian pekerjaan. Picker tidak berkomunikasi dengan konsumen secara langsung, tetapi ia harus “berkomunikasi” dengan lokasi barang dan checker pada saat penyelesaian kerjanya nanti.

Checker
Posisi ini memerlukan staff yang lebih fokus pada angka dan data. Ia diperlukan untuk memastikan bahwa barang-barang yang disiapkan telah dilakukan dengan benar baik secara kuantitas dan kualitas.
Kemampuannya pada “melihat” angka di dokumen dengan membandingkannya dengan fisik barang memerlukan stamina yang kuat. Di beberapa gudang, posisi ini sering digabungkan dengan bagian pengemasan (packing).

Fokrlift Driver
Posisi ini memerlukan staff yang memiliki nilai lebih didalam kesabaran didalam mengendarai forklift. Dengan ketinggian rak yang ada, jika sfaff ini tidak sabar maka sudah dapat dibayangkan bahaya apa yang akan terjadi.
Staff ini harus memiliki Surat Ijin Operator (SIO) semacam SIM yang dikeluarkan oleh Departemen Tenaga Kerja dan berlaku hingga 3 tahun.
Selain kesabaran yang mutlak, staff pada posisi ini harus mampu membaca data putaway/letdown dan menempatkanya ke lokasi picking dengan benar.

Sopir
Dibandingkan dengan forklift driver, sopir pengiriman barang memiliki “godaan” dan tantangan yang lebih menantang. Godaan yang dimaksud adalah ajakan atau bujukan dari rekan sekerja, konsumen atau fihak ke tiga yang tidak bertanggung jawab untuk melakukan hal tercela.
Oleh karenanya untuk posisi ini diharuskan memiliki standar kejujuran dan jaminan yang tinggi dan disertai dengan prosedur kontrol yang ketat.
Sopir tidak boleh masuk gudang, adalah salah satu contoh aturan umum yang banyak diterapkan oleh gudang untuk mencegah terjadinya ide-ide tercela tsb.

Posisi Administrasi

Posisi ini hampir sama dengan posisi yang ada didalam administrasi kantor pada umumnya, Berdanya adalah bahwa administrasi logistik memerlukan orang yang ringan melangkahkan kakinya ke gudang atau melakukan pengecekan fisik kendaraan.

Posisi Manajerial

Ada bebera posisi manajerial yang diperlukan didalam logistik, diantaranya:
· Supervisor
· Manajer
Secara umum posisi tersebut memerlukan orang-orang yang memiliki kemampuan manajerial tinggi yang dilandasi dengan disiplin ketat akan keselamatan dan keamanan kerja.
Background akan pengetahuan dan pengalaman kerja di logistic menjadi syarat mutlak bagi yang bersangkutan untuk dapat mengembangkan karir dan bekerja dengan hasil terbaik di logistik.

Training SDM Logistik

Beberapa training yang wajib dilakukan didalam aktifitas logistik diantaranya adalah:
· Training HSSE
· Training Penanganan Barang
· Training Kedisiplinan
· Training Administrasi Barang

Seluruh materi training, kehadiran peserta training dan evaluasi yang dilakukan harus diarsip dengan baik agar dapat dilakukan review dikemudian hari.

4 Tips & Teknik Kepemimpinan

4 Tips dan Teknik Kepemimpinan. Menjadi seorang pemimpin memerlukan kerja yang serius dan salah satu tips dan teknik kepemimpinan yang harus Anda ketahui adalah tertib sepanjang waktu. Secara umum berada dalam posisi yang memiliki kemwenangan berarti Anda memiliki sejumlah hal yang terjadi pada saat bersaaan. Mampu menertibkan dan mengelola kekacauan dengan sukses adalah kterampilan yang garus dimiliki pemimpin agar tetap efektif.

Berikut beberapa tips dan teknik kepemimpinan yang bisa membantu Anda dikeseharian :

1. Patuh pada Jadwal
Tidak ada hal yang bisa mengacaukan hari dari pada melupakan sesuatu yang harus dilakukan pada hari itu. Patuh pada jadwal, sebanyak mungkin, akan membuat hari berjalan mulus dan lebih sukses. Tidak semua hal yang bisa Anda masukan dalam jdwal, tapi, Anda tahu jika Ada belum melakukan sesuatu karena rutinitas sangat penting bagi Anda.

2. Tujuan
Tentukan tujuan bagi diri sendiri setiap harinya, mingguan, dan bulanan. Dengan demikian Anda akan selalu mengerjakan kearah yang dekat dengan tanggal penutupan. Menentukan segala sesuatunya jaih-jauh hari seperti tidak menyelesaikannya dan pemimpin yang efektif menyelesaikannya tepat waktu.

3. Menentukan Prioritas
Pada waktu yang diberikan, Anda bisa memiliki puluhan hal yang membutuhkan perhatian Anda. Ini merupakan kemampuan untuk mengetahui mana yang peting ada saat itu dan menyeleaikannya terlebih dahulu. Selalu menyelesaikan tugas ang paling penting terlebih dahulu, dan kadang tugas yang lebih kecil juga diselesaikan.

4. Mencatat
Setiap saat dalam satu hari, Anda mungkin mendapatkan solusi sebuab masalah dan jika Anda akan lupa. Simpan beberapa kartu catatan dalam saku Anda sehinga saat Anda mendapatkan inspirasi, Anda bisa mencatatnya.

4 Tips dan Teknik kepemimpinan ini bukanlah akhir dari sebuah tujuan saat menjadi pemimpin besar. Dibutuhkan waktu, pengembangan, belajar dari kesalahan dan tahu batasan-batasan Anda.

5 Teknik Kepemimpinan di saat yang sulit

Kita selalu menghadapi tantangan baru yang tidak ada habisnya di tempat kerja seperti re-organisasi, perampingan, dan “pengurangan.” Kita dihadapkan pada pertanyaan, “Bagaimana kita bisa memimpin dalam badai perubahan?” Mungkin nampak sulit saat itu dan keputusan yang dibuat akan menentukan keluaran jangka pendek dan panjang. Saya akan membagi dengan Anda lima teknik kepemimpinan agar Anda tetap pada jalur saat menghadapi saat sulit.

1. Integritas

Saya meletakkan ini pertama kali karena kurangnya integritas akan merusak profesionalisme Anda, sebagai seorang pemimpin, seseorang yang mengambil langkah panjang. Kurangnya integritas akan membuat pahlawan menjadi musuh. Misalnya, “WorldCom dulunya adalah favorit dimata komunitas bisnis. Revenue, keuntungan serta pertumbuhan yang tinggi; WorldCom telah mengalahkan pesaing-pesaingnya. Kemudian ditemukan adanya ketidakwajaran dalam gross accounting yang dianggap sebagai profit yang mengejutkan. Anda lihat, manajemen membuat keputusan, “Apakah saya akan melanjutkan untuk menopang pertumbuhan yang bagus dan bisa melihat pada diriku atau harus menghabiskan buku-buku akuntansi dan menghabiskan sisa hidupku menutupi kekurangan integritas ini? Situasi memalukan yang terjadi di WorldCom juga terjadi di AT&T, Sprint, dan industri lainya yang harus memangkas biaya dan harus menghentikan ribuan karyawannya agar bisa berkompetisi dengan angka palsu WorldCom. Kurangnya integritas di WorldCom tidak hanya mempengaruhi perusahaan tapi juga kelangsungan hidup ribuan karyawan dan industri secara keseluruhan.

