Stock Take

Stock Take

Persiapan Stock Take

Bagi orang gudang, Stock Take/Opname adalah:
· Hajatan besar dan ritual wajib untuk dilaksanakan
· Tingkat gengsi sebuah gudang
· Ajang “silaturahmi” antara gudang dan non gudang

Ada dua aktifitas yang hampir sama didalam proses penghitungan barang:

Stock Take/Stock Opname:
Penghitungan kesesuaian antara stock fisik dan stock system dimana perbedaan yang timbul akan diproses kedalam finansial dalam periode tertentu.

Cycle Count
Penghitungan kesesuaian antara stock fisik dan stock system dimana perbedaan yang timbul tidak akan diproses kedalam finansial setiap saat

Target yang akan dicapai didalam stock take adalah:
1. Barang dalam kondisi lengkap dengan data lokasi, qty dan kualitas
2. Waktu pelaksanaan : bulanan
3. Metode :
• Blind checking
• Double checking
4. KPI : 100%

Tips:
Kesuksesan Stock Take bukan ditentukan di saat pelaksanaan stock take, tetapi akan ditentukan pada saat persiapan yang dilakukan menjelang stock take.

Persiapan stock take yang sempurna akan menghasilkan akurasi stock take yang tinggi.

Lima persiapan yang harus dilakukan:

1. Menentukan tanggal pelaksanaan stock take
2. Menyiapkan team
3. Menata barang dan lokasi stock take
4. Menata dokumen pendukung operasional
5. Training dan pelaksanaan stock take


1.Menentukan tanggal pelaksanaan stock take

Stock take harus dilakukan pada saat tingkat operasional di warehouse sangat rendah. Semakin sedikit barang yang akan dilakukan stock take maka akan semakin akurat hasil stock take.
Secara umum tanggal yang terbaik untuk melakukan stock take adalah pada minggu 1 atau maksimal minggu ke 2 dimana kondisi barang secara umum sedang dalam berada dititik terendah.
Dikarenakan stock take kadang memerlukan waktu lebih dari 1 hari dan harus dilakukan tanpa terganggu adanya operasional, maka sebaiknya stock take dicarikan hari-hari libur seperti Sabtu – Minggu.

2.Menyiapkan team

Team pelaksana stock take harus disiapkan dengan cermat karena ditangan merekalah akurasi dan kecepatan stock take dipertaruhkan.
Team yang harus ada didalam pelaksanaan stock take:

a) Leader
b) Help desk
c) Counter 1,2,3
d) Data Entry

e) Cross Check
a. Counting
b. Out put data entry

f) General
a. System
b. Non System
c. Konsumsi

Leader: adalah pemimpin didalam sebuah stock take. Biasanya leader stock take minimal seorang supervisor warehouse. Leader memiliki tugas-tugas sbb:
· Membentuk team stock take
· Briffing prosedur pada saat stock take dimulai
· Memantau pelaksanaan stock take
· Memastikan hasilnya akurat

Help desk: adalah team yang mempersiapkan perlengkapan dan dokumentasi yang dibutuhkan didalam pelaksanaan stock take. Fungsi dari team ini adalah:
· Menyiapkan form A dan B
· Mendata team pelaksana
· Menyerahkan hasil hitungan ke Team Verifikasi

Counter: adalah team yang melaksanakan stock take. Pada umumnya terdiri dari minimal 2 orang dimana salah satunya adalah orang non warehouse. Jika memungkinkan, 3 orang adalah yang terbaik dimana komposisinya adalah 1 orang warehouse, 1 orang finance dan 1 orang netral dari kedua department tadi.

Counter terdiri dari:

Staff Penghitung
· Menuju lokasi yang ditentukan oleh staff pencatat
· Melakukan penghitungan sesuai lokasi
· Merapikan barang yang telah dihitung

Staff Pencatat
· Menyaksikan kebenaran proses penghitungan
· Mencatat hasil hitungan sesuai dengan lokasinya
· Mencatat nama barang yang ditemukan didalam form tambahan
· Tanda tangan form dan menyerahkan kepada help desk

Team recount:
· Menerima form A - form B yang berbeda
· Melakukan penghitungan sesuai lokasi
· Menentukan mana yang benar sesuai hasil hitungan ulang
· Tanda tangan dan menyerahkan kepada help desk

Data entry: adalah team yang memasukan data hasil penghitungan kedalam system.
· Memasukan hasil penghitungan kedalam system
· Paraf/tanda tangan pada form stok take
· Mencetak hasil input-an stock take

Cross check: adalah team yang melakukan pengecekan terhadap hasil hitungan baik sebelum diinput ataupun setelah diinput kedalam system.
Untuk pengecekan hasil stock take sebelum di entry kedalam system, perlu dilakukan tahapan sbb:
· Cek hasil hitungan pada form A dan form B
· Jika sama, berikan tanda centang
· Jika beda, beri tanda stabilo
· Paraf/tanda tangan hasil verifikasi
General: adalah team yang memiliki fungsi untuk mendukung aktifitas stock take agar lancar dan tidak ada hambatan didalam pelaksanaanya. Dukungan yang diberikan meliputi aspek fisik dan non fisik.

· Perapihan fisik
· Perlengkapan stock take
· Pulpen 2 warna
· Sticker 2 warna
· Kalkulator
· Meja jalan
· Stepler
· Meja kursi
· Tehnis
· Konsumsi

3.Menata barang dan lokasi stock take

Salah satu tugas dari team general adalah merapihkan barang dan lokasi stock take. Perapihan perlu dilakukan agar pada saat dilakukan penghitungan nanti tidak terjadi kesalahan isi karton atau kesalahan lokasi barang misalnya.
Perlu diberikan tanda (signage) terhadap lokasi atau barang-barang yang tidak dihitung atau yang masih bermasalah dan belum diproses kedalam system.
Kebersihan lokasi dan kerapihan barang-barang yang ditata di rak atau di pallet akan memberikan kecepatan dan keakuratan yang tinggi.

4.Menata dokumen pendukung operasional

Sama dengan penataan yang dilakukan terhadap barang, dokumen pendukung operasional pun perlu ditata dengan baik. Dokumen konsinyasi misalnya, adalah dokumen yang paling penting yang perlu disiapkan karena secara fisik barang tsb tidak ada tetapi masih tercatat didalam system. Terhadap hal ini, perlu dilakukan stock take antara data yang tercatat didalam system dengan data yang tersedia didalam fisik dokumen pendukung konsinyasi tsb. Jika tidak terdapat dokumen konsinyasi yang sesuai dengan data system, sudah pasti akan terjadi miss stock – stock hilang.

5.Training dan pelaksanaan stock take
Training harus dilakukan setiap saat pelaksanaan stock take akan dimulai. Seperti halnya yang dilakukan oleh pramugari didalam pesawat pada saat akan take off, maka leader stock take harus melakukan training singkat kepada seluruh team pelaksanaan stock take.

