Transportasi

Transportasi

Transportasi digunakan untuk memudahkan manusia dalam melakukan aktifitas sehari-hari. Transportasi sendiri dibagi 3 yaitu, transportasi darat, laut, dan udara.

Dua fungsi utama dari transportasi :

PEMINDAHAN BARANG dan PENYIMPANAN BARANG

Transportasi adalah elemen biaya logistik yang tertinggi. Hampir diseluruh aktifitas Logistik ada aktifitas transportasi yang menyertainya.

Aktifitas transportasi pada dasarnya dikategorikan kedalam dua skala umum, yaitu:

1. Skala ekonomis (EoS) ;Biaya per unit transportasi akan menurun pada peningkatan volume yang dikirimkan

Contoh:
- Jabotabek 2.000 kg by CDE: Rp. 350.000
- Jabotabek 4.000 kg by CDD: Rp. 450.000

2. Skala jarak tempuh (EoD) ; Biaya per unit transportasi akan menurun pada jarak yang semakin jauh

Contoh:
- Jakarta – Semarang (400km) Rp. 2.500.000
- Jakarta – Surabaya (900km) Rp. 3.800.000

Didalam suatu penelitian di India yang dilakukan oleh Dr. B.S. Sahay Dean (Research & Consultancy) Management Development Institute Gurgaon, India, nampak bahwa biaya transportasi menempati tempat teratas yang menyumbangkan presentasi biaya terhadap seluruh biaya logistik.

- Transportation 35%
- Inventories 25%
- Losses 14%
- Packaging 11%

- Handling and Warehousing 9%
- Customers' shopping 6%

Semenjak tahun 1998 hingga sekarang, kenaikan porsi transportasi didalam biaya logistik terus meningkat dari 33% menjadi 55%.

Penyebab dari tidak efisiensinya transportasi adalah:

A. Volume yang kecil yang diangkut oleh truck. Dengan rendahnya volume yang terangkut maka sudah pasti perbandingan biaya stock dengan penjualannya.
B. Waktu tunggu di tempat penyerahan barang. Semakin armada kita menunggu terlalu lama di gudang konsumen maka semakin tidak efisien aktifitas pengiriman barang.
C. Tidak seimbanganya antara kemajuan kota dengan kemajuan desa. Hal ini menyebabkan tidak adanya barang yang dikirim balik ke ibu kota setelah kapal atau pesawat membawanya ke Indonesia timur misalnya.

Cara-cara meningkatkan efisiensi transportasi adalah:

• Mengubah cara kirim dari sistem Kg ke m3, dari LCL ke FCL atau dari LTL to FTL.
• Menghindari kompleksitas pengiriman barang dengan memanfaatkan kantor transit untuk konsolidasinya.
• Konsolidasi dengan industri lainnya agar volume pengiriman menjadi lebih besar. Dengan menggabungkan antara perusahaan A dan B maka pengiriman yang seharusnya hanya menggunakan CDD, karena digabung maka dapat menggunakan Fuso dengan harga per unit yang relatif lebih murah.

Ronald H. Ballou didalam bukunya Business Logistic Management memberikan cara-cara optimalisasi biaya transportasi dengan cara pengaturan rute dan jadwal dengan lebih baik:

1. Minimalisasi total waktu perjalanan per route
2. Pemberhentian harus direncanakan untuk jadual yang ketat
3. Route dimulai dari tujuan yang terjauh dari depot terlebih dahulu
4. Urutan pemberhentian kendaraan sebaiknya disesuaikan dengan pola droping barang
5. Route paling efisien adalah penggunaan truck yang besar
6. Pengambilan barang sebaiknya disatukan dalam route pengiriman daripada secara khusus setelah akhir route
7. Berhenti pada waktu pengiriman yang ketat sebaiknya dihindarkan

Logistik

Logistik

Asal usul Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos yang berarti “rasio, kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan, orasi”

Logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari kebutuhan pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika mereka beranjak ke medan perang dari markas.

Pada kekaisaran Yunani, Romawi dan Bizantium kuno, ada perwira militer dengan gelar Logistikas’, yang bertanggung jawab atas distribusi dan pendanaan persediaan perang.

Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengkontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar. Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik.

Defisini logistik berkembang dari masa kemasa ikut menyesuaikan kodisi dan tehnologi yang membantu didalam pelaksaan aktifitas nya (Wikipedia, 2009).

Secara praktis pemahaman teranyar dari logistik adalah Logis, Disiplin dan Unik.1. Logis: seluruh aktifitas logistik adalah logic, dapat dihitung. Kebutuhan luasan gudang, kebutuhan pallet, waktu tempuh pengiriman hingga jumlah armada yang dibutuhkan selalu dapat dihitung.

2. Disiplin: karena aktifitasnya tidak hanya melulu pada barang, tetapi juga melibatkan manusia, systim dan persyaratan terhadap penanganan barangnya, maka satu hal pokok yang harus dimiliki oleh pelaksana logistik adalah tingkat kedisiplinan yang tinggi. System canggih yang digunakan hanyalah alat untuk mempercepat proses, tetapi jika dilaksanakan oleh orang yang tidak memiliki tingkat kedisiplinan yang tinggi, kecanggihan systim tsb malah akan menjadi malapetaka didalam operasionalnya.

3. Unik: penerapan ilmu logistik tidak dapat diterapkan secara sama dan persis dari satu industri ke industri lainnya. Sifat unik inilah yang menjadikan bahwa logistik harus disarikan dari jenis industrinya, barangnya, sistemnya dan manusia-manusia yang terkait didalamnya.

Cakupan aktifitas logistik secara garis besar terdapat didalam aktifitas-aktifitas sebagai
berikut :

1. Pergudangan
2. Transportasi
3. Inventory
4. Informasi(System)

Pertanyaan yang perlu difikirkan adalah : "Mengapa di Indonesia aktifitas Logistik belum memiliki “gairah” yang luar biasa dibandingkan negara-negara lain ?"

Salah Kaprah Di Dalam Logistik

Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa).
Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam logistic diantaranya:

- Logistik adalah unik, tidak bisa dicopy dari industri A ke industri B.
- Sumber daya manusia adalah optimalisasi yang terbaik selain penyediaan sarana yang modern
- Penanganan barang tidak Cuma menyangkut masalah keselamatan dan keamanan dalam bekerja
- Penanganan barang memerlukan kontinuitas didalam pendalaman dan pelaksanaan pekerjaan
- Semakin banyak stock, maka semakin tinggi penjualan

Logistik : Lay Out Gudang

Lay Out Gudang

Pertanyaan ini sangat sederhana didalam menjawabnya. Ya atau Tidak.
Namun sebelum menjawabnya, bayangkan kalau anda diharuskan mengelola gudang kosong pada gambar diatas dimana kondisinya masih “perawan”. Yang ada disitu hanya lantai yang mulus, lampu dan tiang-tiang serta pintu di setiap sisinya. Masalahnya adalah barang FMCG (Consumer Goods) yang sangat beragam jenisnya dari yang fast moving sampai degan yang slow moving.
Apa yang harus dilakukan ?

Lay Out mudah !
jika memang kompleksitas operasional gudang anda memang sangat sederhana.
Katakanlah kalau anda hanya mengelola 1-5 jenis barang makanan khusus kemasan kaleng dengan jumlah outlet yang dilayani hanya 1-5 outlet per ‘bulan’ dan dengan luasan gudang yang cuma dibawah 1000 m2 serta karyawan yang rata-rata berjumlah 5 orang.