Baru-baru ini saya berbincang-bincang dengan anggota Dewan Kota yang disegani di masyarakat. Saya bertanya apa rahasia kesuksesannya saat dia ada di dewan? Dia menyebutkan salah satu iklan politis yang ditujukan padanya, “Saat Anda berada di dewan, saya tidak suka cara Anda dipilih, tapi saya menghargai bagaimana Anda dipilih karena Anda konsisten dengan suara dan memiliki kepentingan yang sama. Tanyakan pada diri Anda keputusan apa yang Anda ambil dengan tepat untuk jangka panjang? Konsisten dengan tindakan Anda, apakah terkait dengan manajemen, tim, atau keluarga.

2. Pengetahuan

Dengan perubahan yang semakin cepat setiap harinya, maka penting bagi Anda untuk mendapatkan pengetahuan untuk menguasai perubahan-perubahan

ini. Anda memilikinya tidak hanya untuk diri sendiri, tapi untuk tim dan manajemen Anda. Seperti yang sering saya katakan, “Tidak sekedar mendapatkan jawaban yang benar, tapi mendapatkan jawaban yang tepat lebih cepat daripada sebelumnya.” Seringkali saat program teambuilding siswa menanyakan, “Saya tidak tahu dimana menemukan jawaban.” Kemudian saya katakan, “Itu adalah jawaban yang tidak bisa diterima.” Karena bagian dari seorang pemimpin adalah memiliki keterampilan untuk menemukan jawaban yang tepat. Dengan Internet, ruang kelas dan training online, mentor, dsb., pengetahuan ada di ujung jari Anda. Tantang tim Anda untuk menggunakan sumber untuk mendapatkan pengetahuan untuk menguasai tantangan mereka. Dengan mendapatkan pengetahuan ini, Anda bisa menavigasi tim Anda melalui lautan perubahan dan mencapai tujuan Anda.

3. Ketegasan

Anda pernah melihatnya. Mereka menunggu informasi, kemudian lebih banyak informasi sebelum membuat keputusan. Kemudian membutuhkan lebih banyak informasi untuk mendukung informasi yang sudah mereka miliki. Lalu mereka membuat komite untuk menganalisa informasi. Kemudian menunggu waktu yang sempurna untuk membuat keputusan. Anda tahu yang saya maksud. Seseorang yang Anda kenal? Buatlah keputusan! Hal baik terjadi ketika Anda bertindak, tumbuh, berdaptasi, dan tim Anda akan tumbuh. Tidak ada waktu yang sempurna untuk membuat keputusan. Pemimpin membuat keputusan berdasarkan pengalaman mereka sebelumnya, menerapkan keputusan pada tindakan, dan bertahan dan mengadaptasi keputusan jika dibutuhkan. Tapi buat keputusan. Kualitas terburuk yang bisa Anda tunjukkan pada team adalah ketidak-tegasan. Menurut Anda apa yang dilihat tim saat Anda tidak bisa membuat keputusan? Buat keputusan dan kerjakan.

4. Visi

Ini adalah kemampuan tidak hanya melihat apa yang ada saat ini – setiap orang bisa melakukannya – ini adalah kemampuan melihat masa depan. Pemimpin yang menonjol tidak hanya melihat timnya atas apa yang bisa mereka kerjakan sekarang, tapi mereka bisa menjadi apa, dan mendapatkan gambaran dari mereka. Para pemimpin ini secara konsisten mengkomunikasikan dan melatih anggota tim mereka untuk mencapai visinya. Salah satu cara terbaiknya, dan metode yang paling sedikit digunakan, untuk menyampaikan visi Anda pada pertemuan tim (Teambuilding dan Keterampilan Coaching untuk hasil yang menonjol). Setiap pertemuan harus dimulai dengan visi, misi dan sasaran tim; dan sisa pertemuan harus terikat dengan visi. Misalnya, porsi motiviasi pertemuan harus terkait dengan visi, porsi informasi pertemua harus mengena dengan visi, porsi training pertemuan harus terkait dengan visi, dsb. Serta, luangkan waktu untuk mengembangkan visi personal anggota tim Anda dan tunjukkan mereka bagimana bisa mencapai tujuan personal mereka yang terkait dengan visi secara keseluruhan. Dengan mengkomunikasikan visi secara konsisten, tim Anda akan bergerak sesuai dengan tujuan, rasakan secara personal perubahan yang dihasilkan, dan mencapai tujuan dengan lebih cepat.

5. Tidak mementingkan diri sendiri

Stephen Covey, dalam bukunya yang sukses ’Seven Habits of Highly Effective People’, tuliskan bahwa pemimpin sejati harus bersedia membantu orang yang dipimpinnya. Pemimpin harus mampu ‘menyerahkan dirinya untuk kebaikan tim.” Dengan kata lain, tidak mementingkan diri sendiri dalam kata-kata dan tindakan. Tidak mementingkan diri dalam memuju orang lain, di publik, terlebih di hadapan manajemen. Tidak mementingkan diri sendiri untuk meluangkan waktu untuk mendengarkan, mendengarkan kekhawatiran tim. Sebuah survey manajemen mengatakan bahwa rata-rata manajemen waktu menginvestasikan dengan “murni menjelaskan” pada karyawan dalam setahun hanya membutuhkan dua jam – hanya dua jam! Yang dimaksud dengan waktu “murni menjelaskand” adalah mendengarkan dengan kontak mata, pengakuan, dan tidak menjawab telepon saat mendengarkan, dan tidak menjawab telepon saat mendengarkan, tidak bicara dengan orang lain saat mendengarkan, dsb. Tidak mementingkan diri sendiri dalam kemampuan membantu tim Anda. Apakah ini kemampuan untuk membantu panggilan telepon yang sulit, melangkah dan memindahkan hambatan anggota tim, atau “ disamping” anggota tim di saat yang berat. Percayalah, anggota tim Anda akan ingat Anda dan menghargainya.

Sekarang Anda bisa mengambil tindakan dari salah satu teknik kepemimpinan ke dalam tindakan untuk mencapai visi, misi, tujuan Anda dimasa datang.

Jeroan Gudang

Jeroan Gudang, Apa Sajakah ?!

I. LAY OUT GUDANG

Lay Out gudang adalah gambar sistematik gudang yang akan dipergunakan didalam aktifitas sesunguhnya yang akan memberikan kemudahan didalam operasional dan kecepatan didalam pelayananya. Rencana pembuatan lay out gudang logistik harus dikonsultasikan ke pusat untuk mendapatkan hasil optimal.
Konsep lay out gudang adalah menghindari pekerjaan yang bolak-balik didalam gudang dan menempatkan peralatan/barang sesuai dengan karakteristiknya.