Proses stock take dilakukan dengan cara:

· Menuju lokasi barang
· Cek nama barang vs fisik
· Cek Batch No dan Expiry date
· Hitung kuantiti barang
· Tandai dengan sticker kertas sebelah kanan disamping kode rak
· Tanda tangani form stock take
· Serahkan kepada help desk

Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Stock Take

· Memindahkan barang-barang dari tempat semula tanpa persetujuan system
· Menginjak-injak barang-barang pada saat menghitung
· Menebak/menerka jumlah barang yang diragukan paletnya
· Menandai formulir dengan tulisan/angka yang menyesatkan

Tips2:
· Lakukan pada minggu-minggu sepi
· Minimalkan stock yang ditangani
· Pastikan bahwa semua team mengerti bentuk form yang akan dipergunakan
· Minimalkan staff menuliskan nama barang dan data pendukung lainnya
· Jangan merubah data-data didalam form stock take tsb
· Berikan solusi yang jelas dan sudah disetujui bersama:
· Barang tdk sama di lokasi dengan di form
· Barang beda batch number/exp date
· Barang kosong sementara di form disebutkan nama dan jenis barangnya
· Ada lebih dari 1 barang di lokasi yang sama

FMCG vs FARMASI

 

FMCG vs FARMASI

Ada pertanyaan menarik saat kumpul-kumpul dengan teman-teman yang berkecimpung didalam Logistic dan 3PL, “Kenapa masih jarang 3PL untuk barang-barang farmasi ?”.
Coba lihat TNT, Exel, Davids atau Linfox, 3PL yang berlebel asing atau yang buatan local seperti Gotrans, SCL dan sejenisnya kebanyakan mereka berkutat dalam Fast Moving Consumer Goods (FMCG) seperti Sabun, Shampoo, Susu atau Minyak Goreng. Lantas kenapa group Pinisilin, Kapsul, Jarum Suntik dan Cairan Infus jarang (kalaupun ada sangat kecil) terpublikasikan ?

Apa sih sebenarnya beda penanganan antara FMCG dan Pharmacy ?

Logistik: harga barang bukanlah pembatas

Orang logistic biasanya orang yang paling bijaksana. Ia tidak membedakan penanganan antara barang A dan barang B hanya dikarenakan perbadaan harga. Baginya, harga adalah sesuatu yang ‘tabu’ untuk menjadi konsumsi umum. Baginya pula, apapun jenis barangnya, pelayanan nomor satu adalah kewajibannya.
Pengantar tsb diatas ada hubungannya dengan pendapat dari sebagian insan logistic yang bilang bahwa banyak 3PL yang tidak menangani farmasi karena harga barang-barangnya sangat mahal.
Dengan pendapat ini, maka gugurlah teori harga mahal tsb. Artinya tidak ada pembatasan yang menjadikan barang-barang farmasi ‘haram’ disamakan perlakukanya sebagaimana FMCG mendapat perlakukan 3PL. Namun saya yakin, pernyataan ini belum menjawab pertanyaan diawal bahasan ini bukan ?! Oleh karenanya mari kita bahas secara komparatif antara FMCG dan farmasi.

1.Komparatif didalam Volume

FMCG sangat besar bermain didalam volume. Coba bayangkan Makro, Carefour atau Giant yang hampir 99% barangnya adalah FMCG. Apakah ada toko yang berjualan farmasi sebesar mereka ? Seberapa besarkah apotik yang terbesar yang menjual produk-produk kesehatan ?. Pasti tidak ada yang menyamai luasan yang dibutuhkan oleh FMCG.

Sayangnya, besarnya volume yang dibutuhkan dalam penanganan FMCG tidaklah sebanding dengan besarnya nilai inventory yang harus disandang. Mari bandingkan lagi harga sekarton mie instant yang berukuran 40 cmx 50 cmx 50cm (1000cm3) dan bernilai maksimal Rp. 40,000 dengan salah satu obat hormonal pertumbuhan yang cuma membutuhkan ukuran 4 cmx 5cmx 5cm (100cm3) memiliki nilai inventory Rp. 4,000,000. Luar biasa ! dengan volume yang hanya 1/10nya tetapi farmasi mempunyai nilai inventory yang 100 kali.

2.Komparatif didalam penanganan barang

FMCG adalah barang sehari-hari yang umumnya ditangani dengan cara yang sangat sederhana sebagaimana kita menangani barang-barang tsb dirumah. Bayangkan bagaimana anda menangani shampoo atau pasta gigi, pasti tidak sesulit anda menangani sebuah obat untuk pencegah diare yang harus disimpan didalam lemari berpendingindan ketat dengan jadual kadaluarsa yang pendek serta harus peka terhadap perubahan warna cairan yang didalamnya.

Tanggal kadaluarsa mungkin masih dibilang sama pentingnya antara FMCG dengan farmasi, namun kalau dilanjutkan dengan kode produksi (batch number) dan suhu penanganan barang pastilah FMCG tidak sedemikian ketat. Farmasi mengharuskan penanganan barang hingga kelevel kode produksi dan penanganan suhu yang sangat keras aturannya. Secara umum farmasi memiliki 4 level suhu penanganan yaitu suhu kamar (25-30oC), suhu dingin (15-23oC), suhu chiller (2-8oC) dan suhu beku (-20oC). Range yang terbesar terletak diantara suhu dingin dan suhu chiller dimana jumlah jenis barang ini sekitar 60-80% dari total rata-rata barang yang ditangani.

Kekhususan penanganan barang farmasi ini tidak hanya diharuskan didalam warehouse saja, tetapi sudah dimulai pada saat penerimaan barang hingga barang dikirimkan ke konsumen. Didalam transportasi, penanganan farmasi tetap memerlukan jurus-jurus khusus yang tidak boleh dikurangi. Ice pack, dry ice dan sterofom box adalah perangkat tambahan yang paling sering dikenal didalam industri farmasi ini disamping pallet, rak, forklift dan shrinking plastic yang umum didalam FMCG.

3.Komparatif didalam tipe konsumenya

Secara sederhana tipe konsumen farmasi pasti berbeda dengan tipe konsumen FMCG. Lihatlah truck-truck susu yang antri di Carefour atau Matahari, mereka antri berjam-jam dan memerlukan waktu yang berjam-jam pula didalam pembongkarannya. Transporter antri menunggu jadual konsumen yang memang setiap harinya menangani berpuluh-puluh prinsipal. Lalu tengoklah transporter yang antri di Apotik Bhakti Farma misalnya, hampir tidak ada antrian yang serupa. Atau mampirlah ke RS Karya Medika Bogor, adakah truck yang antri disana melebihi 5 setiap waktunya ?.
Konsumen farmasi sangat berbeda dengan konsumen FMCG didalam pola kebutuhan barangnya. Sangat jarang apotik atau RS yang menyimpan barangnya sebagai bagian dari inventory mereka, alasanya sederhana karena harganya yang mahal dan jenis barangnya yang beragam serta sudah menjadi bagian dari pelayanan umum bahwa setiap saat mereka butuh prinsipal harus segera mengirimnya dalam waktu 3-4 jam. Service ini sering disebut Cito. Cito menjadi bagian paling bergengsi dari setiap prinsipal atau distributor farmasi dimana semakin pendek waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang semakin „hebat“ lah ia didalam dunia persilatan farmasi.
Dari segi jumlah konsumennya, jelas FMCG lebih banyak dibandingkan dengan farmasi. Bahkan untuk beberapa jenis farmasi tertentu –misalnya obat pengembangan bayi tabung—tidak disetiap kota besar ada dan dapat dihitung jumlahnya didalam satu negara.
Secara umum bisalah dikatakan kalau transport FMCG menunggu antrian diarea parkir, sebaliknya transporter farmasi ditunggu oleh konsumennya.

