Stock Take

Stock Take

Persiapan Stock Take

Bagi orang gudang, Stock Take/Opname adalah:
· Hajatan besar dan ritual wajib untuk dilaksanakan
· Tingkat gengsi sebuah gudang
· Ajang “silaturahmi” antara gudang dan non gudang

Ada dua aktifitas yang hampir sama didalam proses penghitungan barang:

Stock Take/Stock Opname:
Penghitungan kesesuaian antara stock fisik dan stock system dimana perbedaan yang timbul akan diproses kedalam finansial dalam periode tertentu.

Cycle Count
Penghitungan kesesuaian antara stock fisik dan stock system dimana perbedaan yang timbul tidak akan diproses kedalam finansial setiap saat

Target yang akan dicapai didalam stock take adalah:
1. Barang dalam kondisi lengkap dengan data lokasi, qty dan kualitas
2. Waktu pelaksanaan : bulanan
3. Metode :
• Blind checking
• Double checking
4. KPI : 100%

Tips:
Kesuksesan Stock Take bukan ditentukan di saat pelaksanaan stock take, tetapi akan ditentukan pada saat persiapan yang dilakukan menjelang stock take.

Persiapan stock take yang sempurna akan menghasilkan akurasi stock take yang tinggi.

Lima persiapan yang harus dilakukan:

1. Menentukan tanggal pelaksanaan stock take
2. Menyiapkan team
3. Menata barang dan lokasi stock take
4. Menata dokumen pendukung operasional
5. Training dan pelaksanaan stock take


1.Menentukan tanggal pelaksanaan stock take

Stock take harus dilakukan pada saat tingkat operasional di warehouse sangat rendah. Semakin sedikit barang yang akan dilakukan stock take maka akan semakin akurat hasil stock take.
Secara umum tanggal yang terbaik untuk melakukan stock take adalah pada minggu 1 atau maksimal minggu ke 2 dimana kondisi barang secara umum sedang dalam berada dititik terendah.
Dikarenakan stock take kadang memerlukan waktu lebih dari 1 hari dan harus dilakukan tanpa terganggu adanya operasional, maka sebaiknya stock take dicarikan hari-hari libur seperti Sabtu – Minggu.

2.Menyiapkan team

Team pelaksana stock take harus disiapkan dengan cermat karena ditangan merekalah akurasi dan kecepatan stock take dipertaruhkan.
Team yang harus ada didalam pelaksanaan stock take:

a) Leader
b) Help desk
c) Counter 1,2,3
d) Data Entry

e) Cross Check
a. Counting
b. Out put data entry

f) General
a. System
b. Non System
c. Konsumsi

Leader: adalah pemimpin didalam sebuah stock take. Biasanya leader stock take minimal seorang supervisor warehouse. Leader memiliki tugas-tugas sbb:
· Membentuk team stock take
· Briffing prosedur pada saat stock take dimulai
· Memantau pelaksanaan stock take
· Memastikan hasilnya akurat

Help desk: adalah team yang mempersiapkan perlengkapan dan dokumentasi yang dibutuhkan didalam pelaksanaan stock take. Fungsi dari team ini adalah:
· Menyiapkan form A dan B
· Mendata team pelaksana
· Menyerahkan hasil hitungan ke Team Verifikasi

Counter: adalah team yang melaksanakan stock take. Pada umumnya terdiri dari minimal 2 orang dimana salah satunya adalah orang non warehouse. Jika memungkinkan, 3 orang adalah yang terbaik dimana komposisinya adalah 1 orang warehouse, 1 orang finance dan 1 orang netral dari kedua department tadi.

Counter terdiri dari:

Staff Penghitung
· Menuju lokasi yang ditentukan oleh staff pencatat
· Melakukan penghitungan sesuai lokasi
· Merapikan barang yang telah dihitung

Staff Pencatat
· Menyaksikan kebenaran proses penghitungan
· Mencatat hasil hitungan sesuai dengan lokasinya
· Mencatat nama barang yang ditemukan didalam form tambahan
· Tanda tangan form dan menyerahkan kepada help desk

Team recount:
· Menerima form A - form B yang berbeda
· Melakukan penghitungan sesuai lokasi
· Menentukan mana yang benar sesuai hasil hitungan ulang
· Tanda tangan dan menyerahkan kepada help desk

Data entry: adalah team yang memasukan data hasil penghitungan kedalam system.
· Memasukan hasil penghitungan kedalam system
· Paraf/tanda tangan pada form stok take
· Mencetak hasil input-an stock take

Cross check: adalah team yang melakukan pengecekan terhadap hasil hitungan baik sebelum diinput ataupun setelah diinput kedalam system.
Untuk pengecekan hasil stock take sebelum di entry kedalam system, perlu dilakukan tahapan sbb:
· Cek hasil hitungan pada form A dan form B
· Jika sama, berikan tanda centang
· Jika beda, beri tanda stabilo
· Paraf/tanda tangan hasil verifikasi
General: adalah team yang memiliki fungsi untuk mendukung aktifitas stock take agar lancar dan tidak ada hambatan didalam pelaksanaanya. Dukungan yang diberikan meliputi aspek fisik dan non fisik.

· Perapihan fisik
· Perlengkapan stock take
· Pulpen 2 warna
· Sticker 2 warna
· Kalkulator
· Meja jalan
· Stepler
· Meja kursi
· Tehnis
· Konsumsi

3.Menata barang dan lokasi stock take

Salah satu tugas dari team general adalah merapihkan barang dan lokasi stock take. Perapihan perlu dilakukan agar pada saat dilakukan penghitungan nanti tidak terjadi kesalahan isi karton atau kesalahan lokasi barang misalnya.
Perlu diberikan tanda (signage) terhadap lokasi atau barang-barang yang tidak dihitung atau yang masih bermasalah dan belum diproses kedalam system.
Kebersihan lokasi dan kerapihan barang-barang yang ditata di rak atau di pallet akan memberikan kecepatan dan keakuratan yang tinggi.

4.Menata dokumen pendukung operasional

Sama dengan penataan yang dilakukan terhadap barang, dokumen pendukung operasional pun perlu ditata dengan baik. Dokumen konsinyasi misalnya, adalah dokumen yang paling penting yang perlu disiapkan karena secara fisik barang tsb tidak ada tetapi masih tercatat didalam system. Terhadap hal ini, perlu dilakukan stock take antara data yang tercatat didalam system dengan data yang tersedia didalam fisik dokumen pendukung konsinyasi tsb. Jika tidak terdapat dokumen konsinyasi yang sesuai dengan data system, sudah pasti akan terjadi miss stock – stock hilang.

5.Training dan pelaksanaan stock take
Training harus dilakukan setiap saat pelaksanaan stock take akan dimulai. Seperti halnya yang dilakukan oleh pramugari didalam pesawat pada saat akan take off, maka leader stock take harus melakukan training singkat kepada seluruh team pelaksanaan stock take.

Proses stock take dilakukan dengan cara:

· Menuju lokasi barang
· Cek nama barang vs fisik
· Cek Batch No dan Expiry date
· Hitung kuantiti barang
· Tandai dengan sticker kertas sebelah kanan disamping kode rak
· Tanda tangani form stock take
· Serahkan kepada help desk

Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Stock Take

· Memindahkan barang-barang dari tempat semula tanpa persetujuan system
· Menginjak-injak barang-barang pada saat menghitung
· Menebak/menerka jumlah barang yang diragukan paletnya
· Menandai formulir dengan tulisan/angka yang menyesatkan

Tips2:
· Lakukan pada minggu-minggu sepi
· Minimalkan stock yang ditangani
· Pastikan bahwa semua team mengerti bentuk form yang akan dipergunakan
· Minimalkan staff menuliskan nama barang dan data pendukung lainnya
· Jangan merubah data-data didalam form stock take tsb
· Berikan solusi yang jelas dan sudah disetujui bersama:
· Barang tdk sama di lokasi dengan di form
· Barang beda batch number/exp date
· Barang kosong sementara di form disebutkan nama dan jenis barangnya
· Ada lebih dari 1 barang di lokasi yang sama

FMCG vs FARMASI

 

FMCG vs FARMASI

Ada pertanyaan menarik saat kumpul-kumpul dengan teman-teman yang berkecimpung didalam Logistic dan 3PL, “Kenapa masih jarang 3PL untuk barang-barang farmasi ?”.
Coba lihat TNT, Exel, Davids atau Linfox, 3PL yang berlebel asing atau yang buatan local seperti Gotrans, SCL dan sejenisnya kebanyakan mereka berkutat dalam Fast Moving Consumer Goods (FMCG) seperti Sabun, Shampoo, Susu atau Minyak Goreng. Lantas kenapa group Pinisilin, Kapsul, Jarum Suntik dan Cairan Infus jarang (kalaupun ada sangat kecil) terpublikasikan ?

Apa sih sebenarnya beda penanganan antara FMCG dan Pharmacy ?

Logistik: harga barang bukanlah pembatas

Orang logistic biasanya orang yang paling bijaksana. Ia tidak membedakan penanganan antara barang A dan barang B hanya dikarenakan perbadaan harga. Baginya, harga adalah sesuatu yang ‘tabu’ untuk menjadi konsumsi umum. Baginya pula, apapun jenis barangnya, pelayanan nomor satu adalah kewajibannya.
Pengantar tsb diatas ada hubungannya dengan pendapat dari sebagian insan logistic yang bilang bahwa banyak 3PL yang tidak menangani farmasi karena harga barang-barangnya sangat mahal.
Dengan pendapat ini, maka gugurlah teori harga mahal tsb. Artinya tidak ada pembatasan yang menjadikan barang-barang farmasi ‘haram’ disamakan perlakukanya sebagaimana FMCG mendapat perlakukan 3PL. Namun saya yakin, pernyataan ini belum menjawab pertanyaan diawal bahasan ini bukan ?! Oleh karenanya mari kita bahas secara komparatif antara FMCG dan farmasi.

1.Komparatif didalam Volume

FMCG sangat besar bermain didalam volume. Coba bayangkan Makro, Carefour atau Giant yang hampir 99% barangnya adalah FMCG. Apakah ada toko yang berjualan farmasi sebesar mereka ? Seberapa besarkah apotik yang terbesar yang menjual produk-produk kesehatan ?. Pasti tidak ada yang menyamai luasan yang dibutuhkan oleh FMCG.

Sayangnya, besarnya volume yang dibutuhkan dalam penanganan FMCG tidaklah sebanding dengan besarnya nilai inventory yang harus disandang. Mari bandingkan lagi harga sekarton mie instant yang berukuran 40 cmx 50 cmx 50cm (1000cm3) dan bernilai maksimal Rp. 40,000 dengan salah satu obat hormonal pertumbuhan yang cuma membutuhkan ukuran 4 cmx 5cmx 5cm (100cm3) memiliki nilai inventory Rp. 4,000,000. Luar biasa ! dengan volume yang hanya 1/10nya tetapi farmasi mempunyai nilai inventory yang 100 kali.

2.Komparatif didalam penanganan barang

FMCG adalah barang sehari-hari yang umumnya ditangani dengan cara yang sangat sederhana sebagaimana kita menangani barang-barang tsb dirumah. Bayangkan bagaimana anda menangani shampoo atau pasta gigi, pasti tidak sesulit anda menangani sebuah obat untuk pencegah diare yang harus disimpan didalam lemari berpendingindan ketat dengan jadual kadaluarsa yang pendek serta harus peka terhadap perubahan warna cairan yang didalamnya.

Tanggal kadaluarsa mungkin masih dibilang sama pentingnya antara FMCG dengan farmasi, namun kalau dilanjutkan dengan kode produksi (batch number) dan suhu penanganan barang pastilah FMCG tidak sedemikian ketat. Farmasi mengharuskan penanganan barang hingga kelevel kode produksi dan penanganan suhu yang sangat keras aturannya. Secara umum farmasi memiliki 4 level suhu penanganan yaitu suhu kamar (25-30oC), suhu dingin (15-23oC), suhu chiller (2-8oC) dan suhu beku (-20oC). Range yang terbesar terletak diantara suhu dingin dan suhu chiller dimana jumlah jenis barang ini sekitar 60-80% dari total rata-rata barang yang ditangani.

Kekhususan penanganan barang farmasi ini tidak hanya diharuskan didalam warehouse saja, tetapi sudah dimulai pada saat penerimaan barang hingga barang dikirimkan ke konsumen. Didalam transportasi, penanganan farmasi tetap memerlukan jurus-jurus khusus yang tidak boleh dikurangi. Ice pack, dry ice dan sterofom box adalah perangkat tambahan yang paling sering dikenal didalam industri farmasi ini disamping pallet, rak, forklift dan shrinking plastic yang umum didalam FMCG.

3.Komparatif didalam tipe konsumenya

Secara sederhana tipe konsumen farmasi pasti berbeda dengan tipe konsumen FMCG. Lihatlah truck-truck susu yang antri di Carefour atau Matahari, mereka antri berjam-jam dan memerlukan waktu yang berjam-jam pula didalam pembongkarannya. Transporter antri menunggu jadual konsumen yang memang setiap harinya menangani berpuluh-puluh prinsipal. Lalu tengoklah transporter yang antri di Apotik Bhakti Farma misalnya, hampir tidak ada antrian yang serupa. Atau mampirlah ke RS Karya Medika Bogor, adakah truck yang antri disana melebihi 5 setiap waktunya ?.
Konsumen farmasi sangat berbeda dengan konsumen FMCG didalam pola kebutuhan barangnya. Sangat jarang apotik atau RS yang menyimpan barangnya sebagai bagian dari inventory mereka, alasanya sederhana karena harganya yang mahal dan jenis barangnya yang beragam serta sudah menjadi bagian dari pelayanan umum bahwa setiap saat mereka butuh prinsipal harus segera mengirimnya dalam waktu 3-4 jam. Service ini sering disebut Cito. Cito menjadi bagian paling bergengsi dari setiap prinsipal atau distributor farmasi dimana semakin pendek waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang semakin „hebat“ lah ia didalam dunia persilatan farmasi.
Dari segi jumlah konsumennya, jelas FMCG lebih banyak dibandingkan dengan farmasi. Bahkan untuk beberapa jenis farmasi tertentu –misalnya obat pengembangan bayi tabung—tidak disetiap kota besar ada dan dapat dihitung jumlahnya didalam satu negara.
Secara umum bisalah dikatakan kalau transport FMCG menunggu antrian diarea parkir, sebaliknya transporter farmasi ditunggu oleh konsumennya.