Lay Out itu sulit !
Namun membuat lay out akan menjadi sangat sulit jika anda mengoperasikan gudang dengan luasan 10,000 m2, 5,000 an jenis barang aneka ragam, 100 outlet perhari dengan jumlah karyawan diatas 100 orang serta masih harus berhubungan dengan pabrik dimana WIP (work in process—barang-barang setengah jadi) adalah bagian dari aktifitas keseharian anda

Dasar-Dasar Di Dalam Membuat Lay Out Gudang

1.Pemahaman industri yang akan dijalankan
Lay out gudang tidak bisa dicontek secara langsung dari industri A ke industri C. Perlu dilakukan beberapa modifikasi yang beralasan dari industri A ke C sehingga apa yang disyaratkan nanti akan terpenuhi.
Pemahaman industri ini akan memberikan konsep dasar dimana pintu keluar dan masuk akan ditentukan, sarana bongkar muat kendaraan, lokasi penyiapan picking dan delivery serta lokasi sarana pendukung operasional yang disysratkannya

2.Komoditi barang yang dikelola
Dengan mengetahui jenis komoditi barang yang akan dikelola, maka anda dalam menentukan lay out akan dapat memberikan gambaran dimana kelompok barang A yang fast moving ditempatkan, barang yang mudah pecah dialokasikan dan dimana barang yang memiliki bau yang menyengat diberikan tempat khusus.
Kejelasan rencana pengelokasian ini akan memberikan kecepatan kerja yang tinggi dan juga resiko-resiko kerusakan barang yang minimal.

3.Ketahui luasan gudang yang ada
Tidak perlu dipermasalahkan yang mana dulu harus ditentukan apakah luasan gudangnya atau gudang yang sudah diberikan dahulu. Tetapi dengan mengetahui luasan yang ada, maka akan lebih mudah anda dalam merencanakan lay out tsb. Adanya rencana rack dan non rack juga akan mempunyai pengaruh yang berbeda dalam menentukan besaran pallet yang tersimpan dan juga lay out gudang secara keseluruhan.

4.Jenis aktifitas yang dilakukan di gudang
Bayangkan jika gudang anda ternyata harus melakukan salah satu operation support seperti repacking, maka sudah tentu anda harus menyediakan sarana ini dilokasi yang tepat dimana barang masuk dan keluar kelokasi repack ini tidak mengganggu aktifitas lainnya. Demikian juga dari segi pengamanan, lokasi repack ini harus terjamin keamananya baik dari sisi kehilangan barang baku maupun sisi penyimpanan barang jadi.

5.Fasilitas non operasional yang harus ada
Didalam komponen suatu gudang, tidak cuma lokasi rak, pintu keluar masuk saja yang harus tersedia. Namun ada sarana-sarana yang harus disediakan dimana tidak secara langsung sarana-sarana tsb akan membantu kelancaran operasional. Sarana-sarana tsb antara lain, kantin, toilet, ruang ganti pakaian, mushola, ruang absent dan juga resepsionist.

6.Expansi gudang jangka panjang
Dengan pemahaman yang jauh terhadap rencana perusahaan jangka panjang, akan memberikan penyiapan lay out yang mapan. Seandainya perusahaan sudah pasti akan memperluas gudang 3 tahun mendatang, lay out gudang harus memberikan jaminan bahwa perluasan tsb tidak akan merombak seluruh fasilitas yang ada. Minimal rak-rak yang sudah berdiri tidak perlu dipindahkan lagi hanya karena perluasan gudang tsb. Demikian juga dengan sarana umum dan alur operasional tetap berjalan pada saat kelak dilakukan perluasan tsb

Pengiriman Barang

Pengertian Pengiriman Barang adalah “Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”
Sebelum melakukan pengiriman, aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah pengepakan (pack) dan pemilahan (sortasi).
Packaging dilakukan secara sendiri-sendiri atau digabungkan untuk kenyamanan/keamanan barang. Sedangkan sortasi adalah mengumpulan picking atau packaging ke route yang benar dan harus membandingkan antara kapasitas truck dan route yang akan dilalui.