3PL Farmasi : Kenapa Tidak ?!

Membandingkan (komparasi) antara volume, penanganan barang dan tipe konsumennya sebenarnya sudah dapat menjawab bagaimana tipical dari inventory yang harus melandasi bisnis di industri ini. Volume yang kecil, harga yang tinggi, penanganan yang komplek dan tipe konsumen yang menunggu adalah kunci didalam pengelolaan inventory farmasi. Ke empat kunci tsb akan mensyaratkan inventory di farmasi haruslah ramping namun lengkap dan terkoordinir namun fleksibel. Peranan analisa dan system yang dipergunakan harus mampu memberikan rasa aman bagi team inventory untuk memastikan bahwa barang-barang yang diorder/disimpan telah memenuhi ke 4 kunci utama tsb.

Lantas bagaimana dengan 3PL nya ? Bisnis 3PL haruslah menyelami pola inventory yang ada didalam industri ini sesuai dengan tujuan 3PL yaitu memberikan kecepatan dan keoptimalan inventory dengan biaya yang serendah-rendahnya. Ada baiknya 3PL memikirkan kondisi warehouse yang harus minimal 3x lebih bersih dan lebih baik dibandingkan FMCG namun dengan luasan yang bisa 1/5xnya. Jumlah karyawanpun demikian, tidak perlu sebanyak FMCG tetapi dengan mutu dan kualitas yang lebih baik untuk pemahaman penanganan barangnya. Yang sulit adalah transportasinya, karena volume yang kecil dan jumlah outlet yang juga tidak banyak maka penanganan transportasi farmasi memerlukan inovasi yang lebih tinggi. Kondisi kendaraan tidak bisa sama dengan kondisi kendaraan yang dipergunakan oleh FMCG secara umum dan tipical sopirnyapun tidak sama dengan tipe sopir yang biasa melayani FMCG.

Disinilah sebenarnya kartu truft 3PL farmasi, bagaimana penanganan transportasi sehingga biaya yang ditimbulkan akan seringan mungkin

Job Desc & SOP

 

Job Description dan SOP SCM

Job Description (Penjabaran Kerja) adalah:
Detail jabaran kerja yang harus dilakukan oleh sebuah posisi didalam suatu organisasi kerja yang mencakup hak dan kewajibannya yang berkaitan dengan fungsinya didalam menjalan tugas sehari-hari

Standard Operating Procedure (SOP) adalah:
Cara menjalan tugas (dengan baik dan benar) agar sesuai dengan Jobs Description dan dapat dijadikan PATOKAN terhadap suatu proses kerja baik yang berhubungan dengan system, operasional dan antar organisasi

Job Description didalam penerapannya harus memenuhi beberapa persyaratan:

· Mewakili posisi/jabatan didalam gudang
· Tidak mengenal jumlah karyawan
· Dapat disiapkan terlebih dahulu sebelum posisi tsb ada
· Merupakan target KPI yang harus dicapai

Didalam sebuah warehouse, Job desc dapat disiapkan untuk posisi-posisi yang berhubungan dengan proses kerja dan aktifitas pergudangan. Secara lebih besar, didalam suatu organisasi sebuah Supply Chain Management yang besar, Job Desc tetap menjadi acuan penting didalam setiap kegiatannya.

Job Description di Warehouse:

· Warehouseman
· Forklift Driver
· Checker (in/Out)
· Warehouse Supervisor (Adm/Return dll)
· Warehouse Administration
· Warehouse Manager
· Return Administration
· Inventory Control
Salah Satu Struktur Organisasi Supply Chain Yang Besar

Bentuk umum Job Desc:

· Posisi: detail jabatan per masing-masing posisi
· Department: bagian dimana jabatan tsb berada
· Supervisor: atasan dari jabatan yang dimaksud
· Tujuan: apa yang akan dicapai dengan adanya posisi tsb
· Tugas & Tanggung Jawab:
· Kewajiban dan tanggung jawab dari jabatan tsb
· KPI: angka-angka atau kualitas yang terukur pada posisi tsb


Standard Operating Procedure (SOP)

SOP di Logistik:

§ SOP Goods Receiving
§ SOP Put Away
§ SOP Picking
§ SOP Return
§ SOP Pengiriman
§ SOP Inventory Checking
§ SOP Stock Take
§ SOP Penanganan Komplen

Didalam sebuah SOP harus berisi hal-hal sbb:

1. Definisi
2. Tujuan
3. Jenis aktifitas
4. Bagian terkait
5. Referensi
6. PROSES
7. Perubahan Major dari versi sebelumnya

1.Definisi

Menjelaskan mengapa diadakan aktifitas tsb dan mengapa harus ada SOP untuk pengaturan pelaksanaanya.
Contoh pada SOP Penerimaan barang:
“Goods Receiving adalah aktifitas penerimaan barang dari local dan import kedalam gudang pusat untuk kemudian dilakukan aktifitas put away (PA)”

2.Tujuan

Apa tujuan aktifitas yang dilakukan sehingga karyawan dapat mengetahui mengapa ia melakukan pekerjaan tsb.
Contoh pada SOP Picking:
“Picking dilakukan untuk mempersiapkan barang-barang pesanan dari konsumen dan alokasi ke distributor/cabang-cabang sesuai dengan Picking list yang tercetak”

3.Jenis Aktifitasnya

Ada berapa jenis aktifitas yang berhubungan dengan SOP tsb.
Contoh pada SOP Penerimaan barang:
“Mengambil barang dari principal
Menerima barang dari prinsipa”

4.Bagian terkait

Didalam menerapkan SOP tsb, agar diperoleh hasil yang maksimal maka diperlukan kerja sama antar bagian. Perlu dijelaskan bagian mana saja yang harus ikut membaca dan menerapkan SOP.
Contoh pada SOP Picking:
· Admin staff
· W/H Team Leader
· Warehouseman
· Forklift driver

5.Referensi

Referensi diperlukan jika perusahaan memiliki standard tertentu didalam pelaksanan pekerjaan tsb. Misalnya ISO 9001 atau GDP atau GMP.
Contoh :
· Referensi ISO 9001:2008 QM 3.13
· Referensi GDP Klausul 17

6.Proses

Ini adalah inti dari SOP. Didalam proses dijelaskan secara detail bagaimana proses dimulai, dilaksanakan dan diakhiri. Jika diperlukan proses ini dapat berhubungan dengan SOPlainnya atau dilengkapi dengan Working Instruction.