3PL Farmasi : Kenapa Tidak ?!

Membandingkan (komparasi) antara volume, penanganan barang dan tipe konsumennya sebenarnya sudah dapat menjawab bagaimana tipical dari inventory yang harus melandasi bisnis di industri ini. Volume yang kecil, harga yang tinggi, penanganan yang komplek dan tipe konsumen yang menunggu adalah kunci didalam pengelolaan inventory farmasi. Ke empat kunci tsb akan mensyaratkan inventory di farmasi haruslah ramping namun lengkap dan terkoordinir namun fleksibel. Peranan analisa dan system yang dipergunakan harus mampu memberikan rasa aman bagi team inventory untuk memastikan bahwa barang-barang yang diorder/disimpan telah memenuhi ke 4 kunci utama tsb.

Lantas bagaimana dengan 3PL nya ? Bisnis 3PL haruslah menyelami pola inventory yang ada didalam industri ini sesuai dengan tujuan 3PL yaitu memberikan kecepatan dan keoptimalan inventory dengan biaya yang serendah-rendahnya. Ada baiknya 3PL memikirkan kondisi warehouse yang harus minimal 3x lebih bersih dan lebih baik dibandingkan FMCG namun dengan luasan yang bisa 1/5xnya. Jumlah karyawanpun demikian, tidak perlu sebanyak FMCG tetapi dengan mutu dan kualitas yang lebih baik untuk pemahaman penanganan barangnya. Yang sulit adalah transportasinya, karena volume yang kecil dan jumlah outlet yang juga tidak banyak maka penanganan transportasi farmasi memerlukan inovasi yang lebih tinggi. Kondisi kendaraan tidak bisa sama dengan kondisi kendaraan yang dipergunakan oleh FMCG secara umum dan tipical sopirnyapun tidak sama dengan tipe sopir yang biasa melayani FMCG.

Disinilah sebenarnya kartu truft 3PL farmasi, bagaimana penanganan transportasi sehingga biaya yang ditimbulkan akan seringan mungkin

Job Desc & SOP

 

Job Description dan SOP SCM

Job Description (Penjabaran Kerja) adalah:
Detail jabaran kerja yang harus dilakukan oleh sebuah posisi didalam suatu organisasi kerja yang mencakup hak dan kewajibannya yang berkaitan dengan fungsinya didalam menjalan tugas sehari-hari

Standard Operating Procedure (SOP) adalah:
Cara menjalan tugas (dengan baik dan benar) agar sesuai dengan Jobs Description dan dapat dijadikan PATOKAN terhadap suatu proses kerja baik yang berhubungan dengan system, operasional dan antar organisasi

Job Description didalam penerapannya harus memenuhi beberapa persyaratan:

· Mewakili posisi/jabatan didalam gudang
· Tidak mengenal jumlah karyawan
· Dapat disiapkan terlebih dahulu sebelum posisi tsb ada
· Merupakan target KPI yang harus dicapai

Didalam sebuah warehouse, Job desc dapat disiapkan untuk posisi-posisi yang berhubungan dengan proses kerja dan aktifitas pergudangan. Secara lebih besar, didalam suatu organisasi sebuah Supply Chain Management yang besar, Job Desc tetap menjadi acuan penting didalam setiap kegiatannya.

Job Description di Warehouse:

· Warehouseman
· Forklift Driver
· Checker (in/Out)
· Warehouse Supervisor (Adm/Return dll)
· Warehouse Administration
· Warehouse Manager
· Return Administration
· Inventory Control
Salah Satu Struktur Organisasi Supply Chain Yang Besar

Bentuk umum Job Desc:

· Posisi: detail jabatan per masing-masing posisi
· Department: bagian dimana jabatan tsb berada
· Supervisor: atasan dari jabatan yang dimaksud
· Tujuan: apa yang akan dicapai dengan adanya posisi tsb
· Tugas & Tanggung Jawab:
· Kewajiban dan tanggung jawab dari jabatan tsb
· KPI: angka-angka atau kualitas yang terukur pada posisi tsb


Standard Operating Procedure (SOP)

SOP di Logistik:

§ SOP Goods Receiving
§ SOP Put Away
§ SOP Picking
§ SOP Return
§ SOP Pengiriman
§ SOP Inventory Checking
§ SOP Stock Take
§ SOP Penanganan Komplen

Didalam sebuah SOP harus berisi hal-hal sbb:

1. Definisi
2. Tujuan
3. Jenis aktifitas
4. Bagian terkait
5. Referensi
6. PROSES
7. Perubahan Major dari versi sebelumnya

1.Definisi

Menjelaskan mengapa diadakan aktifitas tsb dan mengapa harus ada SOP untuk pengaturan pelaksanaanya.
Contoh pada SOP Penerimaan barang:
“Goods Receiving adalah aktifitas penerimaan barang dari local dan import kedalam gudang pusat untuk kemudian dilakukan aktifitas put away (PA)”

2.Tujuan

Apa tujuan aktifitas yang dilakukan sehingga karyawan dapat mengetahui mengapa ia melakukan pekerjaan tsb.
Contoh pada SOP Picking:
“Picking dilakukan untuk mempersiapkan barang-barang pesanan dari konsumen dan alokasi ke distributor/cabang-cabang sesuai dengan Picking list yang tercetak”

3.Jenis Aktifitasnya

Ada berapa jenis aktifitas yang berhubungan dengan SOP tsb.
Contoh pada SOP Penerimaan barang:
“Mengambil barang dari principal
Menerima barang dari prinsipa”

4.Bagian terkait

Didalam menerapkan SOP tsb, agar diperoleh hasil yang maksimal maka diperlukan kerja sama antar bagian. Perlu dijelaskan bagian mana saja yang harus ikut membaca dan menerapkan SOP.
Contoh pada SOP Picking:
· Admin staff
· W/H Team Leader
· Warehouseman
· Forklift driver

5.Referensi

Referensi diperlukan jika perusahaan memiliki standard tertentu didalam pelaksanan pekerjaan tsb. Misalnya ISO 9001 atau GDP atau GMP.
Contoh :
· Referensi ISO 9001:2008 QM 3.13
· Referensi GDP Klausul 17

6.Proses

Ini adalah inti dari SOP. Didalam proses dijelaskan secara detail bagaimana proses dimulai, dilaksanakan dan diakhiri. Jika diperlukan proses ini dapat berhubungan dengan SOPlainnya atau dilengkapi dengan Working Instruction.

7.Perubahan Major dari versi sebelumnya

Jika ada SOP sebelumya, maka harus dicantumkan perubahan-perubahan yang dlaksanakan pada point apa dan mengapa hal tsb dirubah

Goods Distribution Practice (GDP)

Goods Distribution Practice (GDP)

GDP
GDP masih menjadi hal yang baru di Indonesia untuk diterapkan didalam aktifitas logistik sehari-hari. Standar penanganan logistik tertinggi ini masih belum banyak difahami oleh pegiat dan pekerja di logistik.

Secara khusus GDP diterapkan didalam industri farmasi/obat-obatan dengan nama lokal yaitu CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik) dan dikontrol secara langsung oleh BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan). Namun ternyata tidak ada yang salah saat prinsip-prinsip GDP ini diterapkan disemua jenis industri selain industri farmasi.

Good Distribution Practice atau GDP adalah sistem jaminan kualitas yang berhubungan dengan persyaratan :
– pengadaan,
– penerimaan,
– penyimpanan dan
– pengiriman obatobatan

Dengan menerapkan klausul-klausu GDP didalam logistik yang dijalankan, maka akan diperoleh komitmen yang jelas terhadap tujuan pencapaian kepuasan pelanggan yang diakomodasikan pada pelayanan penanganan barang dengan sempurna dan pengiriman yang terjamin serta adanya pengembangan-pengembangan yang berkelanjutan terhadap system operasional logistik yang dijalankan.

Komponen GDP terdiri dari 20 klausul yang dikontrol secara langsung oleh WHO dan edisi terakhir yang dipublikasikan adalah edisi tahun 2006. 17 diantaranya yang terpenting yang mencakup organisasi aktifitas logistic.

Komponen-komponen GDP :

1. Organization and management
2. Personnel
3. Quality management
4. Warehousing and storage
5. Vehicles and equipment
6. Containers and container labelling
7. Dispatch
8. Transportation and products in transit
9. Documentation
10. Repackaging and relabelling
11. Complaints
12. Recalls
13. Rejected and returned products
14. Counterfeit pharmaceutical products
15. Importation
16. Contract activities
17. Self inspection

Penjabaran masing-masing klausul GDP akan dilakukan secara praktis dan disesuaikan dengan kondisi logistik di Indonesia secara umum:

1.Organization and management

Diperlukan adanya struktur organisasi management yang jelas, ringkas dan memiliki fungsi yang saling mendukung satu dengan yang lainnya.
Karena fokus GDP lebih banyak kearah warehouse dan distribusi, maka harus dipastikan bahwa dibagian tersebut telah berjalan struktur yang jelas dan memiliki fungsi tangkal terhadap adanya suatu permasalahan.
Kelengkapan Job description yang sejalan dengan kondisi gudang dan distribusi serta kelengkapan Standard Operationg Procedure (SOP) yang dijalankan secara konsisten akan memberikan jaminan bahwa managemen memiliki komitmen tinggi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan sempurna.

· Struktur organisasi yang jelas – otorisasi & tanggung jawab
· Job description yang jelas
· Change management
· Prosedur keselamatan – personel dan property, proteksi lingkungan.

2.Personnel

Persyaratan terhadap karyawan yang menjalankan aktifitas logistik harus disiapkan dan dipenuhi secara utuh didalam pelaksanaanya.
Seorang warehousmen misalnya, harus memiliki kapabilitas untuk membaca dan menulis, pendidikan minimal SMA dan memiliki penampilan yang sopan dan bersih adalah salah satu contoh bagaimana persyaratkan terhadap seluruh level posisi disiapkan.
Training terhadap karyawan dan evaluasi yang dilakukan terhadap training tsb akan memberikan nilai tambah didalam pengembangan ketrampilan karyawan.
• Training GDP bagi seluruh staff
• Staff yang cukup dan berpengalaman didalam standar mutu nasional
• Data training yang tercatat
• Perlengkapan kerja
• Prosedur higienis karyawan
• Prosedur P3K
• Pembagian penempatan staff yang jelas

3. Quality management

Jaminan kualitas managemen merupakan suatu jaminan yang diharuskan tersedia terhadap pelaksanaan aktifitas logistik. Quality Management ini mencakup :
• Struktur organisasi, prosedur, process dan sumber.
• Aktifitas yang sistematis.
• Sumber barang dan partner yang disetujui
• Aktifitas yang dapat di tracking
• Inspleksi dan setifikasi (ISO)

4.Warehouse and Storage

Kondisi warehouse dan tempat penyimpanan menjadikan area yang paling banyak fokusnya didalam penerapan GDP ini.
• Akses staff terbatas
• Kapasitas yang cukup dan terpisah
• Kuarantine
• Penolakan
• Pembatalan
• Pengembalian (return)
• Bersih dan rapih
• Suhu/Kelembaban yang tercatat
• Kebersihan
• Aman dari gangguan cuaca
• Barang berbahaya : dipisahkan
• FEFO
• Penerangan yang cukup
• Stock Rotasi & Stock Kontrol
• Stock take yang rutin
• Investigasi stock

5.Vehicle and Equipment

Kondisi kendaraan dan peralatan pendukung logistik merupakan bagian kedua yang memiliki klausul terberat yang meliputi:
• SOP penanganan kendaraan secara keseluruhan
• Keamanan kendaraan terhadap barang dan orang yang menggunakannya
• Kebersihan kendaraan dan tidak menimbulkan kontaminasi barang yang dibawanya
• Dedikasi khusus untuk obat-obatan, jika tidak maka harus ada prosedur yang mengatur bagaimana proses penggantian untuk barang-barang non obat-obatan
• Pest control pada kendaraan
• Bahan untuk membersihkan harus ramah lingkungan dan tidak merupakan sumber kontaminasi dengan barang yang dibawanya
• Pencatatan suhu dan perubahanya, mapping suhu dan kalibrasi suhu kendaraan
• Kapasitas yang cukup
• Adanya pemisahan untuk barang yang baik, barang return/tolakan dan barang recall.
• Label yang jelas pada setiap kemasan barang

6.Container and Container Labelling

Penyediaan sarana pengemasan didalam pengiriman memerlukan perhatian penting terutama pemberian label alamat tujuan dan jenis barang agar kesalahan didalam pengiriman dapat dihindarkan.
Kontainer pengiriman disyaratkan sbb:
• SOP untuk penanganan kerusakan kontainer dan dampak kontaminasi yang ditimbulkan
• Kemasan yang digunakan harus anti kontaminasi dan tidak menimbulkan efek negatif pada obat-obatan yang ada didalamnya
• Kemasan dapat melindungi dari pengaruh cuaca luar dan mikrobiologi
• DIlengkapi dengan label-label yang menjelaskan cara penanganan barang didalamnya
• Kode international/national yang digunakan di label
• Perlu penanganan khusus untuk barangbarang yang menggunakan dry ice.