Yang terpenting dilakukan didalam proses pack dan sortasi adalah:

1. Adanya alamat/label untuk per tujuan
2. Mengurangi waktu pencarian dalam packaging
3. Pengelompokan antara karton, boxes atau pcs
4. Memberikan label khusus untuk packaging boxes
5. Menghitung jumlah koli
6. Mengelompokan packaging kedalam alur keberangkatan yang benar

Prinsip dasar didalam pack dan sortasi adalah:

• Pengecekan dokumen vs barang
• Aktifitas barang vs barang

Hambatan-hambatan didalam pack dan sortasi adalah
1. Pengeluaran barang lambat
2. Lokasi pra delivery tidak teratur
3. Kerusakan barang
4. Urutan rencana delivery tidak tepat
5. Truck yang tidak sesuai dengan rencana
6. Partial picking
7. Dokumen tidak lengkap
Sehingga didalam pack dan sortasi dapat juga di ukur KPI yang akan bermanfaat bagi management:
Rata-rata box/karton – diukur dari total box atau pcs yang ada dan berapa jumlah karton setelah dilakukan pengemasan
• Contoh: Tujuan Timur 100 boxes/karton, Tujuan Utara 40 boxes/karton
Efektifitas Pengiriman Barang (Delivery)
Menurut Donald J Bowersox & Davids J. Close didalam bukunya Logistical tManagement, dinyatakan bahwa aktifitas Transportasi menghabiskan 44% dari total biaya logistic. Bahkan di Indonesia menurut beberapa sumber biaya transportasi bisa mencapai lebih dari 60%.
Donald J Bowersox & Davids J. Close juga membagi komponen biaya administrasi 6%, customer service 4%, inventory 20% dan warehouse 26%. Nampak jelas bahwa aktifitas transportasi merupakan aktifitas yang perlu dan harus ditangani dengan sangat serius.

Didalam prakteknya, penghematan biaya transportasi dapat dilakukan langsung dengan menerapkan:

• Minimalkan waktu tunggu muat di gudang dan waktu tunggu bongkar barang di tujuan
• Maksimalkan kapasitas pengiriman per jenis kendaraan
• L400, CDE, CDD, Fuso, Tronton atau Build Up
• Atur route yang akan dituju
• Jika memungkinkan, pengiriman dilakukan didalam satuan pallet, bukan pada pecahan atau kartonan
• Hindarkan biaya siluman.

KPI Pengiriman Barang (Delivery)
KPI (Key Performa Indicator) pengiriman barang digunakan untuk mengukur kecepatan, akurasi, volume dan kondisi-kondisi lainnya yang ditentukan oleh management.

Untuk mendapatkan KPI penyiapan barang dengan baik, maka perlu diketahui dasar-dasar aktifiats kerja di bagian ini:

1. Pengecekan dokumen vs barang
2. Aktifitas barang vs lokasi (space)

Dengan mengetahui dasar-dasar aktifitas tsb, maka akan diketahui hambatan-hambatan yang terjadi didalam proses pengiriman barang yang berkaitan dengan dasar-dasar aktifitas tsb:

• Pengeluaran barang lambat
• Kerusakan barang
• Urutan rencana delivery tidak tepat
• Armada angkutan yang tidak memadai
• Truck tidak sesuai standard
• Barang titipan (promosi)
• Pengurusan barang CN

Logistik : Penerimaan Barang

Penerimaan Barang

Pengertian Penerimaan Barang adalah “Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima
2. Dokumentasi
3. Cara penangananbarang

1. Fisik Barang Yang Diterima
Aadalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

• Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
• Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
• Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
• Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
• Kuantitas barang VS dokumen

2.Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

• Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
• Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
• Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.Cara Penanganan Barang
Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.

• Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
  o Suhu
  o Kadaluarsa
  o Maksimal tumpukan
• Gunakan peralatan yang sesuai
  o Pallet
  o Drum
  o Forklit
• Pahami aturan keselamatannya
  o Kimia
  o Racun
  o Meledak

Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktifitas operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.
Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih memungkinkan terjadinya kerusakan/kesalahan barang didalam gudang, terlebih jika pada saat penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan tsb pasti terjadi.
Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Logistik : Penyiapan Barang

Penyiapan Barang

Pengertian Penyimpanan Barang adalah “Mempersiapkan pengeluaran fisik barang dari gudang yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.”

Aktifitas Picking sangat kritis didalam suatu operasional warehouse. Edward H Frazelle, Ph. Didalam bukunya Supply Chain Strategy menyatakan bahwa picking merupakan ½ dari aktifitas gudang



Dengan porsi yang sedemikian besarnya, maka jelas bahwa penanganan proses picking didalam gudang akan berpengaruh langsung terhadap efisiensi dan efektifitas operasional gudang secara umum.