Tujuan:
Lay out dibuat untuk dijadikan dasar-dasar penempatan rak/pallet, sarana kerja, jalur kerja dan kelancaran pergerakan manusia dan barang.

Standarisasi:
Lay out gudang secara umum terdiri:
• Pintu masuk barang dan pintu keluar barang
• Tempat pengecekan terima barang
• Tempat penyimpanan barang yang disesuaikan dengan karakteristiknya (barang yang paling sering keluar ditempatkan dekat dengan pintu keluar barang misalnya).
• Tempat proses penyimpanan barang
• Ruangan administrasi gudang
• Parkir armada pengiriman

II. PINTU KELUAR ATAU MASUK BARANG

Pintu keluar atau masuk barang merupakan akses dari luar gudang ke dalam gudang atau sebaliknya. Akses ini merupakan titik penting untuk jaminan keamanan kehilangan barang. Jika memungkinkan, pintu untuk barang dipisahkan dengan pintu untuk karyawan.

Tujuan:
Pemisahan pintu masuk dan pintu keluar untuk memastikan kemudahan didalam penanganan barang dan sekaligus menjamin keamanan barang yang masuk dan keluar serta terpisah dari keluar masuknya karyawan.

Standarisasi :
• Jika memungkinkan pintu masuk barang ada didepan dan pintu keluar barang ada dibelakang.
• Jika tidak mungkin, pintu masuk barang disebelah kanan danpintu keluar barang disebelah kiri.
• Jika tidak mungin, pintu masuk barang dan pintu keluar barang berdampingan namun dipisahkan oleh pembatas yang jelas.
• Pintu harus selalu terkunci pada saat gudang tidak beroperasi.
• Kunci pintu gudang dipegang oleh staff yang telah ditentukan dan dilakukan serah terima secara tertulis pada saat buka atau tutup.


III. LOKASI PENGECEKAN TERIMA BARANG

Pengecekan terima barang adalah aktifitas yang dilakukan pada saat penerimaan barang untuk memastikan bahwa barang diterima sesuai dengan dokumen pengirimannya (DO, DN, Faktur dll).

Tujuan:
Pengecekan dapat dilakukan dengan seksama dan pasti, maka dapat dipastikan seluruh barang yang diterima telah sesuai jenisnya, jumlahnya, kualitasnya, masa kadaluarsanya dan pengirim/penerimanya.

Standarisasi
• Lokasi pengecekan harus terpisahkan dari tempat menyimpanan barang.
• Pengecekan barang harus dilakukan pada saat barang diterima dari staff transport bersama dengan staff ABG (Anak Buah Gudang).
• Pengecekan dilakukan di masing – masing jenis lokasi barang.

IV. PENGECEKAN KIRIMAN BARANG

Pengecekan kirim barang adalah aktivitas yang dilakukan pada saat barang akan dikirimkan untuk memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan surat pengirimannya (DN, DO, Surat Jalan dll) dan telah dilengkapi dengan dokumen yang benar.

Tujuan:
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, proses pengecekan kirim barang harus dilakukan dilokasi yang jelas dan terpisah dari aktifitas lainnya pada saat yang sama

Standarisasi :
• Lokasi pengecekan barang kirim hanya terdapat 1 lokasi dan terletak didekat pintu keluar.

V. KARTU STOCK

Kartu stok harus disiapkan untuk 1 barang mendapatkan 1 kartu stok. Kartu stok harus diisi setiap kali dilakukan penerimaan barang atau pengambilan barang tersebut lengkap dengan tujuan pengambilannya dan siapa yang mempersiapkan.

Tujuan:
• Memastikan bahwa barang masuk dan keluar dikontrol dengan teliti dan tepat.
• Sebagai sumber informasi untuk pembanding di sistim komputer pada saat dilakukan stok opname.

Standarisasi
• Kartu stock yang diperlukan adalah kartu stock sederhana.
• Kartu stock ditempelkan didepan barang yang mengadap kejalur kerja dan melekat pada kardus/ barang pojok kanan atas.
• Kartu stok yang telah penuh harus disimpan dan diarsip untuk proses dikemudian hari.
• Jika ada kesalahan didalam penulisan stok di kartu stok, maka harus dicoret dan diparaf. Tidak boleh di tip ex atau di ”urek-urek”.

VI. PENYIMPANAN BARANG BERSUHU

Kemampuan dan standar penyimpanan yang tinggi harus menjadi patokan dan target yang harus dicapai bagi setiap gudang. Barang – barang yang harus disimpan didalam ruangan bersuhu memiliki karakteritik yang unik dan hanya bisa ditangani didalam ruangan yang memiliki suhu yang sesuai. Barang yang disimpan dikondisi ini biasanya berupa obat-obatan. Data mengenai berapa suhu yang penyimpanan yang sesuai dapat dilihat disetiap kemasan barangnya.
Jenis Penyimpanan bersuhu :

a) Suhu cold : 15oC – 25oC di ruangan dengan AC standar.
b) Suhu chiller : 2oC - 8 oC dilakukan di cold chiller.
c) Suhu Freezer : - 20oC dilakukan di freezer.

Tujuan:
Penyimpanan barang bersuhu memiliki tujuan untuk menjamin fungsi dan manfaat obat/barang tsb tetap ampuh pada saat digunakan.

Standarisasi :
Suhu cold ( 15oC – 25oC )
• Kapasitas : AC split ukuran 1 – 2 PK
• Quatity : Minimal 2 unit AC 1.5 PK untuk minimal ruangan 25 M2 dan penambahan 1 unit AC 2PK berikutnya untuk ukur ruangan kelipatan 25m2 atau sejumlah unit tertentu untuk mencapai suhu rata – rata 21 oC -23 oC

Suhu chiller (2oC – 8oC)
• Kapasitas : Cold Chiller kapasitas 350 liter atau 1000 liter

Suhu freezer ( - 20 oC )
• Kapasitas: Freezer ukuran 350 liter / 1000 liter

• Validasi suhu penyimpanan : 2 kali per satu tahun dan dilakukan oleh Metereologi dan Geofisika.
• Alat pantau suhu : minimal 2 buah untuk setiap gudangnya.
• Monitor suhu :
1. Manual : Setiap hari secara manual 3x pada pagi jam 08.00 – 09.00, siang 12.00 – 13.00 dan sore hari jam 16.00 – 17.00 Wib . Data monitor digantungkan didekat pintu keluar masuk agar mudah terlihat.
2. Otomatis : Cetak dari data logger setiap 2 minggu
a. Peletakan logger : disamping pintu keluar masuk gudang dingin dan didinding berlawanan dengan arah pintu tsb.

VII. PENYIMPANAN BARANG TIDAK BERSUHU

Penyimpanan tidak bersuhu adalah penyimpanan barang-barang yang tidak memerlukan perlakuan suhu khusus.
Yang diperlukan didalam penyimpanan barang tidak bersuhu adalah aliran udara yang baik sehingga suhu yang ada didalam ruang tidak lebih panas dibandingkan dengan suhu luar ruangan.