7.Dispatch

Pengiriman barang atau dispatching harus memiliki hal-hal sbb:
• SOP pengiriman yang jelas
• Kontrak yang jelas dengan transporter
• Datadata yang diharuskan ada:
• Nama & alamat
• Tanggal keberangkatan
• Nama barang, Qty dan batch number/Exp date
• No DN/Invoice
• Seluruh data tersedia sehingga memudahkan jika suatu saat harus dilakukan recall terhadap barang tsb.
• Skedul delivery
• LIFO (Last In First Out)

8. Transportation and products in transit

Jika memang pengiriman dilakukan dengan cara transit disuatu tempat, maka perusahaan harus memiliki aturan dan ketentuan didalam pelaksanaan transit barang tsb.
• SOP - Mendapatkan informasi dari supplier/pabrik mengenai prosedur penanganan barang didalam transportasi dan transit
• Dilengkapi prosedur penyimpanan dan transportasi:
• Identitas barang tidak hilang
• Barang tidak terkontaminasi dan mengkontaminasi barang lain
• Barang aman dari kebocoran, kerusakan atau pencurian
• Temperatur yang sesuai dengan standar yang disyaratkan
• Tidak melebihi standard penyimpanan suhu maksimal yang disyaratkan
• Menyediakan peralatan, memonitor dan mencatat kondisi-kondisi khusus yang disyaratkan
• Barang-barang yang berbahaya harus ditangani ditempat yang berbeda, khusus dan mudah diawasi
• Tracking kendaraan dan barang didalamnya dan keamanan personal
• Jika diperlukan transit, harus dilakukan dengan dokumentasi yang jelas

9. Documentation

Salah satu yang sangat identik dengan ISO 9001 adalah masalah dokumentasi. Seluruh dokumen yang digunakan baik itu berupa SOP, Working Instruksi, Form maupun catatan (Record) harus memiliki identitas yang jelas dan pencatatan perjalanan dokumen yang tercatat.
• SOP – seluruh prosedur dan dokumentasi pelaksanaan kerja harus jelas dan memiliki kejelasan nama masing-masing
• Seluruh dokumen didistribusikan dengan tertib dan lengkap dengan jalur pembagiannya
• Dokumentasi harus mudah untuk di klarifikasi
• Dokumentasi harus dilengkapi dengan tandatangan fihak-fihak yang berhak dan bertanggung jawab serta memiliki kejelasan tanggal berlaku dan kadaluarsanya
• Dokumentasi tidak dapat dirubah oleh orang-orang yang tidak berhak
• Prosedur dokumentasi harus sesuai dengan aturan lokal
• Dokumentasi harus direview dalam periode tertentu dan update
• Khusus untuk dokumentasi penyimpanan barang harus diselaraskan dengan aturan standar WHO/BPOM
• Dokumentasi untuk pencatatan suhu harus disimpan minimal 1 tahun setelah barang yang disimpan
• Jika pencatatan suhu dilakukan dengan elektronik, diharuskan memiliki back up pencatatan secara manual

10. Repackaging & relabelling

Repacking adalah aktifitas pengemasan kembali kemasan terkecil suatu barang. Kemasan ini dapat berubah karena adanya peraturan mempergunakan bahasa Indonesia didalam kemasannya atau memang diperlukan pergantian kemasan besar menjadi kemasan yang lebih kecil.
Secara umum, aturan rapacking atau relabelling harus berdasarkan Goods Manufacturing Practice (GMP) sehingga sangat jarang perusahaan yang melakukan aktifitas ini.
• Repacking dan relabeling harus disesuaikan dengan konsep GMP

SAP

SAP : "Setan Aja Pusing"

SAP ….. so what gitu lho ?!

SAP, “Setan Aja Pusing !” , “Gak gaul kalau system gudang loe gak pake SAP !”. Mungkin begitu ungkapan yang rada pas kalau bahasa logistik diterjemahkan dalam bahasa gaul sehari-hari mengenai sebuah system komputer yang paling sering menjadi perhatian di dunia supply chain.
Pertanyaanya adalah, apakah mereka benar-benar mengerti apa itu SAP atau mereka memang mengerti benar-benar bagaimana SAP itu.

SAP: “Setan Aja Pusing !”
Peringatan: Jangan bayangkan ungkapan diatas !. Tidak ada hubungannya antara SAP dengan agama dan tidak ada hubungannya antara setan dengan system komputer. Banyak diantara kaum logistic berseloroh bahwa SAP memiliki arti demikian, Setan Aja Pusing. Yang dimaksud oleh mereka adalah begitu sulitnya SAP dalam persiapan, implementasi dan reviewnya sehingga bagi kalangan yang „setengah berputus asa“ menjadikan kepanjangan SAP menjadi demikian. Begitu juga bagi beberapa management level atas yang merasa ‚kisruh’ dengan SAP memiliki arti tersendiri, karena sering lambatnya koneksi dalam mengoperasikan SAP, maka yang muncul dibenak mereka pada saat mengoperasikan SAP adalah Sit And Pray (duduk dan berdoa). Taruhan, tanyakan pada teman anda yang katanya pernah ber-SAP-ria, apa kepanjangan SAP. Pasti lebih dari 75%nya salah menjawabnya !
Kalau mau yang benar, silahkan teruskan membaca tulisan ini.

SAP itu apa sih ?

Singkatannya SAP adalah System Application and Product in data processing. SAP adalah program yang diciptakan untuk membantu kelancaran sebuah organisasi/ perusahaan sehingga dapat mencapai efisiensi yang tinggi. SAP terdiri dari beberapa modul yang masing-masing memiliki kekhususan dalam aktifitasnya. Beberapa modul yang sering dikembangkan dalam suatu organisasi adalah SD – Sales & Distribution, adalah modul yang digunakan dalam peningkatan efisiensi pengelolaan customer order seperti proses order, pengiriman dan penagihan. Yang kedua adalah MM – Material Management, membantu menjalankan proses pembelian dan pengaturan sediaan barang. Disinilah implementasi system pergudangan dikembangkan dengan sebutan Warehouse Management System (WMS). Modul yang ketiga yang sering dikembangkan menyangkut Finance and Controlling disebut dengan FICO. Masih ada beberapa modul lagi yang menyangkut masalah Personalia (HR Management), transportasi, QM (Quality Management) dan AM (Asset Management).
Salah satu kelebihan yang dibanggakan didalam SAP adalah keintegrasian antar keseluruhan modul-modul diatas sehingga suatu proses tidak harus dijalankan berulang-ulang tetapi cukup dengan proses seperti ban berjalan. Integrasi dari system ini dimungkinkan dengan adanya dua macam source data di SAP, Master data dan Data transaksi.

Seandainya Anda Harus Ber SAP

Yang terpenting dalam proses implementasi SAP adalah tahapan-tahapan yang harus dilalui dengan teratur. Tahapan ini saling mendukung satu dengan lainnya dan pada akhirnya akan menentukan ‘kelaikan’ dari system ini.
Dibawah ini adalah salah satu contoh tahapan yang biasanya dilakukan oleh konsultan SAP dalam melakukan perencanaanya:

1. Kick Off Meeting : 8 December 20XX
2. Blueprint : 29 Nov 2004 – 31 Dec 20XX
3. Gather Requirements : 30 Nov – 1 Dec 20XX
4. Organization structure : 2-3 Dec 20XX
5. Business Process Discussion : 6 – 17 Dec 20XX
6. Business Process Documentation : 6 – 22 Dec 20XX
7. Blueprint Validation : 27 – 28 Dec 20XX
8. Blueprint Sign Off : 29 Dec 20XX
9. Realization : January – February 20XX
10. Final Preparation : March 20XX
11. Go Live and Support : April 20XX

Dari tahapan diatas nampaklah bahwa untuk menyiapkan SAP menjadi suatu system yang unggul dan berdaya guna, diperlukan waktu, tahapan dan biaya yang tidak sedikit.


9 Tips mencapai SAP yang Sukses dan Menggembirakan.

Sulit memang mencari komentar yang jujur mengenai ‘enak tidak’nya SAP menjadi sebuah system di perusahaan. Rata-rata mereka selalu membandingkan antara sebelum dan sesudah pelaksanaan SAP. Padahal biasanya perusahaan menerapkan SAP bukan hanya berfikir mengenai kemudahan saja terapi lebih cenderung pada control dan perencanaan inventory yang lebih baik.
Paling tidak ada 9 tips yang dapat dijadikan referensi dalam pengembangan SAP mulai dari awal hingga berhasil dengan menggembirakan.

Tips 1: Sumber data (Source data), harus dipersiapkan dengan baik dan benar. Jika data yang dipersiapkan memiliki banyak kelemahan dan kesalahan, dijamin 100% akan terjadi bencana nasional diperusahaan tsb dan sumpah serapah akan muncul karena operasional berjalan lebih lambat dari seekor siput dan lebih panjang dari yang dibayangkan.

Tips 2: Stabilitas transaksi (Stability order transaction), SAP tidak dipersiapkan untuk pekerkaan yang ditumpuk atau ditunda-tunda. Demikian juga perlunya dipersiapkan rangkaian order yang stabil dan meningkat dari waktu kewaktu. Itulah sebabnya biasanya Go Live nya SAP selalu diawal bulan karena mengejar load yang sedang minim-minimnya.

Tips 3: Training yang berkecukupan (Enough training, training tidak hanya dilakukan oleh staff inti (Super user) tetapi lebih penting adalah staff yang terlibat langsung day to day operation. Semakin banyak berlatih dengan data simulasi yang ada, maka staff akan semakin canggih dan faham benar mengenai perjalanan system ini.

Tips 4: Dokumentasi,adalah pencatatan mengenai problem dan solusi yang dilakukan. Semakin baiknya dokumentasi yang tersedia akan mempermudah staff untuk memecahkan permasalah serupa yang timbul. Seringnya diadakan review adalah salah satu cara terbaik dalam mengantisipasi permasalahan ini.

Tips 5: Kesiapan Mental (Mentality), perlu dipastikan bahwa seluruh staff telah siap dengan pengimplementasian SAP. Staff harus 2x lebih disiplin dibandingkan sebelumnya karena dengan SAP, mereka akan tahu apakah mutu kerja staff merah atau biru.

Tips 6: Kreatifitas, kadang diperlukan kreatifitas yang ‘legal’ didalam pengembangan SAP. SAP diciptakan sangat ketat sehingga penyesuaian-penyesuaian perlu ditambahkan.

Tips 7: Penyiapan Laporan (Report preparation), perlu dipastikan bahwa aneka macam report sudah dipersiapkan dalam tahapan-tahapan sebelum implementasi SAP. Hal yang lebih penting adalah memonitor progress SAP dari waktu kewaktu.

Tips 8: Impact didalam Administrasi (Administration impact), dari beberapa project yang diamati nampaklah bahwa konsumsi kertas dan waktu administrasi akan semakin besar. Dengan menyadari impact yang muncul ini, perlu sekali dipersiapkan sumber-sumber tenaga yang siap setiap saat.

Tips 9: Impact didalam Transport, biasanya pelaksanaan SAP akan berdampak pada keterlambatan proses pencetakan dokumen seperti invoice, put away list dsb.


Alasan-Alasan Tidak Mau SAP

SAP memang menciptakan urutan-urutan kerja yang tidak boleh diacak-acak. Semuanya harus berjalan dari A ke B, ke C dan akhirnya ke Z.

Penundaan pada salah satu proses jelas akan berdampak pada ketidak lancaran pada proses selanjutnya. Dan masalah penundaan ini adalah masalah klasik di negeri ini sehingga alasan ini menjadi peringkat no 1 disini.

Masalah lainnya yang sering muncul adalah sulitnya melakukan koreksi setelah data dip roses di system. Memang benar ! Di SAP apapun yang dimasukan akan dijadikan source data yang kelak akan dipergunakan. Koreksi di SAP tidaklah semudah dengan membuka file master dan melakukan update, tetapi lebih cenderung pada proses sebagaimana anda melakukan kerja dari awal.

Identifikasi master data, seringkali menimbulkan masalah yang klasik juga. Keengganan staff dalam melakukan serah terima barang –misalnya-- adalah alasan mengapa masalah ini duduk diurutan ke 3.

Orang sulit untuk berubah !. Pernyataan ini ada benarnya namun juga ada yang membantah dengan menyatakan bahwa selama penjelasan dan training yang dilakukan cukup maka perubahan pasti bisa diharapkan. Oleh karenanya alasan ini bisa menduduki tempat ke 4 namun bisa juga menjadi alasan utama mengenai kegagalan pengimplementasian SAP.

Alasan ke lima, mahal biayanya. Sekali lagi yang namanya system ---apalagi terpadu seperti SAP--- diperlukan investasi yang tidak sedikit pada hardware, software, license, maintenance dan brainware. Disinilah diperlukan analisa yang sangat dalam dan berjangka panjang untuk memutuskan perlu tidaknya penggunaan SAP ini.
Memang SAP tergolong mahal dan hingga saat ini masih menduduki nomor pertama dalam investasinya dan hal ini sebanding dengan manfaat yang akan dipetik oleh perusahaan jika berhasil mempersiapkan SAP dengan baik ... Smile And Proud.

Jurus Pengaman Inventory : PROVISI

Jurus Pengaman Inventory : PROVISI

Yang menyebalkan : “Inventory selalu tidak benar, karena forecastnya pun tidak pernah benar !” Jika hal tsb benar maka dampaknya hanya 2 kemungkinan, barang akan kadaluarsa atau menumpuk didalam gudang hingga berbulan-bulan.
Tentu perlu jurus jitu

Awas, bacanya Provisi bukan Provinsi ! Jelas bedanya. Walau cuma “n” yang membedakan keduanya, tetapi pemahamannya sangat jauh berbeda.
Provisi adalah biaya yang diperkirakan akan menjadi tanggungan perusahaan dikarenakan adanya kesalahan atau permasalahan yang mungkin akan timbul kelak yang berhubungan dengan keberadaan stock barang.

Bagaimana provisi terjadi ?