7.Perubahan Major dari versi sebelumnya

Jika ada SOP sebelumya, maka harus dicantumkan perubahan-perubahan yang dlaksanakan pada point apa dan mengapa hal tsb dirubah

Goods Distribution Practice (GDP)

Goods Distribution Practice (GDP)

GDP
GDP masih menjadi hal yang baru di Indonesia untuk diterapkan didalam aktifitas logistik sehari-hari. Standar penanganan logistik tertinggi ini masih belum banyak difahami oleh pegiat dan pekerja di logistik.

Secara khusus GDP diterapkan didalam industri farmasi/obat-obatan dengan nama lokal yaitu CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik) dan dikontrol secara langsung oleh BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan). Namun ternyata tidak ada yang salah saat prinsip-prinsip GDP ini diterapkan disemua jenis industri selain industri farmasi.

Good Distribution Practice atau GDP adalah sistem jaminan kualitas yang berhubungan dengan persyaratan :
– pengadaan,
– penerimaan,
– penyimpanan dan
– pengiriman obatobatan

Dengan menerapkan klausul-klausu GDP didalam logistik yang dijalankan, maka akan diperoleh komitmen yang jelas terhadap tujuan pencapaian kepuasan pelanggan yang diakomodasikan pada pelayanan penanganan barang dengan sempurna dan pengiriman yang terjamin serta adanya pengembangan-pengembangan yang berkelanjutan terhadap system operasional logistik yang dijalankan.

Komponen GDP terdiri dari 20 klausul yang dikontrol secara langsung oleh WHO dan edisi terakhir yang dipublikasikan adalah edisi tahun 2006. 17 diantaranya yang terpenting yang mencakup organisasi aktifitas logistic.

Komponen-komponen GDP :

1. Organization and management
2. Personnel
3. Quality management
4. Warehousing and storage
5. Vehicles and equipment
6. Containers and container labelling
7. Dispatch
8. Transportation and products in transit
9. Documentation
10. Repackaging and relabelling
11. Complaints
12. Recalls
13. Rejected and returned products
14. Counterfeit pharmaceutical products
15. Importation
16. Contract activities
17. Self inspection

Penjabaran masing-masing klausul GDP akan dilakukan secara praktis dan disesuaikan dengan kondisi logistik di Indonesia secara umum:

1.Organization and management

Diperlukan adanya struktur organisasi management yang jelas, ringkas dan memiliki fungsi yang saling mendukung satu dengan yang lainnya.
Karena fokus GDP lebih banyak kearah warehouse dan distribusi, maka harus dipastikan bahwa dibagian tersebut telah berjalan struktur yang jelas dan memiliki fungsi tangkal terhadap adanya suatu permasalahan.
Kelengkapan Job description yang sejalan dengan kondisi gudang dan distribusi serta kelengkapan Standard Operationg Procedure (SOP) yang dijalankan secara konsisten akan memberikan jaminan bahwa managemen memiliki komitmen tinggi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan sempurna.

· Struktur organisasi yang jelas – otorisasi & tanggung jawab
· Job description yang jelas
· Change management
· Prosedur keselamatan – personel dan property, proteksi lingkungan.

2.Personnel

Persyaratan terhadap karyawan yang menjalankan aktifitas logistik harus disiapkan dan dipenuhi secara utuh didalam pelaksanaanya.
Seorang warehousmen misalnya, harus memiliki kapabilitas untuk membaca dan menulis, pendidikan minimal SMA dan memiliki penampilan yang sopan dan bersih adalah salah satu contoh bagaimana persyaratkan terhadap seluruh level posisi disiapkan.
Training terhadap karyawan dan evaluasi yang dilakukan terhadap training tsb akan memberikan nilai tambah didalam pengembangan ketrampilan karyawan.
• Training GDP bagi seluruh staff
• Staff yang cukup dan berpengalaman didalam standar mutu nasional
• Data training yang tercatat
• Perlengkapan kerja
• Prosedur higienis karyawan
• Prosedur P3K
• Pembagian penempatan staff yang jelas

3. Quality management

Jaminan kualitas managemen merupakan suatu jaminan yang diharuskan tersedia terhadap pelaksanaan aktifitas logistik. Quality Management ini mencakup :
• Struktur organisasi, prosedur, process dan sumber.
• Aktifitas yang sistematis.
• Sumber barang dan partner yang disetujui
• Aktifitas yang dapat di tracking
• Inspleksi dan setifikasi (ISO)

4.Warehouse and Storage

Kondisi warehouse dan tempat penyimpanan menjadikan area yang paling banyak fokusnya didalam penerapan GDP ini.
• Akses staff terbatas
• Kapasitas yang cukup dan terpisah
• Kuarantine
• Penolakan
• Pembatalan
• Pengembalian (return)
• Bersih dan rapih
• Suhu/Kelembaban yang tercatat
• Kebersihan
• Aman dari gangguan cuaca
• Barang berbahaya : dipisahkan
• FEFO
• Penerangan yang cukup
• Stock Rotasi & Stock Kontrol
• Stock take yang rutin
• Investigasi stock

5.Vehicle and Equipment

Kondisi kendaraan dan peralatan pendukung logistik merupakan bagian kedua yang memiliki klausul terberat yang meliputi:
• SOP penanganan kendaraan secara keseluruhan
• Keamanan kendaraan terhadap barang dan orang yang menggunakannya
• Kebersihan kendaraan dan tidak menimbulkan kontaminasi barang yang dibawanya
• Dedikasi khusus untuk obat-obatan, jika tidak maka harus ada prosedur yang mengatur bagaimana proses penggantian untuk barang-barang non obat-obatan
• Pest control pada kendaraan
• Bahan untuk membersihkan harus ramah lingkungan dan tidak merupakan sumber kontaminasi dengan barang yang dibawanya
• Pencatatan suhu dan perubahanya, mapping suhu dan kalibrasi suhu kendaraan
• Kapasitas yang cukup
• Adanya pemisahan untuk barang yang baik, barang return/tolakan dan barang recall.
• Label yang jelas pada setiap kemasan barang

6.Container and Container Labelling

Penyediaan sarana pengemasan didalam pengiriman memerlukan perhatian penting terutama pemberian label alamat tujuan dan jenis barang agar kesalahan didalam pengiriman dapat dihindarkan.
Kontainer pengiriman disyaratkan sbb:
• SOP untuk penanganan kerusakan kontainer dan dampak kontaminasi yang ditimbulkan
• Kemasan yang digunakan harus anti kontaminasi dan tidak menimbulkan efek negatif pada obat-obatan yang ada didalamnya
• Kemasan dapat melindungi dari pengaruh cuaca luar dan mikrobiologi
• DIlengkapi dengan label-label yang menjelaskan cara penanganan barang didalamnya
• Kode international/national yang digunakan di label
• Perlu penanganan khusus untuk barangbarang yang menggunakan dry ice.