Tujuan:
Untuk mencapai aliran udara bagus maka diperlukan dinding gudang yang permanen, tidak ada kaca yang langsung dengan luar, pelapis atap/eternity yang baik dan ventilasi udara yang cukup

Standarisasi :
• Dinding : bata atau batako atau tripleks yang inding dan dininding luar memiliki lapisan ketebalan minimal 5 cm antara dinding dalam dan dinding luar.
• Warna dinding : putih cream
• Enternit : tidak boleh langsung dengan atap tetapi harus ada perantara yakni lapisan triplek dengan ketebalan minimal 2 mm
• Ventilasi : kayu atau jeruji besi dengan dilapisi kawat nyamuk sebagai pengaman
• Fan/Exhaust : jika diperlukan, dapat ditambahkan fasilitas fan dinding atau exhaust ditempat yang dianggap perlu.

VIII. PENYIMPANAN BARANG RUSAK/KADALUARSA

Barang rusak/kadaluarsa perlu ditangani dengan baik dikarenakan barang tersebut masih memiliki nilai yang sama dengan baik. Barang rusak/kadaluarsa harus dipisahkan dari barang baik untuk menjaga mutu dan kejelasan administrasi didalam suatu lokasi/ ruangan atau lokasi yang terpisah.

Tujuan:
Untuk memastikan bahwa barang rusak/kadaluarsa tidak terkirim ketujuan dan memastikan barang-barang tsb dimusnahkan secara keseluruhan.

Standarisasi:
• Maksimal ruangan yang dipergunakan adalah 5% atau setara dengan rak yang menggantikannya.
• Harus dipastikan setiap periode tertentu (misalnya setiap 3 bulanan, akan dilakukan pemusnahan barang sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan).

IX. PAKAIAN DAN FASILITAS KERJA

Dalam aktifitas sehari-hari, staf gudang memiliki pakaian dan fasilitas kerja yang harus dikenakan setiap saat. Fasilitas kerja ini dikaitkan dengan keamanan, keselamatan dan kesehatan didalam bekerja dan merupakan bagian yang menjadi tanggungjawab dari staf logistik untuk memastikan dipergunakan/dilaksanakan setiap saat selama berada didalam gudang
Fasilitas yang diberikan antara lain:
• Baju seragam
• Sepatu kerja
• ID card

Tujuan:
Untuk memastikan keamanan gudang dengan menjamin bahwa orang yang berada didalam gudang adalah orang yang telah memiliki kewenangan untuk masuk kedalamnya.

Standarisasi :
• Baju seragam : T-Shirt dan celana panjang, diberikan 1x per 2 tahun
• Sepatu : Safety shoes warna hitam
• ID card : dilengkapi dengan photo dan posisi staff.

X. ATAP

Atap gudang merupakan sarana penting untuk menghindari kerusakan barang-barang yang disebabkan oleh air hujan, angin dan sinar matahari yang berlebihan. Atap gudang juga berfungsi untuk menjaga keamanan barang-barang dari tindak pencurian

Tujuan:
Menjaga keutuhan dan keamanan barang dari hujan, panas dan tindak kriminal lainnya.

Standarisasi :
• Tinggi atap minimal adalah 4 m dengan tinggi enternit minimal adalah 2,5 m.
• Atap terbuat dari seng atau genteng terkunci atau beton

XI. DINDING ATAU TEMBOK

Dinding gudang adalah bagian penting didalam pelaksanaan aktifitas pergudangan logistik. Keberadaan dinding akan memberikan rasa aman dan jaminan kesegaran terhadap barang-barang dan orang yang bekerja didalamnya.
Dinding gudang haruslahbersifat permanen, aman dan tahan terhadap gangguan secara umum

Tujuan:
Menjaga keutuhan dan keamanan barang dari hujan, panas dan tindak kriminal lainnya.
Standarisasi :
• Bahan dinding : bata merah atau batako dilapis semen dan berkontruksi beton
• Cat : dinding gudang harus dilapisi cat berwarna putih atau cream yang tahan terhadap air dan kelembaban
• Tebal dinding minimal satu bata merah.

XII. LANTAI

Lantai sebagai dasar dari pergudangan memiliki peranan dalam menjaga kebersihan dari debu dan keamanan barang dari gangguan binatang yang ada di dalam tanah.
Lantai gudang harus memiliki kekerasan minimal yang dapat menjamin keberadaan barang diatasnya tidak terperosok atau amblas.

Tujuan:
Menjamin kesehatan karyawan dan kebersihan barang serta kelancaran operasional, khususnya operasional hand pallet dan pallet.

Standarisasi :
• Lantai gudang terbuat dari beton atau ubin atau minimal keramik warna putih dengan ukuran maksimal 40 x 40 cm
• Daya dukung lantai minimal 500kg/m2
• Tidak berdebu dan tidak potensial menyerap debu
• Lantai tidak dapat menyerap debu (nut).

XIII. PINTU GUDANG

Pintu gudang merupakan sarana yang memberikan rasa aman pada saat gudang dalam keadaan tertutup.
Pintu harus memiliki kekuatan yang seimbang antara panjang dan tingginya. Bahan pintu harus mampu menjadi pegangan kunci yang dipasang didalamnya.
Jenis-jenis pintu:
1. Pintu kayu-pintu yang digunakan untuk penghubung antara gudang dingin dan gudang non dingin dan kantor principal
2. Pintu besi yang berteralis dan berkawat – pintu yang digunakan untuk pintu penerimaan barang, pintu antara gudang dengan kantor
3. Pintu rolling penerimaan barang, pintu yang dipergunakan untuk penerimaan barang

Tujuan:
Menjamin keamanan gudang dan barang serta manusia yang bekerja didalamnya.

Standarisasi :
• Pintu terbuat dari kayu atau besi
• Luasan pintu adalah 80 – 90 cm x 200 x 220 cm
• Pintu dilengkapi dengan kunci handle yang dapat dikunci 2 x
• Pintu harus dilengkapi dengan grendel kunci agar dapat dikunci sewaktu-waktu dalam waktu kerja.

XIV. SIGNAGE (PAPAN PETUNJUK)

Signage atau papan petunjuk adalah perlengkapan yang harus ada didalam gudang guna mempermudah staff dalam menjalankan tugas – tugasnya ditempat yang benar.
Signage ini harus dipasang ditempat yang sesuai dengan maksud yang ada didalamnya dan dipasang ditempat yang strategis sehingga dapat dilihat dengan mudah oleh semua orang.

Tujuan:
Dengan pengadaan signage, maka staff selalu diingatkan akan keselamatan kerja, keamanan dan kebersihan.

Standarisasi :
Jenis – jenis signage yang harus ada didalam gudang adalah :
• ‘TERIMA BARANG’
• ‘PENGIRIMAN BARANG’
• ‘BARANG RUSAK/KADALUARSA’
• APAR (Alat Pemadam Api Ringan)
• DILARANG MEROKOK
• DILARANG MAKAN/MINUM DIDALAM GUDANG
• YANG TIDAK BERKEPENTINGAN DILARANG MASUK
• DILARAN MELUDAH
• KEAMANAN SELALU

XV. RAK.

Rak merupakan perlengkapan utama yang harus ada didalam gudang.
Rak gudang haruslah tahan lama, bersih dan mudah untuk disesuaikan dengan kondisi gudang yang ada.