Tidak ada satupun perusahaan yang menginginkan membayar provisi pada akhirnya. Karena setiap rupiah pembayaran atas provisi yang terjadi merupakan kerugian langsung yang akan memotong profit yang dihasilkan.
Katakanlah anda merencanakan menjual produk X sebanyak 1000 pada bulan depan dan untuk mencapai penjualan itu anda diharuskan membeli barang sebanyak 1500 buah. Jika penjualan pada bulan mendatang mendekati 1000 atau lebih sedikit, itu tidak menjadi masalah. Namun, tiba-tiba terjadi suatu kondisi dimana karena suatu hal maka penjualan produk X tsb hanya terjual 50, 70 dan 90 pada tiga bulan berturut-turut.

Disinilah masalah anda baru akan dimulai !. Bayangkan, dengan rata-rata penjualan yang hanya 70 unit perbulan, maka sisa stock saat ini menjadi 1290/70 atau sama dengan 18 bulan stock lebih. Dengan kata lain, anda akan menyimpan stock tsb untuk 1,5 tahun kedepan.

Ada potensi kerugian yang akan terjadi jika barang tsb tidak terjual atau terjual tetapi dalam waktu yang demikian lama. Potensi inilah yang akan diperkirakan dan dihitung menjadi “provisi”.

Cara menghitung provisi

Biasanya provisi ditentukan atas kesepakatan manajemen, khususnya keuangan. Misalkan didalam kasus ini ditetapkan bahwa provisi untuk over stock adalah dibawah 6 bulan adalah 50% dan diatas 1 tahun adalah 100%.
Maka cara menghitungnya adalah sbb :

Misalkan masa kadaluarsa barang X adalah 12 bulan. Maka harus dihitung juga potensial kerugian terhadap barang-barang yang akan kadaluarsa menjelang 12 bulan kedepan.
Semua barang X yang akan kadaluarsa 12 bulan kedepan harus dihitung sebagai ‘biaya’ yang harus dianggarkan dan menjadi potensial kerugian yang harus dibayar oleh perusahaan.

Contoh perhitunganya sbb :

Bagaimana Supaya Bebas Provisi ?

Supaya bebas provisi ?! Gampang sekali. Paling tidak ada 4 cara mudah membebaskan perusahaan dari beban biaya provisi.

1. Pembelian dengan konsinyasi
2. Perjanjian pengembalian barang ke prinsipal
3. Akurasi penjualan yang lebih baik
4. Penjualan barang dengan kondisi khusus

Cara 1: Pembelian dengan konsinyasi
Cara ini adalah cara termudah dimana perusahaan dijamin tidak akan dikenakan biaya provisi. Kesulitannya adalah bagaimana mengadakan perjanjian untuk mendapatkan fasilitas Konsinyasi tsb.
Konsinyasi adalah perjanjian dimana prinsipal mengirimkan barangnya ke perusahaan dan pembayarannya dilakukan berdasarkan barang yang terjual di perusahaan tsb. Artinya perusahaan tidak harus membeli kuantitas tertentu dan membayarnya dilakukan sesuai dengan barang yang terjual.

Cara 2: Perjanjian pengembalian barang ke prinsipal
Jika konsinyasi tidak dapat dicapai, carilah jalan bagaimana perusahaan dapat melakukan pengembalian barang (return) ke prinsipal. Pengembalian ini dapat berupa pengembalian barang kadaluarsa, rusak atau kelebihan.
Artinya, perusahaan dapat menghilangkan biaya provisi dengan melakukan pengembalian ‘resiko’ tsb ke prinsipal secara langsung.
Masalahnya adalah tidak semua prinsipal mau melakukan perjanjian “return all in” (barang dapat dikembalian dalam semua alasan seperti diatas).

Cara 3 : Akurasi penjualan yang lebih baik
Kalau kedua cara diatas tergantung dari fihak luar, maka untuk mengantisipasi dari dalam dapat dilakukan dengan cara memperbaiki akurasi (forecast) penjualan. Jika akurasi penjualan sangat tinggi, maka dapat dipastikan resiko biaya privisi akan menjadi minimal.

Cara 4: Penjualan barang dengan kondisi khusus
Jika ketiga cara diatas tidak dapat dilakukan, ada cara lain yang masih memungkinkan perusahaan terbebas dari provisi, yakni dengan melakukan penjualan dengan kondisi khusus seperti pemberian diskon atau perpanjangan waktu pembayaran kepada konsumen. Cara ini memang tidak menjamin perusahaan terbebas 100% dari biaya provisi, tetapi paling tidak dapat mengurangi biaya yang seharusnya timbul.

Kesimpulan

Provisi adalah perhitungan resiko yang menjadi beban perusahaan didalam aktifitas penyiapan persediaan barang (inventory).

Provisi biasanya dikenakan pada dua kejadian:
1. Provisi atas barang-barang yang kadaluarsa
2. Provisi atas barang-barang yang berlebih dibandingkan dengan waktu bayar perusahaan (term of payment)

Cara mencegah dikenakannya provisi ada 4 cara :
1. Pembelian dengan konsinyasi
2. Perjanjian pengembalian barang ke prinsipal
3. Akurasi penjualan yang lebih baik
4. Penjualan barang dengan kondisi khusus Semakin sedikit provisi yang dikenakan maka akan semakin tinggi potensi keuntungan yang akan diperoleh oleh perusahaan

Management Barang Promosi

 

Management Barang Promosi

Dari beberapa pergudangan yang tergolong besar dan bahkan diantaranya bergelar multinasional ternyata belum memenejemeni barang promosi secara professional seperti halnya barang dagangannya. Barang promosi diletakan diprioritas ke tiga dalam maintenancenya setelah barang bagus dan barang rusak. Ada apa diantara mereka kok kelihatannya ½ hati menangani barang promosi ini padahal kalau anda sempat mengintip laporan biaya dibuku besar, lajur promosi selalu mendapatkan garis tebal dan garis bawah untuk diperhatikan.
Hakekat Barang Promosi

Barang promosi adalah barang-barang pendukung barang dagangan. Kalau barang dagangan memiliki nilai didalam penjualannya, barang promosi tidak mempunyai nilai alias nol rupiah. Tetapi diantara mereka ada kesamaan yang pasti yaitu masing-masing memiliki nilai beli atau biaya dan yang lebih penting adalah harus ditangani dengan baik keduanya. Masalahnya adalah, coba perhatikan barang-barang promosi diperusahaan anda, adakah mereka ditangani sebaik barang dagangan dalam hal penyimpanannya, penyiapannya dan pengirimannya ? Kalau barang dagangan, disiapkan dengan mempergunakan Warehouse Management System (WMS) apakah barang promosi dilakukan dengan WMS yang sama ?. Kalau barang dagangan dilakukan re-ordering dengan ERP system apakah barang promosi juga dikenakan system yang sama ?. Hampir sebagian besar dari anda akan menjawab : ada perbedaan penanganan antara barang promosi dan barang dagangan.

Barang promosi tidak cuma berupa barang-barang sejenis barang dagangan, tetapi lebih luas meliputi barang-barang pendukungnya seperti leaflet, slyer, hadiah-hadiah (misalnya gantungan kunci, panci, kulkas, pulpen dsb) hingga billboard dan reklame.

Kenapa Harus Dibedakan ?

Dalam beberapa kesempatan diskusi, saya tanyakan kepada pengelola gudang mengapa mereka membedakan penanganan antara barang dagangan dan barang promosi. Jawaban mereka hampir serupa walau tak sama seperti misalnya :

· Barang promosi sangat banyak jumlahnya
· Barang promosi hanya berlaku dalam waktu tertentu
· Jumlahnya tidak memiliki aturan baku dalam pengeluarannya
· Harganya mahal-mahal
· Tidak memiliki nilai jual

Alasan mereka memang masuk akal dan syah-syah saja. Tetapi coba bandingkan apakah barang dagangan tidak memiliki sifat-sifat tsb diatas ?. Barang dagangan juga beraneka macam jumlahnya, ada stock baru dan lama, pengeluarannya tergantung pesanan konsumen, harganya tidak semua murah-murah dan (memang) memiliki nilai jual. Kalau cuma masalah nilai jual saja dijadikan alasan utama sehingga barang promosi tidak diperlakukan sama, rasanya tidak masuk akal. Lantas, bagaimana seharusnya barang promosi itu ditangani ?

Penangan Barang Promosi

1.Ordering
Karena sifatnya yang temporer dan erat berkaitan dengan target penjualan, maka sebaiknya order barang promosi selalu dikaitkan dengan budget penjualan yang akan dicapai dan waktu yang diberikan untuk mencapai target tsb,

2.Budget
Ada beberapa metode dalam menentukan biaya promosi. Ada yang ditargetkan secara persentase atas keseluruhan penjualan atau memang diberikan budget tertentu sebagai dasar pengadaan barang promosi. Yang jelas pastikan bahwa berapapun budget yang diberikan, mereka adalah biaya (cost) yang tetap akan ditanggung oleh perusahaan.

3.Unit
Pastikan bahwa jumlah barang promosi cukup untuk memback up penjualan unit barang dagangan yang dipromosikannya, rata-rata dari pengalaman mereka yang handal dalam pengurusan masalah ini adalah 10-20% lebih banyak dibandingkan jumlah unit yang akan dijual. Penambahan 10-20% ini dilakukan untuk mengantisipasi kerusakan, kehilangan dan kesalahan penanganan yang terjadi. Penyakit yang paling kronis didalam barang promosi adalah selalu menggoda hati ‚karyawan’ untuk memilikinya dengan gratis dan tidak ada yang menolak kalau seorang karyawan diberikan sebuah kaos berlogo susu kental manis misalnya.

4.Pengadaan
Pengadaan barang promosi bukanlah hal sederhana. Harus dipastikan bahwa partner yang ditunjuk benar-benar profesional dalam bidangnya. Pastikan bahwa mereka mampu memberikan komitmen yang tinggi dalam hal pengadaannya. Masalah yang sering muncul adalah keterlambatan dalam pembuatan yang disebabkan alasan-alasan klasik seperti karyawan libur, bahan baku naik, transport jelek dsb. Berikan mereka target qty dan shedul yang jelas kapan dan kemana mereka harus mengirimkan. Jika perlu, berikan sangsi jika mereka melanggar kesepakatan yang ada.

5.Warehousing
Barang promosi ditujukan untuk menarik perhatian konsumen sehingga diwajibkan tidak ada kesalahan yang muncul disana. Untuk menghindari kesalahan tsb, sangat penting dilakukan pengontrolan dan pengecekan kualitas. Keduanya dapat dilakukan saat masih di pabrik atau pada saat barang-barang tsb dikirimkan kegudang kita.

6.Penerimaan Barang
Pada waktu penerimaan barang adalah waktu yang paling penting melakukan pengecek kualitas barang. Pastikan bahwa barang yang diterima benar-benar sesuai dengan standard warna, jumlah, ukuran dan mutu yang disyaratkan. Oleh karenanya perlu juga bagian penerimaan barang mendapatkan spesifikasi order yang disepakati pada waktu tender dilakukan.

7.Penyimpanan
Lakukan penyimpanan barang dengan mempergunakan WMS sama halnya dengan barang dagangan. Kalau anda melakukan hal ini, maka dijamin kemudahan dalam operasional akan anda dapatkan. Memang perlu disiapkan kode barang agar system dapat menerima dan mengolahnya dengan baik. Bicarakan dengan bagian IT anda untuk mensetup kode barang dan lokasi penyimpannya dengan baik serta pastikan bahwa bagian gudang telah menyiapkan lokasi sesuai dengan kualifiasi barangnya.

8.Penyiapan dan pengiriman
Sering kali kasus yang terjadi adalah, barang dagangan dikirim tanpa barang promosi. Masalahnya sederhana, yakni pada waktu penyiapan tidak dilakukan dalam saat yang sama dan tidak diberangkatkan karena truck sudah penuh. Ini semua terjadi karena tidak adanya system yang sinkron antara keduanya. Bayangkan kalau mereka ditangani dengan system yang sama, maka penyiapan dan pengirimannya sudah dialokasikan oleh system dengan baik.

Ada baiknya barang promosi dilakukan audit pada saat selesainya periode yang berlangsung disamping dilakukan secara rutin bulanan sama dengan dengan barang dagangan. Dengan audit akhir periode ini akan menciptakan kondisi gudang dan barang yang rapih karena tidak ada lagi barang promosi yang tersisa sementara periodenya sudah berlangsung setahun lalu.

9.Keamanan
Sekali lagi diingatkan, barang promosi selalu menggoda orang untuk memiliki. Ada rasa bangga dan senang jika seseorang memakai bolpen cap Anu yang diperoleh secara gratis dan ada keleluasaan bagi seorang manager atau supervisor untuk begitu saja memberikan barang promosi tsb kepada seseorang (atau- maaf- dimiliki sendiri). Oleh karenanya sangat penting barang promosi ini dijaga dengan baik dan memiliki pengawasan tersendiri. Namun dengan mempergunakan system yang sama dengan barang dagangan, maka dengan sendirinya anda sudah menangani keamanan barang promosi dengan basic yang sama dengan barang dagangan.

10.Team Khusus
Ada baiknya mencontoh beberapa perusahaan besar yang memiliki team khusus yang menangani barang promosi ini. Memang tidak mesti lengkap dari R&D, purchasing hingga pengirimannya, namun konsep bahwa ada seseorang yang memiliki tanggung jawab terhadap barang ini adalah ide yang baik.

Jika Barang Over, Haruskah Return ?

Jika Barang Over, Haruskah Return ?

Ada dua kata yang paling “amit-amit” bagi supplier dan pedagang, yaitu over stock dan return. Keduanya kalau bisa hukumnya ‘haram’ dan tidak boleh terjadi karena dampaknya sama yaitu rugi. Namun terkadang diantara keduanya tidak bisa menghindari pemakaian dua kata tsb, terlebih lagi menjelang akhir bulan atau akhir pencapaian target penjualan, selalu muncul pemikiran ½ jahat : haruskan return ?