7.Dispatch

Pengiriman barang atau dispatching harus memiliki hal-hal sbb:
• SOP pengiriman yang jelas
• Kontrak yang jelas dengan transporter
• Datadata yang diharuskan ada:
• Nama & alamat
• Tanggal keberangkatan
• Nama barang, Qty dan batch number/Exp date
• No DN/Invoice
• Seluruh data tersedia sehingga memudahkan jika suatu saat harus dilakukan recall terhadap barang tsb.
• Skedul delivery
• LIFO (Last In First Out)

8. Transportation and products in transit

Jika memang pengiriman dilakukan dengan cara transit disuatu tempat, maka perusahaan harus memiliki aturan dan ketentuan didalam pelaksanaan transit barang tsb.
• SOP - Mendapatkan informasi dari supplier/pabrik mengenai prosedur penanganan barang didalam transportasi dan transit
• Dilengkapi prosedur penyimpanan dan transportasi:
• Identitas barang tidak hilang
• Barang tidak terkontaminasi dan mengkontaminasi barang lain
• Barang aman dari kebocoran, kerusakan atau pencurian
• Temperatur yang sesuai dengan standar yang disyaratkan
• Tidak melebihi standard penyimpanan suhu maksimal yang disyaratkan
• Menyediakan peralatan, memonitor dan mencatat kondisi-kondisi khusus yang disyaratkan
• Barang-barang yang berbahaya harus ditangani ditempat yang berbeda, khusus dan mudah diawasi
• Tracking kendaraan dan barang didalamnya dan keamanan personal
• Jika diperlukan transit, harus dilakukan dengan dokumentasi yang jelas

9. Documentation

Salah satu yang sangat identik dengan ISO 9001 adalah masalah dokumentasi. Seluruh dokumen yang digunakan baik itu berupa SOP, Working Instruksi, Form maupun catatan (Record) harus memiliki identitas yang jelas dan pencatatan perjalanan dokumen yang tercatat.
• SOP – seluruh prosedur dan dokumentasi pelaksanaan kerja harus jelas dan memiliki kejelasan nama masing-masing
• Seluruh dokumen didistribusikan dengan tertib dan lengkap dengan jalur pembagiannya
• Dokumentasi harus mudah untuk di klarifikasi
• Dokumentasi harus dilengkapi dengan tandatangan fihak-fihak yang berhak dan bertanggung jawab serta memiliki kejelasan tanggal berlaku dan kadaluarsanya
• Dokumentasi tidak dapat dirubah oleh orang-orang yang tidak berhak
• Prosedur dokumentasi harus sesuai dengan aturan lokal
• Dokumentasi harus direview dalam periode tertentu dan update
• Khusus untuk dokumentasi penyimpanan barang harus diselaraskan dengan aturan standar WHO/BPOM
• Dokumentasi untuk pencatatan suhu harus disimpan minimal 1 tahun setelah barang yang disimpan
• Jika pencatatan suhu dilakukan dengan elektronik, diharuskan memiliki back up pencatatan secara manual

10. Repackaging & relabelling

Repacking adalah aktifitas pengemasan kembali kemasan terkecil suatu barang. Kemasan ini dapat berubah karena adanya peraturan mempergunakan bahasa Indonesia didalam kemasannya atau memang diperlukan pergantian kemasan besar menjadi kemasan yang lebih kecil.
Secara umum, aturan rapacking atau relabelling harus berdasarkan Goods Manufacturing Practice (GMP) sehingga sangat jarang perusahaan yang melakukan aktifitas ini.
• Repacking dan relabeling harus disesuaikan dengan konsep GMP

SAP

SAP : "Setan Aja Pusing"

SAP ….. so what gitu lho ?!

SAP, “Setan Aja Pusing !” , “Gak gaul kalau system gudang loe gak pake SAP !”. Mungkin begitu ungkapan yang rada pas kalau bahasa logistik diterjemahkan dalam bahasa gaul sehari-hari mengenai sebuah system komputer yang paling sering menjadi perhatian di dunia supply chain.
Pertanyaanya adalah, apakah mereka benar-benar mengerti apa itu SAP atau mereka memang mengerti benar-benar bagaimana SAP itu.

SAP: “Setan Aja Pusing !”
Peringatan: Jangan bayangkan ungkapan diatas !. Tidak ada hubungannya antara SAP dengan agama dan tidak ada hubungannya antara setan dengan system komputer. Banyak diantara kaum logistic berseloroh bahwa SAP memiliki arti demikian, Setan Aja Pusing. Yang dimaksud oleh mereka adalah begitu sulitnya SAP dalam persiapan, implementasi dan reviewnya sehingga bagi kalangan yang „setengah berputus asa“ menjadikan kepanjangan SAP menjadi demikian. Begitu juga bagi beberapa management level atas yang merasa ‚kisruh’ dengan SAP memiliki arti tersendiri, karena sering lambatnya koneksi dalam mengoperasikan SAP, maka yang muncul dibenak mereka pada saat mengoperasikan SAP adalah Sit And Pray (duduk dan berdoa). Taruhan, tanyakan pada teman anda yang katanya pernah ber-SAP-ria, apa kepanjangan SAP. Pasti lebih dari 75%nya salah menjawabnya !
Kalau mau yang benar, silahkan teruskan membaca tulisan ini.

SAP itu apa sih ?

Singkatannya SAP adalah System Application and Product in data processing. SAP adalah program yang diciptakan untuk membantu kelancaran sebuah organisasi/ perusahaan sehingga dapat mencapai efisiensi yang tinggi. SAP terdiri dari beberapa modul yang masing-masing memiliki kekhususan dalam aktifitasnya. Beberapa modul yang sering dikembangkan dalam suatu organisasi adalah SD – Sales & Distribution, adalah modul yang digunakan dalam peningkatan efisiensi pengelolaan customer order seperti proses order, pengiriman dan penagihan. Yang kedua adalah MM – Material Management, membantu menjalankan proses pembelian dan pengaturan sediaan barang. Disinilah implementasi system pergudangan dikembangkan dengan sebutan Warehouse Management System (WMS). Modul yang ketiga yang sering dikembangkan menyangkut Finance and Controlling disebut dengan FICO. Masih ada beberapa modul lagi yang menyangkut masalah Personalia (HR Management), transportasi, QM (Quality Management) dan AM (Asset Management).
Salah satu kelebihan yang dibanggakan didalam SAP adalah keintegrasian antar keseluruhan modul-modul diatas sehingga suatu proses tidak harus dijalankan berulang-ulang tetapi cukup dengan proses seperti ban berjalan. Integrasi dari system ini dimungkinkan dengan adanya dua macam source data di SAP, Master data dan Data transaksi.