Tujuan:
Pengadaan rak bertujuan untuk meningkatkan daya simpan gudang, mengamankan penanganan barang dari kerusakan karena tertumpuk dan mempermudah staff logistik didalam mencari barang yang akan dipersiapkan.

Standarisasi :
• Bahan rak : besi atau kayu & triplex
• Lebar kesamping : 90 cm dan kedalam 50 cm.
• Perawatan rak : mudah dibersihkan dengan lap basah dan tidak meninggalkan bekas.

XVI. PALLET

Pallet adalah perlengkapan gudang untuk menjamin barang tidak bersentuhan langsung dengan lantai serta mempermudah pergerakan barang didalam gudang.
Pallet yang dipergunakan berasal dari kayu tanpa adanya pengikat bawah.

Tujuan:
Menjamin kualitas barang tetap baik dan mempercepat pergerakan barang didalam gudang.

Standarisasi :
• Jenis pallet : pallet kayu
• Bahan pallet : kayu kering.
• Jumlah kayu atas : minimal 12 buah dengan paku ulir
• Jumlah penyangga: 3 buah (kiri,tengah dan kanan )
• Sertifikasi : dilakukan fumigasi setiap 6 bulan sekali untuk menjamin tidak adanya rayap/serangga pengganggu.
• Ukuran : 100 x 120 cm, tinggi : 20 cm

XVII. HAND PALLET

Hand Pallet adalah alat bantu memindahkan pallet yang dioperasikan secara sederhana dan mudah. Alat ini sangat berguna untuk mempercepat kelancaran penerimaan barang dan penyiapan barang yang akan dikeluarkan.
Sebaiknya setiap gudang memiliki minimal 1 hand pallet agar dapat dihasilkan kemudahan dalam bekerja dan peningkatan produktifitasnya. Alat ini harus didukung dengan kondisi lantai penerimaan, penyimpanan dan area pengiriman yang landai relative halus.

Tujuan:
Kecepatan didalam memindahkan barang yang berada diatas pallet.

Standarisasi :
• Kapasitas angkat maksimal 1 ton
• Dioperasikan secara manual ( non elektrik)

XVIII. LAMPU

Lampu diperlukan didalam gudang untuk memberikan penerangan yang cukup didalam pekerjaan menangani barang-barang
Lampu yang ada haruslah memberikan cahaya yang cukup dengan daya yang rendah.
Ada baiknya disiapkan penerangan dari asbes plastik yang dipasang pada atap gudang dengan tetap memperhatikan keamanannya.

Tujuan:
Memastikan tidak terjadinya kesalahan didalam mempersiapkan barang.

Standarisasi :
• Jenis lampu : Lampu TL
• Warna lampu : putih atau bening
• Daya : setara dengan 70 W
• Jumlah : 1 Lampu untuk setiap 4 m2
• Lampu diletakan ditengah-tengah antar rak sehingga dapat menerangi dalam penyiapan barang.

XIX. VENTILASI

Ventilasi adalah perputaran udara didalam gudang sehuingga udara menjadi selalu segar. Ventilasi hanya diperkenankan digunakan di gudang non suhu dan ruangan kerja yang tidak mempergunakan mesin pendingin (AC)
Pembuatan ventilasi harus mempertimbangkan unsur keamanan dan keselamatan kerja. Tidak direkomendasikan gudang mempergunakan van gantung dengan alas an keselamatan kerja

Tujuan:
Menciptakan udara yang bersih dan cukup nyaman untuk bekerja.

Standarisasi:
• Ventilasi dibuat dari kayu dengan dilengkapi jeruji besi satandart dan dilapisi kawat nyamuk
• Ventilasi dibuat dengan ketinggian yang aman dari jangkauann orang untuk menghindari niatan klriminal
• Jumlah dan ukuran ventilasi disesuaikan dengan kondisi dilapangan

XX. TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah sarana hubungan antara pusat dengan daerah termasuk dengan ORARI. Telekomunikasi harus berlangsung dengan cepat, langsung dan sesuai dengan pesan yang disampakan.
Setiap bagian di gudang harus memiliki sarana komunikasi berupa email, telepon atau radio panggil.

Tujuan:
Mempercepat proses kerja dan koordinasi dengan instansi terkait.

Standarisasi:
• Minimal harus ada 1 email disetiap gudang logistik
• Email harus dapat diakses langsung tanpa harus menunggu/antri
• Email diberikan dalam bentuk bagian, bukan personal

XXI. MEJA KERJA DAN KURSI KERJA

Meja dan Kursi kerja diberikan kepada staf logistik yang memang benar-benar memerlukan dan jika perlu dapat dilakukan dengan cara share/bersama-sama. Tidak semua staf logistik harus memiliki meja kerja sendiri-sendiri

Tujuan:
Memperlancar kerja administrasi.

Standarisasi:
• Ukuran meja kerja adalah ½ biro.
• Jenis kursi kerja adalah kursi lipat dan tidak beroda.
• Meja terbuat dari kayu/texwood yang dilengkapi dengan laci-laci kerja dan kuncinya

XXII. PEST CONTROL

Pest Control adalah aktifitas pencegahan serangga, tikus dan sejenisnya yang jika tidak dilakukan dapat menyebabkan kerusakan pada barang baik secara fisik maupun kualitas serta dapat berpengaruh negatif pada kesehatan staff gudang.
Pest Control dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa pest control yang memiliki kemampuan didalam bidangnya atau dilakukan sendiri dengan cara mempersiapkan peralatan penangkap tikus beserta racunya dan ditempatkan disetiap pintu masuk/keluar.

Fasilitas:
Memastikan bahwa gudang aman dari segala serangga yang mengganggu dan menjadikan gudang sebagai tempat bekerja yang sehat.

Standarisasi:
• Perusahaan yang ditunjuk harus mampu menyediakan sarana dan pelaporan pengamatan pest control :
o Peta peletakan umpan didalam gudang dan kantor
o Pelaporan mingguan dan bulanan
o Action plan terhadap temuan yang ada
o Menyediakan jenis-jenis umpan yang direkomendasikan.
• Jika dilakukan sendiri:
o Gambarkan denah/lay out gudang secara utuh.
o Tempatkan perangkat tikus, lalat dan nyamuk dilokasi yang ada akses keluar masuk.
o Tandai didalam denah/lay out tersebut lokasi-lokasi yang diberikan perangkap diatas.
o Kontrolah setiap minggu sekali perangkap tsb untuk memastikan bahwa racun nya masih ada atau membuang serangga yang terperangkap.
o Akan lebih baik jika dilakukan pencatatan berapa jumlah serangga yang terperangkap untuk dijadikan analisa dikemudian hari.