Stock Barang

Siapapun anda yang bergerak didalam perdagangan dan jasa selalu memiliki stock barang (jasa) yang akan diperjual belikan. Stock barang diperlukan karena faktor kesinambungan sediaan barang yang harus selalu dijaga. Prinsipal atau distributor jarang yang dapat memberikan supply setiap hari sehingga tidak perlu adanya stock barang. Ideal memang, tetapi dagang tanpa stock adalah impian yang banyak orang masih sulit untuk dicapai.

Pengadaan barang selalu berhubungan dengan kekuatan jual yang terjadi yang dihubungkan dengan lamanya waktu yang diperlukan oleh prinsipal mensuplay barangnya. Semakin sering prinsipal mengirimkan barangnya ke outlet, maka semakin kecilah stock barang yang harus ditimbun oleh pedagang. Namun hal ini akan memberatkan bagi transport prinsipal dimana secara otomatis akan meningkatkan biaya. Tentu harus ada salah satu yang berkorban (atau dikorbankan ?!)

Fast moving dan slow moving

Secara umum ada beberapa tipe barang yang menjadi acuan dari pedagang. Di Jakarta, yang namanya Gudang Garam Filter Merah adalah barang fast moving dikelompok rokok kretek atau air mineral cap “Jerami” adalah barang yang slow moving dikelompok air mineral dimana tingkat lakunya hanya 1 karton per bulan di warung pak Ahmad.
Pengelompokan barang ini erat kaitannya dengan pola pengadaan barang dan banyaknya stock barang yang harus ditimbun. Artinya, Pak Ahmad akan berani menimbun rokok Gudang Garam FIM 10 slop per minggunya sedangkan beliau hanya akan belanja air minum cap “Jerami” 1 karton setiap bulannya. Bayangkan, begitu bedanya pola penimbunan stock barang yang dilakukan sekalipun oleh Pak Ahmad yang hanya berdagang di Kaki Lima depan Kalibata Mall tadi, apalagi untuk sebuah jaringan retail semacam Hero atau Matahari, pastilah mereka memiliki alat ukur yang lebih canggih dalam menentukan stock barang yang optimal untuk jaringannya.

Return

Pemahaman return adalah pengembalian barang ke prinsipal yang dikarenakan barang tsb rusak, kadaluarsa atau kelebihan stok. Bahayanya, penyebab tsb dapat saling berhubungan satu dengan yang lainnya, misalnya kelebihan stok akan mengakibatkan barang kadaluarsa dan kalau didiamkan saja maka sudah pasti akan menyebabkan barang tsb rusak.

Tidak semua prinsipal menerapkan kebijakan return kepada pelanggannya, ambilah contoh Unilever, prinsipal mayoritas kebutuhan rumah tangga, mereka lebih baik memberikan tunjangan (allowance) 0.5 – 1% kepada pelanggannya tetapi mereka tidak boleh mengembalikan dengan alasan apapun juga. Atau ada juga yang memberikan kebijakan tukar guling dimana barang yang direturn karena kadaluarsa dapat ditukarkan langsung dengan barang baru dengan syarat pelanggan tidak mendapatkan uang kembalian.

Mengapa Stock Harus Over ?

Pertanyaan sederhana dimana cara menjawabnya memerlukan berbagai analisa yang mendalam. Namun dari beberapa narasumber dan pengalaman, penyebab stock barang over dikarenakan antara lain:

Alasan 1: Salah perhitungan
Ini adalah alasan yang sangat lumrah, manusiawi dan biasanya ditambahkan dengan kata-kata maaf untuk penyelesaiannya. Kesalahan hitung dapat disebabkan banyak baik mulai dari yang teknis terpuji (data yang salah, kondisi pasar yang berubah, pengiriman yang terlambat dsb) hingga yang berdasarkan caci maki (dapat sogokan, kongkalikong dengan supplier atau memang benar-benar goblok).


Alasan 2: Target yang berlebihan
Biasanya bagian pembelian selalu menanyakan kepada bagian penjualan berapa banyak yang akan dijual pada bulan berikutnya. Pembelian akan dilakukan berdasarkan angka yang diberikan oleh bagian penjualan. Masalahnya adalah jika bagian penjualan salah memberikan target yang terlalu tinggi, maka sudah dipastikan akan terjadi over stock.

Alasan 3: Pasar yang berubah
Ini adalah bencana yang sering terjadi. Karena dukungan promosi yang kurang atau iklan yang sudah jenuh maka pasar tidak dapat menerima kembali barang-barang yang telah dibeli dan akibatnya dapat ditebak : over stock.

Alasan 4: Persaingan yang tinggi
Diera globalisasi ini, persaingan sangat mendominasi kuat tidaknya barang dipasaran. Target yang sudah diterapkan dengan optimis tiba-tiba dapat drop karena munculnya barang sejenis yang memiliki nilai jual yang lebih baik.

Alasan 5: Stock yang tidak stabil
Andaikan 4 alasan diatas tidak terjadi, tetapi masih dapat menyebabkan barang over stock dikarenakan pasokan barang yang tidak stabil dari prinsipal. Banyangkan jika toko harus mengorder barang 100 box dimana seharusnya datang pada awal bulan ternyata datangnya pada minggu ke 3, maka jelas pada akhir bulan inventory toko tsb pasti memiliki raport merah.

Jika Over Stock Lantas .....

Kalau 5 alasan diatas terjadi pada anda, jangan panik dulu. Masih ada jalan lain menuju stock yang stabil, aman dan teruji.
Jika stock barang anda melebihi dari perkiraan maka lakukanlah langkah-langkah alternatif dibawah ini:

Langkah 1: Lakukan promosi
Buatlah program promosi khusus untuk mempercepat pengeluaran barang over stock tsb. Apakah beli 1 dapat 2, diskon khusus atau tempo kredit yang diperpanjang adalah contoh-contoh promosi yang jamak dilakukan. Bahkan seorang teman di bagian purchasing sebuah retail besar melakukan cara yang sederhana untuk mengurangi stock barangnya yang over, menjadikan barang tsb sebagai sample atau dijadikan hadiah langsung tanpa diundi untuk pembelanjaan tertentu.

Langkah 2: Distribusikan ke cabang-cabang
Memang langkah ini terbatas hanya untuk yang memiliki lebih dari satu cabang. Pastikan bahwa cabang-cabang lain memiliki minimal stock yang dapat mengurangi banyaknya stock di gudang tertentu.

Langkah 3: Mintalah perpanjangan waktu bayar
Langkah ini memerlukan proses negosiasi yang agak panjang. Anda harus melakukan bargaining untuk mendapatkan pemanjangan proses pembayaran agar barang tsb pada waktu jatuh tempo dalam kondisi yang wajar

Langkah 4: Tukar guling
Sekali lagi langkah ini memerlukan proses negosiasi khusus. Bicarakan dengan supplier untuk dapat order barang lainnya tetapi langsung dibayar dengan cara tukar guling barang yang over stok tsb

Langkah 5: Return+
Perhatikan tanda + (plus) diatas. Return+ adalah return dimana anda sebaiknya bernegosiasi dengan supplier agar mereka dapat menerima return anda tetapi anda juga akan melakukan ‘balas jasa’ kepada sales tsb suatu saat jika mereka memerlukan pencapaian target atau dengan kompensasi perluasan area display dsb.
Return+ ini adalah langkah win-win yang terbaik yang memberikan dampak kedekatan antar prinsipal dan outlet.


Langkah 6: Pamungkas
Jika lima langkah diatas tidak mempan dan tidak dapat dilaksanakan karena alasan tertentu, -- maaf – anda sudah dalam batas yang sulit. Perlu dilakukan analisa kembali terhadap pola order, perjanjian dengan suppier dan proses penjualan barangnya sehingga diwaktu mendatang tidak akan terulang lagi.

13 Jurus Ramal Inventory

13 Jurus Ramal Inventory

Ada 13 jurus rahasia yang harus dikuasai oleh seorang pengelola inventory agar hasil ramalannya masuk kedalam range aman tsb.

Jurus ke 1 : Data history

Data history adalah sejarah perjalanan suatu barang atau SKU (Stock Keeping Unit) dalam rentang waktu tertentu, setahun misalnya. Kegunaan data history untuk melihat pola jualan barang (trend) sehingga dapat dibuatkan perkiraan (forecast) bagaimana barang tsb diwaktu yang akan datang.

Salah kaprah:
• “Semakin banyak data semakin baik”. Ah kata siapa itu !. Tidak menjamin jika anda mempunyai data sampai dengan 25 tahun yang lalu maka peramalan anda akan semakin baik. Rata-rata didalam bisnis yang dipergunakan adalah data 3 bulan hingga 12 bulan yang lalu.
• “Yang penting hanya hasil akhirnya saja”. Ini yang paling sering salah kaprah, justru yang penting adalah data detail per barang/SKU per kota atau per cabang. Bagi seorang inventory officer, bukan nilai uangnya yang dipentingkan tetapi kuantitaslah yang menjadi acuan utama.

Jurus ke 2 : Lead time

Lead time adalah rentang waktu yangdibutuhkan dalam pengadaan barang mulai dari pembuatan dokumen order hingga barang sampai di kota atau cabang yang bersangkutan.
Komponen lead time terdiri minimal:
• Pembuatan dokumen
• Pengajuan order
• Persiapan picking dan dispacthing
• Pengiriman barang
• Penerimaan dan proses receipt kedalam system
• Put away

Salah kaprah:
• “Lead time = waktu pengiriman”. Ini adalah pemahaman yang salah kaprah. Lead time tidak melulu hanya berkisar pada lamanya waktu pengiriman, tetapi lebih dari itu terdiri dari point-point tsb diatas.
• “Lead time dihitung mulai dari waktu barang berangkat”. Coba lihat point diatas, jika anda sudah setuju dengan penjelasannya maka tidak perlu ada penjelasan mengenai kesalah kaprahan ini.

Jurus ke 3 : DOI

DOI (Days Of Inventory) adalah berapa hari stock yang harus ada kota atau cabang tertentu. Perhitungan DOI didasarkan pada kondisi stock barang dibandingkan dengan rata-rata penjualan periode tertentu. Perhitungan DOI yang akurat akan sangat membantu management dalam memberikan keputusan terhadap nilai inventory secara total.

Salah kaprah:
• “Kapan mulai menghitung DOI ?”. Pertanyaan ini paling sering diperdebatkan didalam bahasan mengenai inventory. Dari pengalaman bisnis yang nyata, kebanyakan perusahaan menghitung nilai inventory per akhir bulan atau periode tutup buku.
• “DOI dihitung berdasarkan nilai rata-ratapenjualan 3 bulan terakhir”. Jika inginkan hasil DOI yang nyata, jangan pernah menggunakan rumusan ini. Lebih baik gunakan rumus stock akhir dibagi hasil penjualan bulan tsb.

Jurus ke 4 : Safety stock

Safety stock adalah stock minimal yang harus tersedia disuatu cabang. Stock ini sebagai jaminan bahwa selama barang dikirimkan dari gudang pusat/principal, penjualan masih dapat dilakukan. Safety stock biasanya sama dengan lead time pengadaan barang.

Salah kaprah:
• “Semakin tinggi safety stock semakin baik service level”. Ada betulnya namun memiliki resiko tinggi terhadap DOI. Bahkan ada yang bilang, kalau cuma safety stocknya ditinggikan, buat apa ada forecasting segala ….
• “Safety stock hanya untuk barang fast moving saja”. Lebih baik setiap barang di tentukan safety stock yang harus disiapkan. Minimal anda tidak pilih kasih terhadap barang-barang yang “menderita” (slow moving gitu loh …)

Jurus ke 5 : ROP

ROP (Re Order Point) adalah titik kondisi stock dimana cabang tsb sudah minta dilakukan alokasi pengisian kembali sebelum stocknya kosong dan dalam batas ekonomi yang terbaik. Penentuan ROP memang memerlukan analisa mendalam yang meliputi 13 jurus ilmu peramalan inventory ini. Sekedar saran, ROP biasanya di set up 2x lead timenya.


Salah kaprah:
• “Tidak mungkin memonitor stock setiap hari untuk setiap kota atau cabang”. Ini memang berhubungan dengan tehnologi yang dimiliki. Jika memungkinkan, mengapa tidak melakukannya ?
• “Alokasi barang, tunggu saja permintaan cabang”. Secara motivasi hal ini sudah jelas salah, tidak pro aktif jelasnya. Dengan mengetahui apa yang harus dikirimkan ke kota/cabang tertentu maka prinsip pro aktif tadi dapat diimplementasikan dengan baik.

Jurus ke 6 :Stock level

Ini adalah yujuan dari ilmu “ramal” inventory. Bagaimana menentukan stock yang paling aman, paling ekonomis dan paling strategis disuatu kota/cabang. Stock level merupakan titik ketersediaan stock yang harus ada disuatu cabang. Stock level ini merupakan penjabaran DOI secara global dalam bentuk satuan SKU/item barang.

Salah kaprah:
• “Semua jenis barang stock levelnya sama, misalnya 1 bulan stock”. Stock level tidak harus sama untuk setiap barang walaupun didalam suatu kota/cabang yang sama.
• “Stock level = DOI”. Stock level sebaiknya memang sudah mencakup DOI yang ditargetkan sehingga akan memudahkan didalam pengukuran dan pencapaiannya.

Jurus ke 7 : Delivery

Delivery (pengiriman) adalah faktor teknis yang tidak dapat ditentukan oleh seorang inventory officer. Kesuksesan pengiriman ini lebih banyak ditentukan oleh keakuratan dari transporter yang dipergunakannya (dengan kata lain oleh seorang sopir).
Pengiriman barang mempunyai peranan penting dalam menyempurnakan management inventory. Semakin tinggi akurasi pengiriman barang maka akan semakin rendah resiko terjadinya kesalahan sediaan barang dan double pekerjaan.