Seandainya Anda Harus Ber SAP

Yang terpenting dalam proses implementasi SAP adalah tahapan-tahapan yang harus dilalui dengan teratur. Tahapan ini saling mendukung satu dengan lainnya dan pada akhirnya akan menentukan ‘kelaikan’ dari system ini.
Dibawah ini adalah salah satu contoh tahapan yang biasanya dilakukan oleh konsultan SAP dalam melakukan perencanaanya:

1. Kick Off Meeting : 8 December 20XX
2. Blueprint : 29 Nov 2004 – 31 Dec 20XX
3. Gather Requirements : 30 Nov – 1 Dec 20XX
4. Organization structure : 2-3 Dec 20XX
5. Business Process Discussion : 6 – 17 Dec 20XX
6. Business Process Documentation : 6 – 22 Dec 20XX
7. Blueprint Validation : 27 – 28 Dec 20XX
8. Blueprint Sign Off : 29 Dec 20XX
9. Realization : January – February 20XX
10. Final Preparation : March 20XX
11. Go Live and Support : April 20XX

Dari tahapan diatas nampaklah bahwa untuk menyiapkan SAP menjadi suatu system yang unggul dan berdaya guna, diperlukan waktu, tahapan dan biaya yang tidak sedikit.


9 Tips mencapai SAP yang Sukses dan Menggembirakan.

Sulit memang mencari komentar yang jujur mengenai ‘enak tidak’nya SAP menjadi sebuah system di perusahaan. Rata-rata mereka selalu membandingkan antara sebelum dan sesudah pelaksanaan SAP. Padahal biasanya perusahaan menerapkan SAP bukan hanya berfikir mengenai kemudahan saja terapi lebih cenderung pada control dan perencanaan inventory yang lebih baik.
Paling tidak ada 9 tips yang dapat dijadikan referensi dalam pengembangan SAP mulai dari awal hingga berhasil dengan menggembirakan.

Tips 1: Sumber data (Source data), harus dipersiapkan dengan baik dan benar. Jika data yang dipersiapkan memiliki banyak kelemahan dan kesalahan, dijamin 100% akan terjadi bencana nasional diperusahaan tsb dan sumpah serapah akan muncul karena operasional berjalan lebih lambat dari seekor siput dan lebih panjang dari yang dibayangkan.

Tips 2: Stabilitas transaksi (Stability order transaction), SAP tidak dipersiapkan untuk pekerkaan yang ditumpuk atau ditunda-tunda. Demikian juga perlunya dipersiapkan rangkaian order yang stabil dan meningkat dari waktu kewaktu. Itulah sebabnya biasanya Go Live nya SAP selalu diawal bulan karena mengejar load yang sedang minim-minimnya.

Tips 3: Training yang berkecukupan (Enough training, training tidak hanya dilakukan oleh staff inti (Super user) tetapi lebih penting adalah staff yang terlibat langsung day to day operation. Semakin banyak berlatih dengan data simulasi yang ada, maka staff akan semakin canggih dan faham benar mengenai perjalanan system ini.

Tips 4: Dokumentasi,adalah pencatatan mengenai problem dan solusi yang dilakukan. Semakin baiknya dokumentasi yang tersedia akan mempermudah staff untuk memecahkan permasalah serupa yang timbul. Seringnya diadakan review adalah salah satu cara terbaik dalam mengantisipasi permasalahan ini.

Tips 5: Kesiapan Mental (Mentality), perlu dipastikan bahwa seluruh staff telah siap dengan pengimplementasian SAP. Staff harus 2x lebih disiplin dibandingkan sebelumnya karena dengan SAP, mereka akan tahu apakah mutu kerja staff merah atau biru.

Tips 6: Kreatifitas, kadang diperlukan kreatifitas yang ‘legal’ didalam pengembangan SAP. SAP diciptakan sangat ketat sehingga penyesuaian-penyesuaian perlu ditambahkan.

Tips 7: Penyiapan Laporan (Report preparation), perlu dipastikan bahwa aneka macam report sudah dipersiapkan dalam tahapan-tahapan sebelum implementasi SAP. Hal yang lebih penting adalah memonitor progress SAP dari waktu kewaktu.

Tips 8: Impact didalam Administrasi (Administration impact), dari beberapa project yang diamati nampaklah bahwa konsumsi kertas dan waktu administrasi akan semakin besar. Dengan menyadari impact yang muncul ini, perlu sekali dipersiapkan sumber-sumber tenaga yang siap setiap saat.

Tips 9: Impact didalam Transport, biasanya pelaksanaan SAP akan berdampak pada keterlambatan proses pencetakan dokumen seperti invoice, put away list dsb.


Alasan-Alasan Tidak Mau SAP

SAP memang menciptakan urutan-urutan kerja yang tidak boleh diacak-acak. Semuanya harus berjalan dari A ke B, ke C dan akhirnya ke Z.

Penundaan pada salah satu proses jelas akan berdampak pada ketidak lancaran pada proses selanjutnya. Dan masalah penundaan ini adalah masalah klasik di negeri ini sehingga alasan ini menjadi peringkat no 1 disini.

Masalah lainnya yang sering muncul adalah sulitnya melakukan koreksi setelah data dip roses di system. Memang benar ! Di SAP apapun yang dimasukan akan dijadikan source data yang kelak akan dipergunakan. Koreksi di SAP tidaklah semudah dengan membuka file master dan melakukan update, tetapi lebih cenderung pada proses sebagaimana anda melakukan kerja dari awal.

Identifikasi master data, seringkali menimbulkan masalah yang klasik juga. Keengganan staff dalam melakukan serah terima barang –misalnya-- adalah alasan mengapa masalah ini duduk diurutan ke 3.

Orang sulit untuk berubah !. Pernyataan ini ada benarnya namun juga ada yang membantah dengan menyatakan bahwa selama penjelasan dan training yang dilakukan cukup maka perubahan pasti bisa diharapkan. Oleh karenanya alasan ini bisa menduduki tempat ke 4 namun bisa juga menjadi alasan utama mengenai kegagalan pengimplementasian SAP.

Alasan ke lima, mahal biayanya. Sekali lagi yang namanya system ---apalagi terpadu seperti SAP--- diperlukan investasi yang tidak sedikit pada hardware, software, license, maintenance dan brainware. Disinilah diperlukan analisa yang sangat dalam dan berjangka panjang untuk memutuskan perlu tidaknya penggunaan SAP ini.
Memang SAP tergolong mahal dan hingga saat ini masih menduduki nomor pertama dalam investasinya dan hal ini sebanding dengan manfaat yang akan dipetik oleh perusahaan jika berhasil mempersiapkan SAP dengan baik ... Smile And Proud.

Jurus Pengaman Inventory : PROVISI

Jurus Pengaman Inventory : PROVISI

Yang menyebalkan : “Inventory selalu tidak benar, karena forecastnya pun tidak pernah benar !” Jika hal tsb benar maka dampaknya hanya 2 kemungkinan, barang akan kadaluarsa atau menumpuk didalam gudang hingga berbulan-bulan.
Tentu perlu jurus jitu

Awas, bacanya Provisi bukan Provinsi ! Jelas bedanya. Walau cuma “n” yang membedakan keduanya, tetapi pemahamannya sangat jauh berbeda.
Provisi adalah biaya yang diperkirakan akan menjadi tanggungan perusahaan dikarenakan adanya kesalahan atau permasalahan yang mungkin akan timbul kelak yang berhubungan dengan keberadaan stock barang.