XXIII. PEMADAM KEBAKARAN

Peralatan pemadam kebakaran harus tersedia setiap saat ditempat-tempat yang strategis dan mudah dijangkau oleh staff. Alat Pemadam Api Ringan (APAR) merupakan peralatan yang wajib dimiliki oleh setiap gudang.
Pengadaan peralatan ini harus dilakukan dengan kerja sama antara gudang dengan kantor dinas pemadam kebakaran setempat.

Fasilitas:
Mencegah terjadinya kebakaran digudang.

Standarisasi:
• Jumlah APAR : 1 setiap 20-30 m2
• Jenis : busa dan cair
• Berat : 15 Kg

XXIV. ALAT-ALAT KEBERSIHAN

Kebersihan adalah budaya dasar manusia yang wajib dijunjung tinggi dan dilestarikan. Dengan menjaga standar kebersihan yang tinggi, satu masalah dasar sudah berhasil diatasi, yakni kerusakan barang dikarenakan debu, kotor dan kemungkinan staf terjangkit penyakit karena kondisi gudang dan barang yang tidak bersih.
Jadual kebersihan hendaknya dibuat dan ditempel didinding gudang agar setiap staff tahu tugasnya masing-masing.

Tujuan:
Menjamin kesehatan staff dan kualitas barang dengan memastikan kebersihan lokasi penyimpannya.

Standarisasi:
Harus disiapkan
- Peralatan standard kebersihan seperti sapu, tempat buang sampah
- Penyedot debu (jika ada)
- Skedul kebersihan
- Menyediakan jenis-jenis bahan kebersihan yang direkomendsasikan
- Peralatan kebersihan dikumpulkan didalam suatu ruangan/lokasi tertentu
- Tempat sampah didalam gudang harus dibuat dari sederhana dan transparant.

XXV. SECURITY DAN ALARM

Keamanan yang baik akan memberikan ketenangan dan kenyamanan dalam bekerja. Keamanan harus diciptakan sebaik mungkin dengan jaminan yang tinggi terhadap barang dan staf yang bekerja.

Tujuan:
Menciptakan rasa aman didalam bekerja sehingga mendapatkan hasil yang maksimal.

Standarisasi:
• Setiap staff harus sudah terlatih didalam prosedur pengamanan gudang, barang dan diri sendiri.
• Pengecekan karyawan (body checking) dilakukan terhadap seluruh orang yang keluar gudang
• Alarm disiapkan pada saat gudang tutup untuk mengantisipasi terjadinya tindakan yang tidak diinginkan.
• Alarm gerak dapat dipasang didepan pintu masuk/keluar untuk memastikan tidak ada oknum yang masuk tanpa ijin.

XXVI. DETEKTOR ASAP DAN PANAS

Detektor Asap dan Panas diperlukan untuk memantau kondisi dalam gudang. Jika detector memberikan tanda (alarm), maka sesuatu sedang terjadi yang berkaitan dengan asap atau panas (potensi kebakaran)

Tujuan:
Memberikan peringatan dini jika terjadi potensi bahaya kebakaran.

Standarisasi:
Detektor Asap dan Panas : jenis dedicated, tanpa sentralise monitor dan memiliki remote control untuk mengaktifkan atau mengnonaktifkan

XXVII. ARMADA PENGIRIMAN

Armada pengiriman adalah armada yang dipergunakan oleh team logistik untuk mengirimkan barang kedaerah/gudang tujuan.

Tujuan:
Mendistribusikan barang ketempat tujuan dengan selamat dan aman.

Standarisasi:
Mobil Truck ;
o Jenis mobil : CDE/CDD box minimal tahun berumur 5 – 10 tahun
o Perawatan yang rutin sesuai dengan KM nya.

XXVIII. PELAPORAN KINERJA (KPI)

KPI (Key Performa Indicator) adalah pengukuran ketercapaian standard yang ditentukan oleh departemen.
Pelaporan KPI dilakukan dengan cara mencantumkan data-data yang ditentukan dipapan pengumuman (board) agar seluruh team mengetahui.

Tujuan:
KPI perlu dibuat guna mengukur seberapa tinggi aktifitas yang dilakukan masih berada dibawah target yang harus dicapai

Standarisasi :
KPI yang harus dilaporkan adalah :
• Jam keselamatan kerja (LTI – Loss Time Incident)
• Jumlah barang yang disimpan per jenisnya
• Kapasitas gudang
• Akurasi stok
• Jumlah pemusnahan barang
• Berangsur-angsur KPI semakin mendalam sesuai dengan kemampuan team logistik cabang.

XXIX. JAM TERIMA BARANG

Jam terma barang adalah jam kerja yang telah disiapkan untuk menerima barang dari pihak luar
Penerimaan akan disiapkan ABG atau staf bongkar barang yang dapat dibantu juga oleh karyawan transportasi yang mengirimkan barang.

Tujuan:
Melaksanakan penerimaan barang dengan benar, baik dan cepat.

Standarisasi:
• Hari terima barang adalah hari Senin – Sabtu
• Jam terima barang adalah jam 09.00 – 15.00.

Belajar Untuk Tidak Kehilangan Barang

Belajar Untuk Tidak Kehilangan Barang

Kehilangan barang, adalah salah satu aib bagi bisnis semacam 3RD PL. Alangkah malunya jika pada saat stock opname ternyata ada barang yang cuma tinggal nama, tidak ada fisik barangnya alias hilang entah kemana.

Apakah kehilangan barang dapat diantisipasi dari awal ? Adakah cara effektif mencegah resiko kehilangan barang ?

Teori Polisi : ANAK (Ada Niat Ada Kesempatan)

Kehilangan barang pada dasarnya terjadi karena adanya dua pertemuan antara Niat dan Kesempatan. Niat lebih cenderung dipengaruhi oleh faktor individu misalnya alim tidaknya seseorang, kondisi perekonomian dan pengaruh dari teman-temannya. Sedangkan Kesempatan, lebih cenderung disebabkan karena lalainya kita dalam menjaga kondisi gudang, system, transportasi maupun segala aspek dari aktifitas pergudangan.

Menurut Pak Polisi, jika salah satu Niat atau Kesempatan tidak bertemu maka mustahil akan terjadi kehilangan barang, paling tidak maksimal hanya salah meletakan barang saja. Oleh karena itu, dalam tulisan ini hanya akan membahas bagaimana mempersempit pintu Kesempatan agar tidak pernah bertemu dengan Niat dari oknum karyawan. Masalah Niat, merupakan bagian dari HRD dan kehidupan sosial yang akan membentuknya.

Pintu-Pintu Yang Harus di Waspadai

1.Penerimaan barang

Kehilangan barang tidak hanya terjadi pada waktu barang sudah di gudang dan kemudian dikeluarkan lagi tanpa ijin dan dokumentasi, tetapi juga dapat terjadi barang tsb belum pernah masuk kedalam gudang tetapi sudah dilakukan manipulasi data untuk dimasukan kedalam system dan persetujuan dokumen oleh staff terkait.
Pintu penerimaan barang adalah bagian yang terbesar yang harus dijaga. Pastikan bahwa barang yang diterima ada fisiknya, sesuai dengan yang tertera di dokumen penerimaan barang baik jumlah, nama dan kualitasnya serta sudah diserahterimakan kepada bagian selanjutnya.