Salah kaprah:
• “KPI pengiriman barang adalah ontime delivery”. Seharusnya tidak hanya ontime delivery saja tetapi juga meliputi tingkat kerusakan atau kehilangan yang terjadi.
• “Semakin cepat kirim pasti semakin baik performancenya”. Hati-hati dalam menerapkan KPI ini. Salah-salah bukan pencapaian performan yang dicapai tetapai malah kecelakaan dikarenakan kebut-kebutan. Prinsipnya adalah biar cepat tetapi selamat.

Jurus ke 8 : Marketing vs Supply chain

Dua bagian ini biasanya selalu tidak mempunyai pandangan yang sama. Marketing/sales menginginkan stock yang sebanyak mungkin sedangkan Supply chain mempunyai rencana membatasi ketersediaan stock dalam batasan tertentu. Persamaan mereka adalah mencapai nilai sales semaksimal mungkin.
Forecast sebaiknya dibuat oleh Suply chain dan di sempurnakan oleh Marketing. Marketinglah yang memiliki target penjualan real, sedangkan Supply chain bergantung pada analisa data yang telah terjadi.

Salah kaprah:
• “Supply chain yang bertanggung jawab membuat forecast”. Yang tahu apa yang akan dijual dibulan depan adalah bagian marketing/sales. Jadi sebaiknya yang menentukan berapa target/forecast bulan depan adalah marketing/sales, bukan inventory officer.
• “Berikan saya stock sebanyak-banyaknya dan saya akan jual”. Itu adalah ungkapan yang biasanya diucapkan oleh sales team dan ini adalah pola jualan “metode dulu”. Metode sekarang adalah perencanaan baru penjualan.


Jurus ke 9 : GIT

GIT (Goods In Transit) kadang menjadi factor yang tidak terduga didalam perencanaan inventory. GIT dapat terjadi di dua sisi, yakni principal dan ke cabang-cabang. Semakin rendah GIT yang ada akan semakin baik kualitas nilai stock yang tersedia.

Salah kaprah:
• “Target GIT = Nol”. Apakah mungkin ?. Jika menurut anda memang hal tsb memungkinkan maka jalankanlah. Tetapi jika tidak mungkin, tidak mengapa. Sebab secara umum jarang sekali GIT yang dapat mencapai nol. Artinya anda tidak salah jika tidak dapat mencapai nol.
• “GIT dipengaruhi hanya oleh transportasi”. Secara umum memang benar. Transporterlah yang memiliki peranan besar didalam penentuan minimalisasi GIT.

Pengiriman Yang Sering Terlambat Pasti Tamat

Pengiriman Yang Sering Terlambat Pasti Tamat

Dunia logistic memang dunia yang penuh dengan” janji” dan “kejujuran”. Janji diucapkan semenjak seorang salesman menawarkan barang dagangannya hingga janji seorang sopir untuk mengirimkannya dengan aman dan tepat waktu.
Kejujuran dalam logistic adalah kenyataan yang dapat dilihat secara kasat mata, gudangnya, barangnya, transportnya dan …..keterlambatan pengirimannya !.
Paduan antara janji dan kejujuran didalam logistic akan menghasilkan ketepatan waktu dalam pengirimannya. Bagaimana resiko bagi yang sering terlambat – maaf- pasti tamat.

Waktu: Dimensi Ukur Yang Paling General

Siapapun anda dan dalam bisnis apapun anda, semuanya mengenal waktu. 24 jam sehari semalam menjadi panduan yang saat ini diberlakukan didunia ini, entah abad 22 nanti mungkin akan berubah seiring dengan percepatan tehnologi yang kelak ada.
Kenapa waktu menjadi tolok ukur yang paling general karena apapun pola dan cara yang dipergunakan, akan menjadi uniform (seragam) jika menggunakan detik, menit dan jam sebagai alat ukurnya.
Dalam dunia logistic, waktu menjadi dasar yang paling menentukan dalam mengatakan apakah kepuasan konsumen sudah maksimal atau malah belum terciptakan. Seorang konsumen akan merasa gembira jika apa yang dijanjikan dalam pengiriman barang dapat ditepati dengan rentang waktu yang ditoleransikan.

KPI (Key Performa Indicator) didalam logistic pun hampir keseluruhannya berhubungan dengan waktu. Picking per jam, loading per jam, pallet moving per jam dan kecepatan pengiriman per jam adalah contoh-contoh KPI yang sering dijadikan bahasa standard per-logistikan.

Tuntutan Konsumen

Mari kita samakan persepsi bahwa konsumen tidak hanya seseorang yang bersifat individu, tetapi lebih dari arti konsumen sebuah pergudangan yakni toko, apotik, salon, supermarket dsb.
Sebagai konsumen sebuah pergudangan mereka memiliki beberapa tuntutan yang mestinya sudah menjadi acuan gudang anda dalam melayani mereka misalnya:

Kebenaran antara pesanan dan pengiriman

“Klop”nya antara barang yang dikirim dengan yang dipesan adalah tuntutan yang sering diungkapkan oleh konsumen pada saat menerima barang. Bahkan jika dibandingkan dengan harganya, kesamaan antara fisik dengan pesanan ini masih menjadi urutan pertama yang menjadi focus konsumen.

Kemanan dan keutuhan barang

Sudah bukan rahasia umum bahwa konsumen mengharapkan barang yang dikirimkan memiliki keamanan dan keutuhan yang terjamin. Mereka melihat secara fisik dan kemudian melanjutkannya kedalam pengecekan kualitas (kadaluarsa, warna yang berubah, ada tidak nya hadiah dsb)

Ketepatan waktu pengiriman

Memang nampak sederhana tuntutan konsumen yang berhubungan dengan waktu ini, padahal tuntutan pertama dan kedua diatas sangat erat berhubungan dengan fisik barang itu sendiri. Mengapa mereka menempatkam ketepatan pengiriman diatas segalanya ? Jawabnya sangat sederhana: konsumen menghitungnya dengan satuan waktu yang telah dijanjikan oleh salesman.

Waktu: Diantara Lorong Aktifitas Pergudangan

Nasehat bijak: janganlah menjanjikan lebih dari kemampuan gudangmu !.
Penting bagi pelaksana pergudangan untuk dapat mengukur berapa lama waktu yang diperlukan dalam penyiapan barang hingga barang tsb diterima oleh konsumen. Dengan mengetahui data ini maka gudang dapat memberikan standard pelayanan kepada bagian terkait dalam memenuhi janji kepada konsumennya. Mari kita belajar menghitung bagaimana waktu merambat didalam sebuah pergudangan

Proses pendataan pesanan

5-15 menit rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh team order entry untuk mendata dan memasukan pesanan dari konsumen kedalam system. Pendataan ini tidak hanya dalam angka pesanan dan jenis barangnya saja, tetapi sudah meliputi ketersediaan dana dan limit kredit yang diperlukan.

Proses penyiapan barang

60-120 menit rata-rata waktu yang diperlukan dalam memenuhi pesanan per konsumen. Waktu ini diperlukan untuk mencetak dokumen pengambilan barang, pembagian dokumen, pengambilan barang dan penyiapannya kedalam box atau kardus pesanan hingga barang-barang tsb siap didalam lokasi keberangkatannya.

Proses penyiapan pengiriman
15-60 menit waktu rata-rata yang diperlukan untuk mempersiapkan pengiriman ke konsumen. Waktu ini dikonsumsi oleh pencetakan dokumen keberangkatan, pengecekan dan pengepakan serta pemasukan kedalam kendaraan yang siap untuk berangkat.

Proses pengiriman

Inilah waktu yang tersulit untuk diukur, terlebih lagi kalau pengiriman dilakukan di Jakarta dimana dekat jauhnya jarak sudah tidak berbanding lurus jika dihubungkan dengan satuan waktu lagi. Baiknya adalah lakukan analisa tersendiri dan khusus sesuai dengan letak gudang anda. Misalnya, jika gudang terletak di daerah Bekasi maka pastikan bahwa anda perlu paling tidak 120-180 menit hanya untuk sampai di pintu tol Halim dipagi hari waktu jam kerja. Belum lagi mencapai dipintu parkir konsumen anda. Penelitian dan perkiraan yang terus menerus akan membantu anda dalam mencapai angka terbaik didalam proses pengiriman ini.

Proses bongkar muatan

Waktu yang dibutuhkan diproses ini memang aneh. Dari beberapa kondisi yang diamati proses ini memerlukan waktu 30 menit tersingkat dan bisa 4x60 menit jika terjadi antrian yang lumayan padat. Proses bongkat muat sangat dipengaruhi dari tipe konsumen yang dilayani, jenis barang yang dikirimkan dan kondisi loading dock yang ada disana.



Siasat Jitu Menghitung Waktu

Dari kelima proses utama didalam pergudangan diatas, ada yang dapat diatur oleh internal dan ada yang memang sangat dipengaruhi oleh external. Yang internal jelas bisa dipercepat dan perlambat oleh kita sendiri.
Picking contohnya, dapat diatur dengan cara multi pick atau single pick, pesanan dapat dilakukan dalam kondisi emergency (cito) atau rutin. Namun untuk yang external, beberapa siasat dibawah ini mungkin dapat membantu anda dalam menjadikan waktu semakin pendek.

Pengaturan Jam Keberangkatan Kendaraan

Tentukan alokasi konsumen berdasarkan jam-jam kesibukan yang biasanya terjadi. Prioritaskan pengiriman untuk daerah yang relatif tidak macet hingga kedaerah yang memang sangat macet. Dengan cara ini minimal anda akan mendapatkan ‘tarikan’ lebih banyak dibandingkan jika dibalik.
Salah satu retailer besar di Indonesia pernah melakukan konsep pengiriman tengah malam. Kenapa dilakuakan tengah malam ? karena memang kondisi di Jakarta pada waktu-waktu tsb sangat lenggang sehingga kecepatan dapat dicapai dengan baik, bahkan akan lebih baik lagi jika konsumen langsung melakukan penerimaan dan pemajangan barang diwaktu yang sama sehingga pada waktu konsumen datang ketoko dipagi harinya seluruh barang telah tertata dengan rapih.

Memperpendek Jarak Kirim

Memperpendek jarak kirim dapat dilakukan dengan cara menciptakan depo-depo disekitar daerah yang rawan macet. Dengan cara ini maka sebagian besar waktu pengiriman dapat diperpendek dan konsumen dapat menerima barang tanpa harus menggerutu karena terlambat. Cara ini memang tidak 100% baik karena ada resiko investasi yang harus dibangun untuk mendukung pengadaan depo.

Berikan Janji+50%

Istilah ini mirip dengan komisi atau cadangan waktu yang ditambahkan dari kondisi normal. Misalnya pengiriman dari Tangerang ke Bekasi biasanya 2 jam, maka katakan bahwa anda butuh waktu 3 jam. Dengan cara ini maka gudang memiliki lead tima (waktu tempuh) yang lebih panjang untuk menjaga-jaga kemungkinan terburuk yang mungkin terjadi.

Waktu adalah indikator pengukuran yang sangat general dan bersifat uniform. Siapapun mereka pasti memiliki standard yang sama terhadap besaran waktu.

Konsumen memiliki tuntutan terhadap hal-hal secara fisik seperti kesamaan antara pesanan dan pengiriman, keamanan dan keutuhan barang. Namun yang lebih
penting sebelum itu semua adalah ketepatan waktu pengiriman.

Perlu dilakukan penelitian dan pembelajaran yang bersifat berkesinambungan agar anda dapat mendata dan memetakan daerah yang macet dan tidak macet pada waktu tertentu.

Beberapa siasat dalam memperpendek waktu dapat dilakukan seperti misalnya mendirikan depo-depo pengiriman, mengirimkan ditengah malam atau memberikan waktu cadangan dalam pengiriman.

10 Noda Transporter Yang Harus Dihindari

10 Noda Transporter Yang Harus Dihindari

Bukan bermaksud mengadili kesalahan dari transprter, tetapi cuma berniat untuk bagi informasi kepada pencinta logistic agar hal-hal negatif nanti yang dibaca disini tidak terjadi ditempat anda. Kalau yang positif sepertinya tidak perlu ditegaskan lagi, banyak sekali bantuan yang dapat diperoleh dari transporter. Dan sekali lagi, bagi transporter yang memang belum dan tidak pernah melakukan ‘noda-noda’ tsb tidak perlu kuatir, pertahankan iman dan komitment anda. Pepatah kuno yang masih patut kita renungkan : “Becik ketitik Olo ketoro – Yang baik akan tetap laik dan yang jelek pasti terdetek”

Peranan Transporter Di Dalam Logistic

Coba baca kembali pada seri gudangology Effektifitas Transportasi Logistik, disana dinyatakan bahwa unsur transportasi mengkonsumsi lebih dari 60% biaya yang dikeluarkan untuk keperluan logistic. Transportasi memiliki peranan yang sangat vital didalam mendistribusikan barang-barang dan sekaligus sebagai gudang berjalan. Tanpa adanya unsur transportasi, maka sebuah pergudangan hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan saja.

Mengapa unsur biaya transportasi di Indonesia sedemikian besar, hal ini didukung dengan beberapa alasan klasik yang sering kita dengar dalam setiap diskusi seperti kondisi innfrastruktur yang belum sempurna atau memang banyaknya biaya under table (tidak resmi) yang mesti dikeluarkan oleh fihak transporter dalam menjalankan tugasnya dan inilah yang akan dibahas disini.

Daftar “Noda” Transporter

Dikatakan daftar noda sebab apa yang dilakukan oleh transporter tsb dapat membawa malapetaka pada fihak yang berhubungan dengannya, baik secara finansial yang berdampak pada biaya tinggi maupun mental dari karyawan yang dapat tercemari.