Bagaimana provisi terjadi ?

Tidak ada satupun perusahaan yang menginginkan membayar provisi pada akhirnya. Karena setiap rupiah pembayaran atas provisi yang terjadi merupakan kerugian langsung yang akan memotong profit yang dihasilkan.
Katakanlah anda merencanakan menjual produk X sebanyak 1000 pada bulan depan dan untuk mencapai penjualan itu anda diharuskan membeli barang sebanyak 1500 buah. Jika penjualan pada bulan mendatang mendekati 1000 atau lebih sedikit, itu tidak menjadi masalah. Namun, tiba-tiba terjadi suatu kondisi dimana karena suatu hal maka penjualan produk X tsb hanya terjual 50, 70 dan 90 pada tiga bulan berturut-turut.

Disinilah masalah anda baru akan dimulai !. Bayangkan, dengan rata-rata penjualan yang hanya 70 unit perbulan, maka sisa stock saat ini menjadi 1290/70 atau sama dengan 18 bulan stock lebih. Dengan kata lain, anda akan menyimpan stock tsb untuk 1,5 tahun kedepan.

Ada potensi kerugian yang akan terjadi jika barang tsb tidak terjual atau terjual tetapi dalam waktu yang demikian lama. Potensi inilah yang akan diperkirakan dan dihitung menjadi “provisi”.

Cara menghitung provisi

Biasanya provisi ditentukan atas kesepakatan manajemen, khususnya keuangan. Misalkan didalam kasus ini ditetapkan bahwa provisi untuk over stock adalah dibawah 6 bulan adalah 50% dan diatas 1 tahun adalah 100%.
Maka cara menghitungnya adalah sbb :

Misalkan masa kadaluarsa barang X adalah 12 bulan. Maka harus dihitung juga potensial kerugian terhadap barang-barang yang akan kadaluarsa menjelang 12 bulan kedepan.
Semua barang X yang akan kadaluarsa 12 bulan kedepan harus dihitung sebagai ‘biaya’ yang harus dianggarkan dan menjadi potensial kerugian yang harus dibayar oleh perusahaan.

Contoh perhitunganya sbb :

Bagaimana Supaya Bebas Provisi ?

Supaya bebas provisi ?! Gampang sekali. Paling tidak ada 4 cara mudah membebaskan perusahaan dari beban biaya provisi.

1. Pembelian dengan konsinyasi
2. Perjanjian pengembalian barang ke prinsipal
3. Akurasi penjualan yang lebih baik
4. Penjualan barang dengan kondisi khusus

Cara 1: Pembelian dengan konsinyasi
Cara ini adalah cara termudah dimana perusahaan dijamin tidak akan dikenakan biaya provisi. Kesulitannya adalah bagaimana mengadakan perjanjian untuk mendapatkan fasilitas Konsinyasi tsb.
Konsinyasi adalah perjanjian dimana prinsipal mengirimkan barangnya ke perusahaan dan pembayarannya dilakukan berdasarkan barang yang terjual di perusahaan tsb. Artinya perusahaan tidak harus membeli kuantitas tertentu dan membayarnya dilakukan sesuai dengan barang yang terjual.

Cara 2: Perjanjian pengembalian barang ke prinsipal
Jika konsinyasi tidak dapat dicapai, carilah jalan bagaimana perusahaan dapat melakukan pengembalian barang (return) ke prinsipal. Pengembalian ini dapat berupa pengembalian barang kadaluarsa, rusak atau kelebihan.
Artinya, perusahaan dapat menghilangkan biaya provisi dengan melakukan pengembalian ‘resiko’ tsb ke prinsipal secara langsung.
Masalahnya adalah tidak semua prinsipal mau melakukan perjanjian “return all in” (barang dapat dikembalian dalam semua alasan seperti diatas).

Cara 3 : Akurasi penjualan yang lebih baik
Kalau kedua cara diatas tergantung dari fihak luar, maka untuk mengantisipasi dari dalam dapat dilakukan dengan cara memperbaiki akurasi (forecast) penjualan. Jika akurasi penjualan sangat tinggi, maka dapat dipastikan resiko biaya privisi akan menjadi minimal.

Cara 4: Penjualan barang dengan kondisi khusus
Jika ketiga cara diatas tidak dapat dilakukan, ada cara lain yang masih memungkinkan perusahaan terbebas dari provisi, yakni dengan melakukan penjualan dengan kondisi khusus seperti pemberian diskon atau perpanjangan waktu pembayaran kepada konsumen. Cara ini memang tidak menjamin perusahaan terbebas 100% dari biaya provisi, tetapi paling tidak dapat mengurangi biaya yang seharusnya timbul.

Kesimpulan

Provisi adalah perhitungan resiko yang menjadi beban perusahaan didalam aktifitas penyiapan persediaan barang (inventory).

Provisi biasanya dikenakan pada dua kejadian:
1. Provisi atas barang-barang yang kadaluarsa
2. Provisi atas barang-barang yang berlebih dibandingkan dengan waktu bayar perusahaan (term of payment)

Cara mencegah dikenakannya provisi ada 4 cara :
1. Pembelian dengan konsinyasi
2. Perjanjian pengembalian barang ke prinsipal
3. Akurasi penjualan yang lebih baik
4. Penjualan barang dengan kondisi khusus Semakin sedikit provisi yang dikenakan maka akan semakin tinggi potensi keuntungan yang akan diperoleh oleh perusahaan

Management Barang Promosi

 

Management Barang Promosi

Dari beberapa pergudangan yang tergolong besar dan bahkan diantaranya bergelar multinasional ternyata belum memenejemeni barang promosi secara professional seperti halnya barang dagangannya. Barang promosi diletakan diprioritas ke tiga dalam maintenancenya setelah barang bagus dan barang rusak. Ada apa diantara mereka kok kelihatannya ½ hati menangani barang promosi ini padahal kalau anda sempat mengintip laporan biaya dibuku besar, lajur promosi selalu mendapatkan garis tebal dan garis bawah untuk diperhatikan.
Hakekat Barang Promosi

Barang promosi adalah barang-barang pendukung barang dagangan. Kalau barang dagangan memiliki nilai didalam penjualannya, barang promosi tidak mempunyai nilai alias nol rupiah. Tetapi diantara mereka ada kesamaan yang pasti yaitu masing-masing memiliki nilai beli atau biaya dan yang lebih penting adalah harus ditangani dengan baik keduanya. Masalahnya adalah, coba perhatikan barang-barang promosi diperusahaan anda, adakah mereka ditangani sebaik barang dagangan dalam hal penyimpanannya, penyiapannya dan pengirimannya ? Kalau barang dagangan, disiapkan dengan mempergunakan Warehouse Management System (WMS) apakah barang promosi dilakukan dengan WMS yang sama ?. Kalau barang dagangan dilakukan re-ordering dengan ERP system apakah barang promosi juga dikenakan system yang sama ?. Hampir sebagian besar dari anda akan menjawab : ada perbedaan penanganan antara barang promosi dan barang dagangan.