Disinilah diperlukan prosedur pengecekan antara dokumen vs dokumen dan dokumen vs barang. Jika salah satunya tidak sesuai, untuk mengindari resiko barang hilang adalah dengan cara menolak dan mengembalikan seluruh dokumen serta barang yang tidak jadi diterima.

Trik tipu-tipu di penerimaan barang:

* Kong kalikong antara transporter/supplier dengan oknum karyawan gudang
* Isi karton sudah diganti/dikurangi sehingga tidak sesuai dengan deskripsi barang yang dimaksud
* Mengurangi tumpukan didalam pallet (biasanya di tumpukan yang tengah) sehingga tidak terlihat dari arah luar.
* Melaksanakan proses return barang tetapi mengikut sertakan barang yang bukan haknya.
* Langsung mengambil barang dari dock pada saat tidak ada staff gudang.
* Penerimaan return barang dari customer yang tidak sesuai dengan dokumen barang

2.Penyimpanan barang – area gudang

Kesempatan yang ada disini biasanya bersifat semu, artinya barang tidak langsung dapat dibawa keluar. Hanya beberapa kasus yang terjadi dimana karena lemahnya pengamanan dan adanya banyak pintu atau lubang-lubang di gudang sehingga memungkinkan oknum staff dapat membawa keluar barang yang tersimpan di gudang. Untuk mencegahnya sangatlah sederhana yakni dengan memperkuat jajaran pengamanan, menjaga jam-jam masuk/pulang dengan lebih ketat, melakukan pengecekan fisik terhadap seluruh karyawan dan orang-orang yang keluar masuk gudang dan memastikan bahwa tiada lobang-lobang yang ada disekitar dinding gudang.

Modus yang sering dilakukan didalam gudang adalah:

· Barang dikonsumsi oleh oknum karyawan
· Dimasukan kedalam baju/ransel/tas oknum karyawan
· Isi dari barang ditukar sehingga antara isi dan kemasan beda
· Salah picking barang
· Picking dilakukan lebih dari yang tertera di picking list
· Kong kalikong antara oknum staff gudang dengan oknum pengaman
· Barang dilemparkan keluar dari gudang
· Penyiapan return barang yang tidak sesuai dengan data barangnya

3.Pintu Pengiriman Barang

Pintu ini adalah pintu yang terberat yang harus dijaga oleh kita semua. Mottonya adalah “sekali barang salah keluar, maka lewatlah sudah”. Perlu dijaga bersama hal-hal yang mungkin akan terjadi yang dapat menyebabkan hilangnya barang gudang kita.

Kebiasaan-kebiasaan buruk yang perlu diwaspadai bersama dipintu pengiriman barang ini:

· Barang dikirim tanpa dokumen
· Barang dimasukan ketruk yang salah baik sengaja maunpun tidak sengaja oleh oknum transporter atau oknum karyawan
· Barang dikirimkan lebih daripada yang direlease didalam dokumen keberangkatan
· Tidak dilakukan pengecekan secara menyeluruh atau sebagian saja
· Kong kalikong antara oknum staff dengan oknum transporter untuk titip barang dan setelah truk keluar maka barang tsb ‘diberakin’ (istilah untuk dibagi sama secara illegal)
· Barang rusak ditukar dengan barang baik pada saat pengiriman
· Adanya lubang di box truck yang dapat untuk mengeluarkan barang
· Pintu box yang dapat dibuka langsung di engselnya atau di las ulang

4.Pintu Karyawan.

Pintu karyawan bisa menjadi tempat yang paling mudah dalam mengukur seberapa besarnya resiko kehilangan barang yang ada didalam gudang tsb. Bayangkan jika pada saat keluar dan masuk, karyawan tidak dilakukan pemeriksaan badan (body checking), tas karyawan tidak di periksa dan karyawan keluar dengan leluasa tanpa ada pembatasan jam.

Sayangnya, banyak karyawan dan setengah manajemen yang ‘terlihat’ risih pada waktu security melakukan body checking, padahal dengan dikenakannya standard pengecekan tsb, karyawan yang tadinya memiliki niat ‘nyolongan’ akan surut begitu melihat kenyataan bahwa untuk keluar gudang ia harus melewati body checking yang sangat ketat.


Resikologi – Ilmu Pencegahan Resiko
Setelah mengetahui trik, modus maupun perilaku yang ‘menyimpang’ didalam proses menghilangnya barang secara illegal, tentu kita dapat melakukan pencegahan melalui pengamanan pada aktifitas-aktifitas tsb. Paling tidak ada 3 kelompok pencegahan yang dapat dilakukan:

Penguatan didalam system pengawasan langsung – dapat dilakukan melalui penambahan tenaga pengawas/pengaman, pengaturan jam kerja yang effektif, penambahan alat monitor atau pengurangan dari akses keluar masuk dari dan ke gudang.

Penguatan didalam system dokumentasi dan prosedur pelaksanaan – memastikan bahwa dokumen yang digunakan dan system yang mendukung aman dari segala macam tindakan criminal seperti manipulasi dan kolusi. Penguatan didalam system prosedur juga memungkinkan dilakukannya telaah tresibilitas (misalnya dengan implementasi ISO dsb) baik diinternal gudang kita maupun transporter dan customer kita.

Penguatan team investigasi – seandainya kedua hal tsb diatas sudah dijalankan tetapi masih juga terjadi kehilangan barang, maka perlu kiranya dibentuk team investigasi yang memiliki kemampuan dalam mencari dan membongkar terjadinya kehilangan barang. Team ini tentu tidak bekerja sendiri tetapi terdiri dari masing-masing wakil karyawan/staff yang memiliki dedikasi tinggi dan telah memperoleh training yang sesuai

KPI

KPI

Jangankan KPI (Key Performance Indicator), judi Togel-pun memerlukan rumusan yang tepat. Kalau di togel dikenal angka-angka mistik maka di KPI dikenal dengan angka-angka unik yang merupakan angka minimal ketercapaian indicator performance.
Memang merumuskan KPI tidaklah sesulit merumuskan togel, sebab di KPI semua angka dicapai dengan dasar hitungan logika yang jelas dan mendasar. Sedangkan dalam merumuskan togel, diperlukan angka-angka yang banyak muncul dari mimpi

Sebelum memasuki pemahaman yang lebih mendalam, cobalah fahami pernyataan-pernyataan berikut dan tentukan mana yang ada unsur KPI didalamnya dan mana yang tidak ada unsur KPI nya:

• Partai “XYZ” harus mendaftarkan kembali pada pemilu mendatang karena hanya memperoleh suara 2.6% ….
• Siti, salah satu peserta KDI memperoleh nilai sebesar 11.5% dari polling SMS yang masuk. Oleh karenya ia ……
• Dari 1000 Kepala Keluarga kelurahan Pondok Bambu Jakarta Timur yang didata, hanya 11% yang memperoleh BLT. Sedangkan sisanya ….
• Perpanjangan STNK akan diberikan jika uji emisi kendaraan yang diperpanjang memenuhi persyaratan sbb:
• CO = 0.001% b. H2O = 1% dsb.
• Untuk menjadi peserta kuiz Who is Millionare syaratnya sangat mudah, kirimkan SMS sebanyak-banyaknya ke …..