Jenis Noda 1: Memberikan “fee”
Secara bisnis uang yang diberikan kepada fihak perusahaan dari transporter adalah masuk unsur biaya. Tetapi kalau uang yang diterima tidak masuk kedalam kas perusahaan, tetapi langsung ke kantong pribadi oknum perusahaan jelaslah akan menjadi preseden buruk yakni penyuapan. Fee ini biasanya diberikan untuk mendapatkan kontrak kerja pengiriman barang dan pemberian dapat bersifat sekali pada awal kontrak atau bersifat bulanan seperti halnya komisi dari besarnya pengiriman yang dilakukan.

Dampak ke perusahaan:
Fee yang diberikan oleh transporter tsb langsung berdampak pada meningkatnya biaya pengiriman yang akan dibebankan oleh si transporter, kalaupun secara price list harganya masih rendah, berarti kalau tanpa fee tsb maka harga yang diberikan oleh transporter dapat lebih rendah lagi. Dampak kedua adalah kemungkinan terjadinya pengurangan kualitas pengiriman barang, bisa saja trucknya tidak standard karena berasal dari pinggir jalan (free lance), sopirnya asal bisa nyopir dan tidak jelas kapan pengembalian document pengiriman (POD).

Jenis Noda 2: Investasi Truck oleh oknum karyawan
Banyak alasan yang berkesan ideal saat transporter mengemukakan ide ‘briliant’ ini. Dengan invest truck dari oknum karyawan maka total truck akan lebih banyak, tidak akan melibatkan langsung oknum karyawan sehingga semuanya nampak rapih dan tidak berdampak langsung pada peningkatan biaya pengiriman. Sang oknum hanya menerima uang bulanan dalam bentuk keuntungan yang diperoleh sesuai dengan aktifitas truck yang dimilikinya.

Dampak ke perusahaan:
Karena si oknum tsb memiliki truck sendiri yang dikelola oleh transporter dan ia mendapatkan uang dari kuantitas pengiriman yang dilakukan oleh truck tsb, maka tentu ia berharap semakin hari akan semakin tinggi keuntungan yang diperolehnya. Si oknum akan melakukan intervensi kepada si transporter untuk mendahulukan muatan dengan trucknya. Celakanya biasanya transporter tidak hanya ‘meracuni’ satu oknum karyawan saja, tetapi bisa lebih dari 1 sehingga kalau pas muatannya minim, maka akan terjadi ketegangan internal memperebutkan muatan.

Jenis Noda 3: Memberikan Uang pada staff
Sering kali kelihatan sopir transporter memberikan uang parkir (tidak resmi) kepada petugas, uang muat kepada staff lapangan dan uang rokok kepada staff dokumen transport. Nampaknya hal ini sudah membudaya dan wajar sudah menjadi rahasia umum.

Dampak ke perusahaan:
Sopir akan berusaha mencari uang tambahan dengan segala cara, apakah ngobyek diluar, kerja sama dengan staff atau minta tambahan biaya kepada tarnsporternya. Belum lagi kalau sampai staff didalam gudang mengetahui hal ini, mereka akan komplen dan bisa-bisa mogok karena mereka yang mempersiapkan barangnya kok yang dapat rejeki malah staff transport di loading dock.

Jenis Noda 4: Menyulap Muatan
Sebuah truk box yang dilegkapi security seal dari metal masih terdapat kekurangan pengiriman barang pada waktu dibongkar, padahal seal tsb masih erat menempel pada pintu dan bernomor seri yang sama dengan pada waktu barang dimuat. Kejadian ini mungkin karena ”kelihaian“ sang sopir yang dapat menyulap pintu yang disegel dengan security seal dapat lepas karena dicopot engselnya tanpa merusak sealnya.

Dampak ke perusahaan:
Jelas perusahaan akan menderita klaim dari consumen karena barang yang hilang tsb seolah-olah tidak dikirimkan oleh perusahaan. Transporter disini ’bersih’ karena sealnya masih utuh.

Jenis Noda 5: Sopir Minum Bensin
Ini adalah istilah yang membumi dikalangan sopir. Sopir mengurangi jatah solar dengan cara menjualnya atau mengurangi pada saat mengisi di POM Bensin.

Dampak ke perusahaan:
Biaya operasional kendaraan akan lebih tinggi dari normal.

Jenis Noda 6: Ngobyek - Lembur
Kalau anda sering mendapatkan alasan as patah, persneling rusak atau ban kempes sebaiknya anda lebih berhati-hati. Sering kali oknum sopir mempergunakan alasan ini untuk mendapatkan objekan non tugasnya untuk mengirimkan barang lain atau untuk mendapatkan uang lembur.

Dampak ke perusahaan:
Jumlah ritasi kendaraan akan semakin rendah dan biaya operasional kendaraan akan lebih tinggi dari normal.

Jenis Noda 7: Jual Ban
Kalau anda sebagai supervisor transportasi yang mengelola truck-truck besar, pastikan anda memiliki cara bagaimana memonitor ban-ban baru yang ada di truck anda. Bagi oknum sopir, kesempatan jual ban baru dan ditukar dengan ban yang lama sudah menjadi standard operasinya.

Dampak ke perusahaan:
Biaya operasional kendaraan akan lebih tinggi dari normal.

Jenis Noda 8: Kong Kalikong Staff Pengiriman
Istilah lainnya adalah “nyolong”. Oknum sopir dan oknum karyawan perusahaan memiliki deal jahat untuk melebihkan kuantitas pengiriman yang tidak sesuai dengan dokumen. Barang akan dibongkar lebih dahulu untuk dikeluarkan dan kemudian melanjutkan pengirimannya ke konsumen yang dituju.

Dampak ke perusahaan:
Barang di perusahaan akan berkurang tanpa sengaja dan ketahuan baru pada saat stock take.

Jenis Noda 9: Mengganti truck standard dengan truck ’asal-asalan’
Ada transporter yang nakal yang pada waktu mengadakan tender menunjukan truk-truknya yang ”standard“, namun pada waktu kerja sama sedang berjalan ia menggantikan dengan truk yang asal-asalan.

Dampak ke perusahaan:
Mengurangi kualitas pengiriman dan beresiko kehilangan barang karena trucknya tidak jelas asalnya.

Jenis Noda 10: Kantornya hilang
Kejadian nyata: transporter datang dengan penawaran yang menarik, harga sangat bersaing, mampu memberikan apa saja yang diminta. Namun setelah 3 bulan operasional, tiba-tiba 5 truck yang sedang melakukan pengiriman tidak pernah sampai ditujuan dan waktu kantornya didatangi ternyata sudah kosong.

Dampak ke perusahaan:
Kerugian yang sangat besar karena hilangnya barang dan nama baik perusahaan.

Resep Pencegahannya

Mencegah lebih baik dari pada mengobati adalah kata-kata yang masih layak untuk diterapkan didalam bisnis transportasi. Untuk menghindari terjadinya 10 noda transportasi, cobalah ikuti petunjuk dibawah ini:


1. Lakukan proses penjaringan transportasi dengan terbuka dan transparant, coba baca seri gudangology Cara Pinter Milih Transporter.
2. Jalankan komitmen anti KKN dengan cara menerbitkan Surat Pernyataan Anti KKN baik kepada seluruh transporter dan karyawan perusahaan.
3. Berikan sanksi yang tegas, siapapun terlibat pemberian uang tidak resmi akan berdampak pada 2 sisi, karyawan perusahaan dan transporter yang bersangkutan.
4. Implementasikan tehnologi komunikasi dan deteksi (GPS) untuk setiap transporter yang menjadi partner untuk mengontrol keberadaan mobilnya.
5. Terapkan standard K3 atau HSSE yang tinggi untuk mengindari adanya permainan oknum sopir.
6. Lakukan training sopir secara rutin dan berkesinambungan.
7. Adakan meeting rutin bulanan untuk memberikan laporan kinerja masing-masing transporter sehingga tercipta suasana kompetisi yang positif.
8. Tingkatkan norma-norma beragama dan social dilingkungan perusahaan.
9. Mintalah komitment dari Management perusahaan anda untuk bersama-sama melakukan management yang clean and clear.

Transportasi memiliki peranan yang sangat penting didalam aktifitas logistik, oleh karenanya ia mempunyai saham lebih dari 60% biaya yang harus dikonsumsinya.
Paling tidak ada 10 noda transporter yang biasanya sering terjadi didalam bisnis logistik dan keseluruhan noda tsb dapat menyebabkan kerusakan moral karyawan dan juga biaya tinggi yang berlipat.

Dengan melakukan pencegahan sejak diawal, tentunya perusahaan akan mendapatkan biaya yang paling kompetitif dan pelayanan yang paling tinggi.
Diperlukan komitment yang tinggi dari perusahaan untuk dapat menciptakan suasana kerja yang bersih dan jernih (clean dan clear).

Cara Pintar Pilih Transporter

Cara Pinter Pilih Transporter

Mencari transporter untuk menangani perusahaan kita boleh diibaratkan saat kita mencari pasangan hidup. Mudah, susah, gampang, sulit .....

Berikut adalah panduan singkat bagaimana sebuah perusahaan menentukan siapa-siapa calon partner usahanya didalam bidang transportasi.

Langkah-langkahnya adalah sbb:

1. Pembuatan RFQ (proposal permintaan pelayanan). Ini yang sering terlupakan oleh perusahaan dalam mempersiapkan kebutuhan dan permintaannya. RFQ (proposal permintaan pelayanan) memberikan detail kebutuhan dan aturan main yang harus dipenuhi oleh transporter kelak. Didalam RFQ ini pula ada aturan-aturan administrasi dan (akan lebih baik) jika ada prosedur operasionalnya. Jangan lupa, masalah volume usaha dan lead time menjadi menu pokok didalamnya.

2. Pelengkapan form. Berikan waktu yang jelas kapan transporter harus mengembalikan form-form yang telah dilengkapi tsb didalam RFQ (proposal permintaan pelayanan). Periksalah bahwa seluruh form telah dipenuhi dan berisi informasi yang jelas.

3. Analisa pembandingan harga. Bagian ini yang sangat krusial. Salah pilih harga yang ‘cuma’ murah saja bisa-bisa kejeblos. Team komite transportasi yang dibuat haruslah mampu menganalisa harga yang ditawarkan dari segala sudut. Orang finance misalnya melihat dari besaran selisih yang ada dari keseluruhan transporter, orang operasional melihat kewajaran harga-harga dibandingkan dengan transporter lainnya.

4. Audit fisik. Dari 5 transporter yang ditender, usahakan ada minimal 3 yang masuk dalam kategori siap untuk diaudit. Tiga ini tidak berarti yang termurah, tetapi yang memiliki point terbaik setelah mempertimbangkan data-data di form yang dikirimkan dan kondisi penawaran harga yang disampaikan. Audit fisik dilakukan juga oleh team komite untuk melihat kebenaran data di lapangan. Pastikan bahwa setiap team telah memiliki serangkaian hal-hal yang akan menjadi bahan auditnya

5. Rekomendasi awal. Dari tiga yang telah terpilih, team harus melakukan summary decision dan memilih terbaik dari ketiganya. Rekomendasi ini adalah draft kontrak kerja setelah transporter menyediakan tenaga-tenaga kerja yang siap ditraining.

6. Transporter training. Ini yang masih jarang dilakukan oleh pengguna jasa transport. Masih jarang perusahaan yang merasa perlu mentraining transporternya karena beranggapan itu adalah bukan tugasnya. Training diberikan meliputi company knowledge, product handling knowledge, aturan keselamatan umum dan aturan lalulintas. Jika perlu dalam training ini juga diundang wakil dari jajaran polisi lalu lintas dan yang pasti tidak harus semua peserta training harus lulus jika memang kurang memenuhi syarat.

7. Kontrak kerja. Kontrak kerja perlu diberikan kepada transporter sebagai jaminan proses kerja sama dalam periode tertentu. Terbaik adalah pertahun dan ditinjau setiap 3 bulan sekali.

8. Pelayanan transporter. Sebaiknya transporter diberikan kesempatan untuk belajar praktek paling tidak 3 bulan pertama. Dimasa tsb antara pengguna jasa dan transporter saling menyesuaikan diri dan memantapkan setup system yang telah disepakati.

Tips:
1. Katakan “No Additional Cost untuk harga yang ditawarkan”.
2. Katakan „jangan pernah memberi uang kepada siapapun”
3. Lakukan dua opsi: rit atau kubikasi
4. Jangan terbujuk harga murah
5. Perlakukan sama antar transporter yang ada
6. Mintalah sopir yang benar-benar sopir, bukan sekedar sopir.
7. Jangan mencari truck dari pinggir jalan

Management Transportasi

Management Transportasi

Barang Terkirim Dengan Senyum

Salah satu tugas akhir dari suatu gudang adalah melakukan pengiriman barang kepada konsumen/klien atau fihak yang tertera pada surat orderanya. Nampaknya sangat sepele aktifitas pengiriman ini bahkan cenderung beberapa gudang nampak mengabaikan aturan-aturan dasar didalam pengiriman barang. Sekali lagi perlu diingat, pengiriman barang adalah tindakan mengeluarkan barang dari gudang, artinya jika tindakan tsb dilaksanakan dengan aturan benar maka benar hasilnya namun jika dijalankan dengan aturan yang salah, bablas lah barang anda.

Proses Pengiriman Barang

Apakah begitu barang keluar dari gudang, maka proses yang dinamakan pengiriman barang (delivery/dispatching) telah dimulai ?. Ternyata tidak !. Mari kita runut kebelakang bagaimana sebenarnya proses pengiriman barang ini dimulai.

1.Picking
Awal dari proses ini sebenarnya bermuara dari picking. Picking adalah proses penyiapan barang seusai dengan surat order dan menempatkan pada lokasi keberangkatan yang telah ditentukan. Proses ini menjadi demikian penting didalam dispatching dikarenakan akan menentukan benar tidaknya barang yang akan dikirimkan dan tujuan yang akan dicapai.