Barang promosi tidak cuma berupa barang-barang sejenis barang dagangan, tetapi lebih luas meliputi barang-barang pendukungnya seperti leaflet, slyer, hadiah-hadiah (misalnya gantungan kunci, panci, kulkas, pulpen dsb) hingga billboard dan reklame.

Kenapa Harus Dibedakan ?

Dalam beberapa kesempatan diskusi, saya tanyakan kepada pengelola gudang mengapa mereka membedakan penanganan antara barang dagangan dan barang promosi. Jawaban mereka hampir serupa walau tak sama seperti misalnya :

· Barang promosi sangat banyak jumlahnya
· Barang promosi hanya berlaku dalam waktu tertentu
· Jumlahnya tidak memiliki aturan baku dalam pengeluarannya
· Harganya mahal-mahal
· Tidak memiliki nilai jual

Alasan mereka memang masuk akal dan syah-syah saja. Tetapi coba bandingkan apakah barang dagangan tidak memiliki sifat-sifat tsb diatas ?. Barang dagangan juga beraneka macam jumlahnya, ada stock baru dan lama, pengeluarannya tergantung pesanan konsumen, harganya tidak semua murah-murah dan (memang) memiliki nilai jual. Kalau cuma masalah nilai jual saja dijadikan alasan utama sehingga barang promosi tidak diperlakukan sama, rasanya tidak masuk akal. Lantas, bagaimana seharusnya barang promosi itu ditangani ?

Penangan Barang Promosi

1.Ordering
Karena sifatnya yang temporer dan erat berkaitan dengan target penjualan, maka sebaiknya order barang promosi selalu dikaitkan dengan budget penjualan yang akan dicapai dan waktu yang diberikan untuk mencapai target tsb,

2.Budget
Ada beberapa metode dalam menentukan biaya promosi. Ada yang ditargetkan secara persentase atas keseluruhan penjualan atau memang diberikan budget tertentu sebagai dasar pengadaan barang promosi. Yang jelas pastikan bahwa berapapun budget yang diberikan, mereka adalah biaya (cost) yang tetap akan ditanggung oleh perusahaan.

3.Unit
Pastikan bahwa jumlah barang promosi cukup untuk memback up penjualan unit barang dagangan yang dipromosikannya, rata-rata dari pengalaman mereka yang handal dalam pengurusan masalah ini adalah 10-20% lebih banyak dibandingkan jumlah unit yang akan dijual. Penambahan 10-20% ini dilakukan untuk mengantisipasi kerusakan, kehilangan dan kesalahan penanganan yang terjadi. Penyakit yang paling kronis didalam barang promosi adalah selalu menggoda hati ‚karyawan’ untuk memilikinya dengan gratis dan tidak ada yang menolak kalau seorang karyawan diberikan sebuah kaos berlogo susu kental manis misalnya.

4.Pengadaan
Pengadaan barang promosi bukanlah hal sederhana. Harus dipastikan bahwa partner yang ditunjuk benar-benar profesional dalam bidangnya. Pastikan bahwa mereka mampu memberikan komitmen yang tinggi dalam hal pengadaannya. Masalah yang sering muncul adalah keterlambatan dalam pembuatan yang disebabkan alasan-alasan klasik seperti karyawan libur, bahan baku naik, transport jelek dsb. Berikan mereka target qty dan shedul yang jelas kapan dan kemana mereka harus mengirimkan. Jika perlu, berikan sangsi jika mereka melanggar kesepakatan yang ada.

5.Warehousing
Barang promosi ditujukan untuk menarik perhatian konsumen sehingga diwajibkan tidak ada kesalahan yang muncul disana. Untuk menghindari kesalahan tsb, sangat penting dilakukan pengontrolan dan pengecekan kualitas. Keduanya dapat dilakukan saat masih di pabrik atau pada saat barang-barang tsb dikirimkan kegudang kita.

6.Penerimaan Barang
Pada waktu penerimaan barang adalah waktu yang paling penting melakukan pengecek kualitas barang. Pastikan bahwa barang yang diterima benar-benar sesuai dengan standard warna, jumlah, ukuran dan mutu yang disyaratkan. Oleh karenanya perlu juga bagian penerimaan barang mendapatkan spesifikasi order yang disepakati pada waktu tender dilakukan.

7.Penyimpanan
Lakukan penyimpanan barang dengan mempergunakan WMS sama halnya dengan barang dagangan. Kalau anda melakukan hal ini, maka dijamin kemudahan dalam operasional akan anda dapatkan. Memang perlu disiapkan kode barang agar system dapat menerima dan mengolahnya dengan baik. Bicarakan dengan bagian IT anda untuk mensetup kode barang dan lokasi penyimpannya dengan baik serta pastikan bahwa bagian gudang telah menyiapkan lokasi sesuai dengan kualifiasi barangnya.

8.Penyiapan dan pengiriman
Sering kali kasus yang terjadi adalah, barang dagangan dikirim tanpa barang promosi. Masalahnya sederhana, yakni pada waktu penyiapan tidak dilakukan dalam saat yang sama dan tidak diberangkatkan karena truck sudah penuh. Ini semua terjadi karena tidak adanya system yang sinkron antara keduanya. Bayangkan kalau mereka ditangani dengan system yang sama, maka penyiapan dan pengirimannya sudah dialokasikan oleh system dengan baik.

Ada baiknya barang promosi dilakukan audit pada saat selesainya periode yang berlangsung disamping dilakukan secara rutin bulanan sama dengan dengan barang dagangan. Dengan audit akhir periode ini akan menciptakan kondisi gudang dan barang yang rapih karena tidak ada lagi barang promosi yang tersisa sementara periodenya sudah berlangsung setahun lalu.

9.Keamanan
Sekali lagi diingatkan, barang promosi selalu menggoda orang untuk memiliki. Ada rasa bangga dan senang jika seseorang memakai bolpen cap Anu yang diperoleh secara gratis dan ada keleluasaan bagi seorang manager atau supervisor untuk begitu saja memberikan barang promosi tsb kepada seseorang (atau- maaf- dimiliki sendiri). Oleh karenanya sangat penting barang promosi ini dijaga dengan baik dan memiliki pengawasan tersendiri. Namun dengan mempergunakan system yang sama dengan barang dagangan, maka dengan sendirinya anda sudah menangani keamanan barang promosi dengan basic yang sama dengan barang dagangan.

10.Team Khusus
Ada baiknya mencontoh beberapa perusahaan besar yang memiliki team khusus yang menangani barang promosi ini. Memang tidak mesti lengkap dari R&D, purchasing hingga pengirimannya, namun konsep bahwa ada seseorang yang memiliki tanggung jawab terhadap barang ini adalah ide yang baik.