Analogi Pesawat dan Mobil

Analogi pesawat:



Didalam pemahaman KPI, sangat penting memahami arti bagus diketahui (should to know) dan perlu diketahui (have to know). Analogi pesawat dan mobil dibawah ini akan membantu apa yang dimaksud dengan bagus diketahu dan perlu diketahui.

Nampak begitu banyak panel-panel yang harus dilihat dan diamati selama dalam penerbangan. Panel kecepatan angin, arah angin, tekanan udara, suhu luar, ketinggian, lokasi altitude dan latitude pesawat dsb adalah panel-panel yang perlu diketahui, bukan sekedar bagus diketahui.
Seluruh panel-panel yang nampak diatas harus diketahui dan perlu dimengerti agar penerbangan menjadi selamat dan aman. Salah satu saja panel yang tidak berfungsi, maka resiko tinggi pasti terjadi. Artinya, seluruh perlengkapan didalam sebuah pesawat adalah perlu diketahui, bukan bagus diketahui saja.

Analogi mobil:



Bandingkan dengan panel-panel yang ada didalam sebuah cockpit mobil. Apakah diperlukan panel tekanan udara luar ? Apakah arah angin perlu diketahui dan diukur didalamnya ? Atau perlukah adanya panel yang menentukan berapa ketinggian mobil saat berada disuatu jalan tertentu.
Lain halnya panel kecepatan, panel bahanbakar dan panel lampu sein belok kanan atau kiri, adalah panel-panel wajib yang harus ada dan harus difahami oleh pengemudinya.
Apakah tidak boleh jika sebuah mobil memiliki GPS (Global Positioning System) yang dapat mengukur ketinggian dari muka laut ? Tentu boleh, tetapi tidak harus setiap mobil memiliki alat ini. Dengan kata lain, alat GPS adalah bagus untuk diketahui tetapi tidak perlu untuk dijadikan wajib.

Didalalam sebuah aktifitas logistik, banyak hal-hal yang dapat diukur dan ditunjukan menjadi “panel-panel” yang indah yang dapat diletakan didalam sebuahpesawat atau hanya didalam sebuah mobil. Semakin banyak diukur dan diketahui tidak otomatis semakin baik operasional sebuah logistik.


KPI : Mahluk Apakah Dia ?

KPI memiliki pemahaman yang berbeda bagi setiap tingkatan aktifitas logistik ataupun tingkatan management.

Bagi Management, KPI adalah alat yang digunakan manager sebagai penentu bagaimana pencapaian dibandingkan target yang akan dicapai dan berhubungan dengan perencanaan, motivasi.” Nampak disini bahwa KPI hanyalah sebuah alat ukur tercapai tidaknya suatu target yang telah disepakati bersama antara management dengan teamnya.

Berbeda dengan management, seorang karyawan/staff akan melihat KPI sebagai “suatu alat yang digunakan karyawan untuk menentukan aktifitas kerjanya telah memenuhi parameter yang disetujui atau belum”.

Dan bagi seorang konsumen, mereka melihat KPI dalam bentuk bagian penting dari suatu hubungan dengan konsumen. Konsumen akan menyatakan apakah kita telah dapat memenuhi sesuatu yang kita janjikan dengan yang kita lakukan”

Jika diamati, nampak bahwa ketiganya mengandung satu unsur yang sama yakni pengukuran. Walaupun ketiganya mengukur objek yang berbeda namun kesamaan aktifitasnya menjadikan makna bahwa kalau sesuatu tidak diukur, apakah kita dapat memanage nya dengan baik ?

Perlu diketahui juga kondisi-kondisi yang terjadi pada masa lalu dan masa sekarang yang berhubungan dengan KPI sebagaimana dianalisa oleh Dr. Richard Wilding, (KPis in The Supply Chain):

Masa lalu:

1.Kita mengukur hal yang salah
2.Kita mengukur sesuatu yang memang mudah diukur
3.Pengukuran membosankan dan tidak ada hubungannya dengan strategi bisnis kita
4.Masalah yang perlu diukur adalah masalah finansial saja

Masa sekarang:

1.Kita mengukur terlalu banyak
2.Kita habiskan waktu terlalu banyak untuk mengukur sesuatu yang tidak dapat diukur
3.Kita tidak tahu akan diapakan hasil pengukuran yang kita miliki
4.Pengukuran kita sangat komplek dan tidak satupun yang memahaminya
Ciri-ciri KPI yang baik dan benar agar dapat menghasilkan tujuan yang ingin dicapai adalah:
1. Jelas dan memiliki hubungan dengan strategi perusahaan
Pentingnya memahami visi, misi dan tujuan perusahaan akan mempermudah didalam membuat KPI yang akan berguna untuk mengukur kinerja perusahaan. Unsur “unik” didalam logistic, menyebabkan KPI yang dibuat oleh sebuah perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lainnya.
2. Sederhana dan mudah dipahami
Bayangkan jika untuk memahami KPI yang dibuat harus membuka kamus logistik karena kriteria yang komplek dan sulit dimengerti secara umum. KPI yang sederhana dan mudah dipahami akan mempercepat proses pengukuran dan menjadikan acuan terhadap pencapaian target yang ditetapkan.
3. Memungkinkan untuk diawasi/kontrol oleh orang yang melakukan pengukuran tsb
Pengawasan yang dilakukan oleh bagian terkait dan bagian internal akan menjadikan kontrol yang positif dan “fair” terhadap hasil yang diukur. Oleh karenanya perlu sekali di buatkan KPI yang dapat difahami oleh seluruh team yang terkait, bukan hanya untuk team internal saja.
4. Ditentukan oleh konsumen dan perusahaan
Cara termudah untuk mendifinisikan KPI mana yang bagus dan mana yang perlu diketahui adalah dengan koordinasi antara apa yang diinginkan oleh konsumen dan apa yang menjadi target dari perusahaan.
5. Menyajikan data yang akurat dan cepat
Apa yang terjadi jika didalam mempersiapkan sebuah KPI anda memerlukan waktu cuti 2 hari ? Apapun alasannya jika diperlukan waktu yang sangat lama untuk mendapatkan KPI tsb, maka sudah dapat dipastikan bahwa KPI yang dibuat tidak baik !.
6. Informasi sebaiknya merupakan usulan yang saling berkait Adanya angka-angka yang dijadikan target pencapaian harus saling kait berkait dengan target yang diberikan pada bagian lainnya. Semakin erat kaitanya dengan bagian lain akan menyebabkan kerja sama antar bagian yang lebih erat dan juga peluang pencapaian KPIs yang lebih tinggi.
Jenis-Jenis KPI
KPI didalam logistik dikelompokan kedalam 4 jenis:

1. Keuangan (Financial)
2. Produktifitas (Productivity)
3. Kualitas (Quality)