Masih didalam buku yang sama, Edward juga menyatakan bahwa perjalanan menuju kelokasi picking barang adalah bagian terbesar waktu yang di konsumsi.



Artinya untuk meningkatkan produktifitas picking sebenarnya sangat sederhana yakni dengan memperpendek waktu perjalanan menuju ke lokasi picking.

Tahapan Penyiapan Barang (Picking)

1. Prioritas picking
2. Pembagian dokumen picking list
3. Pencatatan personal dan waktu
4. Pemilihan peralatan picking
5. Perjalanan menuju lokasi pengambilan barang
6. Pencarian barang yang diminta
7. Pengambilan barang
8. Penataan barang diatas pallet/troley
9. Pengumpulan hasil pickingan
10. Konfirmasi picking
11. Legalitas dokumen

Logistik : Penyimpanan Barang

Penyimpanan Barang

Pengertian Penyimpanan Barang adalah “Menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di order atau dipersiapkan untuk diproses selanjutnya. Penyimpanan dilakukan sesuai dengan karakteristik barang.”

Didalam aktifitas penyimpanan barang ini terdapat 2 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

• Menempatkan barang didalam kondisi tunggu
• Karakteristik barang

Menempatkan barang dalam kondisi tunggu; artinya barang dikondisikan untuk berada dalam satu satuan waktu dan selama didalam proses tunggu tersebut agar barang tetap “hidup” maka harus ditempatkan didalam kondisi yang sesuai dengan karakteristik barangnya.
Karakteristik barang; tergantung dari jenis barang yang disimpan dan harus disesuaikan dengan kondisi penyimpanannya. Contoh, penyimpanan diruangan dingin diperlukan untuk menyimpan buah/sayuran, sedangkan untuk barang-barang pangan kemasan dapat disimpan didalam suhu normal (ambient).
Put Away dan Let Down
Proses put away dan let down biasanya dilakukan untuk penyimpanan yang mempergunakan rak tinggi.

Put Away adalah aktifitas penempatan barang yang telah di cek (sesuai dengan dokumen) dan telah dicatatkan kedalam system menuju ketempat penyimpanan barang dengan aman dan sesuai dengan lokasi yang sedangkan
Let Down adalah aktifitas pengambilan barang dari lokasi penyimpanan ke lokasi picking face (penyiapan barang) sesuai dengan lokasi asal, lokasi dituju dan kuantitas yang tepat
Put Away dapat dilakukan dengan 2 cara:

• Direct put away
• Directed put away

Jika sebuah gudang tidak memiliki Warehouse Management System, maka put away/letdown dapat dilakukan dengan cara manual:

1. Tentukan area penyimpanan sesuai dengan kelompok/jenis barang
2. Letakan barang yang sering keluar/masuk didekat pintu keluar/pintu masuk
3. Catat lokasi dimana barang diletakan
4. Jika perlu, tentukan staff yang menangani barang per kelompok/jenis barang
5. Lengkapi dengan pest control, monitor suhu dan pastikan tidak ada kebocoran pada atap gudang

Secara umum put away/let down dapat ditingkatkan dengan cara:

1. Direct put away
   - Put away langsung ke lokasi picking atau penyimpanan
   - Pengurangan penumpukan barang dan aktifitas inspeksi
2. Directed put away
   WMS akan memberikan arahan lokasi penyimpanan dan dilakukan oleh operators.
3. Batched and sequenced put away
   Barang masuk akan di pilah-pilah untuk put away per zone di dalam Gudang dan per lokasi.
4. Interleaving
   Kombinasi antara put away dan let down

Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa).
Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam proses put away/let down diantaranya:

1. Letak lokasinya jauh, letakan saja ditempat yang terdekat
2. Pallet bentrok, jalanpun berkelok
3. Picking face penuh, sisa letdown terjatuh
4. Tak ada forklift, memanjatpun jadi
5. Konfirm dokumen put away sebelum put away
6. Malas mencatat, (dijamin) malang didapat