2.Checking dan Packing
Pada lokasi penyiapan keberangkatan, proses selanjutnya adalah checking dan packing. Proses ini bertujuan untuk mengelompokan urutan keberangkatan sesuai dengan daerah tujuan. Biasanya jika tokonya akan dikirim pertama, maka akan dimasukan (loading) kedalam truck dan sebaliknya yang paling terakhir kali dituju akan dimasukan paling pertama kali.

3.Loading
Proses loading adalah aktifitas dimana barang-barang dimasukan/dimuat kedalam truck untuk selanjutnya dikirim ke daerah tujuan. Pada proses ini terjadi transaksi antara transporter/sopir dengan fihak gudang yang diwakili oleh checker. Bagian inilah yang sebenarnya perlu mendapat perhatian besar karena saat itulah benar tidaknya barang dan daerah tujuan ditentukan. Proses serah terima perlu dilakukan dengan jelas agar pertanggung jawaban terhadap permasalah yang kelak timbul dapat dialokasikan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada proses ini diantaranya keutuhan fisik barang (tidak rusak/pecah atau cacat), jumlah dan jenis barangnya sesuai dengan dokumen penunjukan, daerah tujuannya sesuai dengan urutan route yang benar dan pastikan ada tanda serah terima (paraf/nama sopir dan no mobil serta jam keberangkatan) dari gudang serta kelengkapan dokumen yang benar.

4.Penyiapan Kendaraan Yang Aman dan Nyaman
Tidak hanya manusia yang memerlukan kondisi aman dan nyaman dalam perjalannya, barangpun menuntut hal yang sama. Dalam pengiriman barang, pastikan bahwa kendaraan yang digunakan memiliki box yang tidak bocor, kunci yang aman serta kelengkapan dan kondisi mesin yang prima. Jika pengiriman barang yang memerlukan penanganan suhu secara khusus, pastikan bahwa thermostat suhu berfungsi dengan baik sehingga kondisi suhu barang aman sampai ditujuan.

Masalah yang sering muncul dalam pengiriman adalah kerusakan barang dan kesalahan bongkar barang. Kerusakan sering kali disebabkan karena sopir tidak disiplin dalam menjalankan kendaraannya, apakah sering melakukan rem mendadak atau sengaja melewatkan kendaraan pada jalan berlubang dengan kecepatan tinggi.

Jenis kerusakan yang terjadi tidak hanya karena pecah, tetapi juga basah karena tumpahan atau kerusakan didalam kemasan yang tidak nampak dengan mata.
Ada satu aturan baku yang harus dijalankan oleh sopir dalam pengiriman adalah mencatat waktu keberangkatan dan kedatanganya di daerah tujuan yang disertai dengan jumlah KM yang dicapai.

5.Proses Bongkar Muat Barang
Proses pembongkaran barang ditempat tujuan memiliki makna yang hampir sama dengan saat pemuatan barang. Bedanya adalah pada bongkar barang yang menyerahkan barang adalah sopir dan yang menerima adalah fihak toko/outlet. Seluruh dokumen dan aktifitasnyapun serupa, hanya bedanya (dan ini yang paling krusial) adalah Pak Sopir adalah wakil dari perusahaan kita. Pertanyaannya adalah : “Apakah pak Sopir bisa mewakili perusahaan dan berperan sebagai staff perusahaan ?”

Aktifitas yang harus menjadi bahan kajian pada saat bongkar barang di tempat tujuan adalah jadual kedatangan yang harus sesuai dengan waktu yang tersedia dan (lebih baik) jika kedatangannya menempati urutan awal atau akhir untuk mempercepat proses pembongkaran. Sopir hendaknya tahu jalan pintas menuju tempat tujuan dan jam berapa waktu sibuk (pick session) sehingga waktu tunggu dapat dipersingkat. Terkadang, sopir lebih tahu kepada siapa saja ia harus bertemu agar pekerjaannya dapat terselesaikan dengan cepat. Sayangnya kondisi ini sering dijadikan alasan sopir untuk mengeluarkan biaya ekstra tanpa nota, oleh karena itu tips yang paling aman adalah selalu menganalisa jam tunggu yang terjadi untuk evaluasi diwaktu mendatang.

Hal sederhana dan tidak boleh terlupakan adalah kelengkapan dokumen dan kelengkapan barang-barang promosi, pengembalian/tukaran dan hadiah atau leaflet yang mungkin ada. Mengapa ini menjadi penting, berdasarkan pengalaman di lapangan banyak took/outlet yang hanya karena hal-hal tsb mereka tidak bersedia menerima barang yang dikirimkan bahkan yang paling parah adalah barang diterima tetapi mereka tidak mau membayar tagihannya.

Yang Sering Terabaikan: Pasca Pengiriman

Sekali lagi ---masih berdasarkan pengalaman--- ada proses yang sering terabaikan dalam pengiriman barang, yaitu pasca pengiriman. Ada beberapa proses yang harus dijalankan setelah aktifitas pengiriman dilakukan diantaranya:

• Prove on Delivery (POD): aktifitas ini berfungsi untuk memastikan seluruh proses pengiriman barang telah dilakukan dengan baik, sesuai dengan dokumen dan telah terupdate didalam system/fila pengiriman. Dengan proses POD, maka keseluruhan aktifitas mulai dari waktu order, penyiapan, pengiriman dan kembalinya sopir ke gudang akan terupdate dengan baik.

o Return/damage process (Proses barang pengembalian/barang rusak): proses ini “biasanya” menjadi aktifitas yang paling “menyebalkan” baik bagi sopir maupun staff gudang. Barang rusak atau barang kembalian selalu berkonotasi dengan ‘bau’ dan ‘kotor’, padahal bagi perusahaan tidak ada bedanya antara nilai barang rusak dengan barang bagus, tetap sama dalam COGS nya (harga belinya). Prosedur yang benar adalah seluruh barang return atau rusak harus diproses begitu proses POD dilakukan – Jangan Di Tunda !. Pastikan bahwa proses POD juga merupakan proses yang menyangkut proses berapa barang yang baik yang terkirimkan dan berapa harga yang harus dipotong karena adanya barang return atau rusak.

• Penyiapan Truck, yakni membersihkan box dari semua isi yang ada didalamnya. Sepele memang. Tetapi banyak sekali kejadian di gudang yang agak terlambat karena sopir perlu membersihkan dahulu box mobil sebelum barang-barang dimuat kedalamnya. Jadikan hal ini sebagai suatu budaya (habit) bagi setiap sopir untuk melakukannya, plus mencuci kendaraan sehingga pada keesokan paginya siap digunakan.
Tips:
• Pengiriman barang merupakan bagian paling kritis didalam suatu rantai logistic. Hal ini dikarenakan barang akan keluar dari tempat penyimpanannya pada proses ini, jika dikeluarkan dengan prosedur yang benar akan benar pula datanya. Tetapi jika dikeluarkan dengan prosedur yang salah, pasti bablas barangnya --dengan kata lain, hilang--.
• Ada beberapa tahapan proses dalam pengiriman barang yang harus dilakukan dengan baik agar kepuasan konsumen dan keakuratan data barang tetap terjaga.

Effisiensi Transportasi Logistik


Dunia logistic tidak dapat dipisahkan dengan yang namanya transport. Memang unsur-unsur logistic secara global terdiri dari 4 point, yaitu warehouse, transport, management dan system. Namun kalau dihitung dari unsur biaya yang timbul karena aktifitas logistic maka unsur transport menjadi yang nomor satu, yakni sekitar 60%-75% dari seluruh biaya logistic yang dikeluarkan.

Transport secara hakikat erat berhubungan dengan truck atau mobil. Namun secara harafiah transport adalah kegiatan memindahkan suatu barang antar gudang atau antar tujuan. Untuk memindahkan memang diperlukan sarana moda transportasi dan salah satunya adalah truck.

Sebagai pendukung aktifitas logistic di perusahaan, transportasi senantiasa berusaha memberikan biaya yang minimum untuk suatu kegiatan logistic yang diberikan. Untuk meminimumkan biaya ini, perlu kiranya suatu data-data yang dapat mengukur poin mana yang dapat diefisienkan atau kalau perlu ditiadakan tanpa menganggu kelancaran aktifitas operasional. Jika sudah ditemukan bagian mana yang dapat diefisienkan, maka kita harus dapat melakukan prioritas mana yang harus dijalankan terlebih dahulu sehingga tahap satu dengan tahap lainnya tidak akan saling mengganggu atau kontra produktif.

Kalau transport menduduki ranking pertama dalam biaya atau sekitar 60% dari total biaya logistic, maka sudah sewajarnya kita semua akan berkonsentrasi bagaimana mengefisienkan biaya yang ditimbulkan dari unsur transportasi ini.
Masalahnya, tidak semua aktifitas logistic memiliki sarana transportasi sendiri. Banyak dari mereka menggantungkan ‘nasib biayanya’ kepada fihak ketiga atau yang lebih dikenal dengan nama 3rd party transporter.


Ide I : mengelola transporter sebagai partner

Bagi perusahaan yang mempunyai kebijakan untuk meminimalkan investasi didalam transportasi, perlu kiranya menggandeng erat teman-teman tranporter agar dapat melakukan pelayanan yang optimal. Namun untuk berpartner tidak sama halnya hanya membeli atau menjual jasa, perlu kejelasan asal usul (kalau bahasa jawanya bibit, bebet dan bobot) dan potensi resiko dari calon partner kita tsb.

Langkah 1 adalah : lakukan assessment terhadap transporter yang mengajukan kerja sama. Assess dilakukan terhadap kantor, pool, kendaraan dan pola pengelolaan administrasi dan karyawan perusahaan transportasi tsb. Untuk memudahkan assessment ini sebaiknya perusahaan memiliki team management transportasi yang terdiri dari bagian operasional, finance dan HRD. Team ini akan melakukan assessment dan memberikan penilaian yang layak dan independent terhadap calon partner ini.

Langkah 2 adalah : lakukan pembandingan biaya kirim dengan perusahaan-perusahaan lainnya yang sejenis. Pembandingan selayaknya dilakukan untuk mencari yang termurah namun disesuaikan dengan standard pelayanan yang dimintakan. Contoh untuk Oil industry, mungkin akan sedikit lebih mahal karena harus memenuhi persyaratan safety yang sangat tinggi.
Tips: untuk beberapa gudang yang memiliki jadual pengiriman yang jelas atau dengan load yang sangat tinggi, dapat juga diambil alternatif untuk melakukan sewa kontrak mobil. Beberapa kontrak telah melakukan dan hasilnya lebih effectif, ternyata dapat menekan biaya yang timbul.

Langkah 3 adalah melakukan training : training ini wajib dan perlu untuk menyamakan persepsi partner kita tentang perusahaan kita. Bayangkan, kalau ada sopir yang tidak tahu perusahaan yang meminta jasanya dan tidak tahu apa yang dikirimnya setiap hari dengan truknya, alangkah menyedihkan. Silahkan coba tes beberapa sopir dan tanyakan hal tsb diatas. Training juga baik untuk menerapkan kedisiplinan, keamanan dan pengamanan penanganan barang berbahaya.


Ide II : mengkonsolidasikan tujuan pengiriman

Sebenarnya ide ini sudah sangat alami ada disetiap kepala sopir truck. Mereka sudah melakukan penggabungan pengiriman didalam truk yang sama untuk beberapa tujuan sekali jalan, dan hasilnya: sangat mengagumkan. Tidak salah kalau kita juga mencontoh ide tsb namun dengan perhitungan yang lebih baik lagi. Mari kita cari perusahaan-perusahaan yang memiliki ide dan kesamaan pola kirim sehingga antar keduanya dapat memperoleh penghematan yang cukup berarti. Hanya saja dalam hal ini perlu diperhatikan unsur keamanan barang dan lead time yang harus dicapai.

Ide III : mengkonsolidasikan transporter

Budaya asli Indonesia dalam dunia bisnis adalah : belanja banyak akan lebih murah dibandingkan belanja eceran. Lalu bagaimana kalau beberapa kontrak dilayani oleh 1 atau 2 transporter saja dibandingkan dikelola oleh 5 atau 10 transporter. Yang pasti adalah harga per satuan pengiriman akan lebih rendah karena volume yang tinggi bagi perusahaan transport tsb. Hanya yang perlu dijaga adalah menghindarkan terjadinya monopoli transportasi sehingga dapat mengganggu kelancaran operasional.

Ide IV : memiliki transport sendiri

Ide ini mungkin dapat ditelaah dan didalami agar keputusan yang diambil dan disetujui oleh management akan benar-benar memiliki dampak yang diharapkan. Ada resiko dan keuntungan yang bakal diraih jika perusahaan memiliki transport sendiri. Mana yang lebih baik memiliki truck sendiri atau tidak, silahkan dianalisa sesuai dengan kondisi masing-masing.

Ide V : melakukan penjadualan order dan pengiriman

Ide ini adalah penggabungan antara ide-ide sebelumnya dengan pola pelayanan management pergudangan. Tidak ada salahnya kalau staff transport/gudang memberikan ide yang cemerlang kepada pimpinanya untuk menurunkan biaya pengiriman melalui penjadualan order dan pengiriman. Jika sudah ada jadual yang disetujui, analisalah berapa buah kendaraan yang diperlukan dan bagaimana jenis pengadaannya, menyewa atau tetap berpartner seperti biasa. Jika perlu gabungkan ide IV, apakah lebih baik perusahaan memiliki kendaraan sendiri ?.

Apapun yang kita lakukan terhadap aktifitas transportasi di dalam pelayanan gudang kepada customernya, perlu dipastikan bahwa keamanan, keselamatan kerja tetap menjadi nomor satu. Efisiensi tanpa memperhitungkan keamanan dan keselamatan sama saja seperti kita melakukan taruhan/judi terhadap nasib. Idealnya adalah, selamat, aman, cepat, informative dan murah ongkosnya.